Der DSGVO-Auskunftsanspruch gegen den Steuerberater als Arbeitgeber
Erheblicher Aufwand zur Erfüllung der Ansprüche auf Auskunft und insbesondere auf Erteilung von Kopien
Der Beitrag knüpft an den Aufsatz des Kollegen Alexander Hamminger in der f. an und setzt sich vertieft mit den Auswirkungen der Entscheidung des , NWB GAAAH-39124) und deren Konsequenzen – auch für Steuerberater in ihrer Funktion als Arbeitgeber – auseinander. Am Rande beleuchtet werden zudem die Auswirkungen auf gesellschaftsrechtlicher Ebene im Falle einer streitigen Auseinandersetzung, insbesondere bei Ausscheiden eines Partners aus der Steuerberatersozietät.
Eine Kurzfassung des Beitrags finden Sie .
I. Ansprüche auf Auskunft und Erteilung von Kopien
Art. 15 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) enthält die Rechte von Personen (Arbeitnehmern), die von der Verarbeitung personenbezogener Daten betroffen sind. Im vorliegenden Zusammenhang geht es dabei um das Recht des Arbeitnehmers gegenüber dem Arbeitgeber auf Auskunft über den Arbeitnehmer betreffende verarbeitete Daten und damit verbundene Informationen, die die Verarbeitungszwecke, die Empfänger und Kategorien von Empfängern usw. betreffen (vgl. Art. 15 Abs. 1 lit. a–h DSGVO) sowie um das Recht des Arbeitnehmers auf Erteilung von Kopien seiner verarbeiteten Daten (Art. 15 Abs. 3 DSGVO).
1. Verarbeitete personenbezogene Daten
[i]Weiter Begriff personenbezogener DatenLaut Definition liegen personenbezogene Daten immer dann vor, wenn aufseiten des Auskunftsverpflichteten (Arbeitgebers) aufgrund der in seiner Organisation vorhandenen Daten ein Bezug der entsprechenden Daten zu der auskunftsberechtigten Person (Arbeitnehmer) hergestellt werden kann. Von der Auskunftsverpflichtung sind daher alle Daten wie die Namen oder das Geburtsdatum erfasst, genauso wie jegliche Merkmale, die eine Identifizierbarkeit einer Person ermöglichen können (, www.gesetze-bayern.de, Rz. 49). S. 649
Nach einer sehr weitgehenden Entscheidung des , NWB CAAAH-42497) sind auch Gesprächsvermerke und Telefonnotizen von dem Begriff der personenbezogenen Daten umfasst, soweit sie Aussagen einer betroffenen Person oder Aussagen über diese festhalten.
2. Anspruchsinhalte
Das Recht auf Auskunft über die Daten gab es dem Grunde nach schon vor der Geltung der DSGVO nach der bisher maßgeblichen Regelung des § 34 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) a. F.
[i]Neuer Anspruch auf Erteilung einer KopieNeu ist hingegen der Anspruch auf Erteilung „einer“ Kopie der verarbeiteten personenbezogenen Daten. Die in der DSGVO gewählte Formulierung „Der Verantwortliche stellt eine Kopie [...] zur Verfügung,“ (Art. 15 Abs. 3 Satz 1 DSGVO) ist offensichtlich rechnerisch gemeint, denn für alle weiteren Kopien, die die betroffene Person beantragt, kann der Verantwortliche ein angemessenes Entgelt auf der Grundlage der Verwaltungskosten verlangen (Art. 15 Abs. 3 Satz 2 DSGVO).
Der Anspruch auf Erteilung von Kopien wird nicht bereits dadurch erfüllt, dass deskriptiv alle Unterlagen aufgelistet werden, die personenbezogene Daten enthalten, sondern es sind tatsächlich die Dokumente herauszugeben („wahrheitsgetreue Abbildung“) in der Form, wie sie beim Verantwortlichen, also dem Arbeitgeber, vorliegen (vgl. Engeler/Quiel, NJW 2019 S. 2201, 2203).
[i]Informationen in elektronischer FormStellt die betroffene Person den Antrag elektronisch und gibt sie nicht an, eine Kopie erhalten zu wollen, sind die Informationen in einem gängigen elektronischen Format zur Verfügung zu stellen (§ 15 Abs. 3 Satz 3 DSGVO).
Sowohl der Auskunftsanspruch als auch der Anspruch auf Erteilung einer Kopie stehen nebeneinander und können parallel oder unabhängig voneinander – formlos – geltend gemacht werden.
II. Die Entscheidung des
Hintergrund des Urteils des LAG Baden-Württemberg war ein bereits seit mehreren Jahren auch gerichtlich ausgetragener Streit des Arbeitnehmers mit der Arbeitgeberin über das zwischen ihnen bestehende Arbeitsverhältnis.
1. Sachverhalt und Verfahren
[i]ArbG verneint 2017 Anspruch des AN auf Auskunft über persönliche DatenDer bei der Daimler AG beschäftigte Volljurist V klagte zunächst – erfolgreich – gegen zwei Änderungskündigungen seiner Arbeitgeberin. Nachdem die Daimler AG sowohl mit ihrer Berufung gegen das erstinstanzliche Urteil als auch mit der Beschwerde gegen die Nichtzulassung der Revision zum Bundesarbeitsgericht durch das LAG Baden-Württemberg gescheitert war, forderte V die Daimler AG zur vertragsgemäßen Beschäftigung seiner Person auf.
Es folgte eine Auseinandersetzung darüber, auf welcher Position V wie zu beschäftigen und wie seine Position im internen Netzwerk der Arbeitgeberin zu hinterlegen sei. Letztlich konnte dieser Dissens nicht beigelegt werden, so dass die Daimler AG sich entschied, das Arbeitsverhältnis mit V durch Schreiben v. zum ordentlich zu kündigen.
Hiergegen reichte V eine Kündigungsschutzklage ein. Das Arbeitsgericht Stuttgart () stellte erstinstanzlich die Unwirksamkeit der Kündigung fest, wies aber den Antrag des V ab, ihm Auskunft über die zu seiner Person gespeicherten Daten und deren Herkunft zu erteilen.S. 650
[i]LAG bejaht unter der DSGVO den AuskunftsanspruchDie Daimler AG legte gegen das Urteil des ArbG Stuttgart Berufung ein, V legte Anschlussberufung ein und verfolgte damit u. a. seinen abgewiesenen Auskunftsanspruch, nunmehr ausdrücklich gestützt auf Art. 15 Abs. 1 und 3 DSGVO, weiter. Das , Rz. 198) hat den Auskunftsanspruch des V und den Anspruch auf Herausgabe von Kopien bejaht.
2. Die Entscheidungsgründe
[i]Unmittelbare Anwendbarkeit der DSGVO auf ArbeitsverhältnisseDas Landesarbeitsgericht hat in seiner Entscheidung zunächst die unmittelbare Anwendbarkeit der DSGVO auf Arbeitsverhältnisse festgestellt (, Rz. 198). Die unmittelbare Anwendbarkeit im Arbeitsrecht folgt aus Art. 288 Abs. 2 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union (AEUV), wonach die Verordnung allgemeine Geltung hat, in allen ihren Teilen verbindlich ist und unmittelbar in jedem Mitgliedstaat gilt.
[i]Geheimhaltungsinteressen?Sodann hat das Gericht geprüft, ob den Ansprüchen Rechte Dritter entgegenstehen, insbesondere ein Geheimhaltungsinteresse der Arbeitgeberin. Hierzu hat das , Rz. 207) ausgeführt:
„Jedenfalls führt auch das Vorliegen eines Geheimhaltungsgrundes nicht zwangsläufig zu dem Recht, die geforderte Auskunft zu verweigern. Das Recht auf Auskunft wird [...] nur eingeschränkt, 'soweit' durch die Auskunft Informationen offenbart würden, die nach einer Rechtsvorschrift oder ihrem Wesen nach, insbesondere wegen der überwiegenden berechtigten Interessen eines Dritten geheim gehalten werden müssen.“
[i]Abwägung der Interessen in jedem EinzelfallDas Gericht verlangt in jedem Einzelfall eine Abwägung des konkreten Interesses des Arbeitnehmers an der Auskunftserteilung gegen das betriebliche Interesse der Arbeitgeberin an der Auskunftsversagung oder den berechtigten Interessen Dritter.
[i]Zu Private Investigations El Mourabit, NWB 5/2018 S. 269Es kann ein legitimes Interesse an der Geheimhaltung einer Informationsquelle darstellen, wenn der Arbeitgeber zum Zwecke der Aufklärung innerbetrieblichen Fehlverhaltens Hinweisgebern Anonymität zusichert, da bestimmte Arten von Regelverstößen innerhalb einer hierarchischen Struktur effektiver durch anonyme Meldeverfahren aufgedeckt werden können. Für das Vorliegen von Geheimhaltungsinteressen ist die Arbeitgeberin allerdings darlegungspflichtig. Dem wird sie nicht gerecht, wenn sie sich lediglich pauschal auf das Bestehen eines Geheimhaltungsinteresses ohne weitere Substanziierung beruft (, Rz. 208 f.).
[i]Zu allgemeiner Vortrag zum SchutzbedürfnisDa die Arbeitgeberin (nur) auf das Schutzbedürfnis von Hinweisgebern verwiesen und ausgeführt hatte, sie sei auf den bedingungslosen Schutz der Anonymität hinweisgebender Mitarbeiter angewiesen, weil ansonsten zu befürchten sei, dass Mitarbeiter künftig aus Angst vor Benachteiligung und „Repressalien“ auch bei schwerwiegendem Fehlverhalten auf entsprechende Hinweise an die Arbeitgeberin verzichteten, war dieser Vortrag nach Ansicht des LAG Baden-Württemberg zu allgemein gehalten, als dass damit gänzlich oder in einem bestimmten Umfang der Auskunftsanspruch des Arbeitnehmers hätte eingeschränkt werden können.
III. Konsequenzen für Arbeitgeber
[i]Urteil zugunsten ausscheidender MitarbeiterDas Urteil lässt sich mit Fug und Recht als Paukenschlag bezeichnen. Denn es erweitert den Verhandlungsspielraum für ausscheidende Mitarbeiter im Zusammenhang mit S. 651Kündigungsschutzverfahren erheblich und beeinflusst so das Kräfteverhältnis zwischen Arbeitgeber und [i]Zum Aufhebungsvertrag Petersen, NWB 23/2019 S. 1682Arbeitnehmer insbesondere im Streitfall zuungunsten der Arbeitgeber, wenn es darum geht, dass die Parteien entweder einen (vor-)gerichtlichen Vergleich zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses schließen oder sie im Vorfeld einer formalen Beendigung des Arbeitsverhältnisses durch Kündigung über die Vereinbarung eines Aufhebungsvertrags verhandeln.
1. Beanspruchung erheblicher Ressourcen des Arbeitgebers
[i]Verursachung erheblicher PersonalkostenDabei hat es insbesondere der neue Anspruch auf Erteilung von Kopien der verarbeiteten personenbezogenen Daten in sich. Er ist derjenige, der den Arbeitgeber am nachhaltigsten zu beeindrucken geeignet ist, da seine Erfüllung – je nach Länge des Arbeitsverhältnisses und der Funktion des Arbeitnehmers im Unternehmen oder in der Sozietät – massiv Ressourcen des Arbeitgebers beansprucht und insbesondere Personalkosten verursacht.
Hier darf unterstellt werden, dass im Schnitt mehrere 10.000 Seiten zu kopieren sind; schließlich enthält jede einzelne E-Mail, die ein Arbeitnehmer versendet, seine personenbezogenen Daten.
[i]Gesprächsvermerke und TelefonnotizenDie Auffassung des ), wonach sogar Gesprächsvermerke und Telefonnotizen von dem Begriff der personenbezogenen Daten umfasst sein können, zwingt den Arbeitgeber zu einem noch höheren Aufwand bei der Zusammenstellung der zur Befriedigung des Anspruchs auf Auskunft und Erteilung von Kopien erforderlichen Daten. Während die Zusammenstellung der E-Mails systemgeschützt erfolgt, ist bspw. in der Steuerberatersozietät im Zweifel die Durchsicht aller (elektronischen) Akten und sonstigen Dokumente erforderlich, um nach Gesprächsvermerken und Telefonnotizen zu suchen, wenn diese nicht systematisch zur Akte gescannt werden.
[i]Arbeitgeber als BerufsgeheimnisträgerNoch schlimmer wird es aber – gerade bei Berufsgeheimnisträgern wie Steuerberatern –, wenn man nun, auch in Ansehung des § 203 StGB, bedenkt, dass ein Großteil der personenbezogenen Daten des Antragstellers, in diesem Fall z. B. eines ehemaligen Arbeitnehmers, nun [i]Hamminger, NWB 26/2019 S. 1925darauf durchgesehen werden müssen, dass sie nicht personenbezogene Daten eines Mandanten enthalten.
Bei einem Großteil der Unterlagen wird dies der Fall sein, so dass zwar in einem ersten Schritt systemgestützt eine Vielzahl an Unterlagen im System gesucht werden kann, es dann aber wohl – jedenfalls bei der derzeitigen Gesetzeslage – nicht ausreicht, auf „Drucken“ zu klicken. Vielmehr muss nun jede einzelne Unterlage durchgesehen werden und es muss geprüft werden, ob diese Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse oder personenbezogene Daten von Dritten, insbesondere Mandanten enthält. All dies ist dann zu schwärzen, bevor Kopien/Drucke gefertigt werden. Dies dürfte eine Aufgabe sein, die in den allermeisten Sozietäten händisch erfolgen muss und sich über eine Vielzahl von Tagen erstrecken dürfte.
2. Aufwand kein Argument gegen den Anspruch
[i]Versuch einer einschränkenden Auslegung der DSGVODer Aspekt des erheblichen Aufwands aufseiten des Arbeitgebers dient dabei nicht als Ansatz, dem Anspruch des Arbeitnehmers zu begegnen. Es gibt zwar Autoren, die versuchen, auf der Grundlage dieses Einwands den Anspruch einschränkend auszulegen. Im Ergebnis überzeugt deren Argumentation aber schon dogmatisch nicht. Denn die DSGVO ist als Sekundärrecht nicht nach der deutschen Methodenlehre zu beurteilen (so auch Schulte/Welge, NZA 2019 S. 1110, 1111). Es ist bis dato nicht abschließend geklärt, wie die Auslegung von Sekundärrecht zu erfolgen hat, so dass diejenigen Autoren, die für S. 652eine strenge Auslegung plädieren, ihren Ansatz dazu dogmatisch nicht nachvollziehbar begründen können.
[i]Pflicht zur Herstellung rechtmäßigen Datenschutzes Auch das , Rz. 318) hat in seiner Entscheidung aus dem letzten Jahr, die keinen arbeitsrechtlichen Bezug hatte, Stellung zu dem Aspekt des erheblichen Aufwands und den damit in Verbindung stehenden Kosten bezogen und ausgeführt, dass der zur Auskunft Verpflichtete sich nicht darauf berufen könne, es sei ihm mit den zur Verfügung [i]Karg, NWB 48/2018 S. 3549stehenden Ressourcen wirtschaftlich unmöglich, Dateien auf personenbezogene Daten zu durchsuchen und zu sichern. Klar hat das Gericht festgestellt:
„Es ist Sache der [Verantwortlichen], die sich der elektronischen Datenverarbeitung bedient, diese im Einklang mit der Rechtsordnung zu organisieren und insbesondere dafür Sorge zu tragen, dass dem Datenschutz und den sich hieraus ergebenden Rechten Dritter Rechnung getragen wird.“
Im Arbeitsrecht wird nichts anderes gelten. Es steht zu befürchten, dass auch das Bundesarbeitsgericht die Ansprüche nach Art. 15 DSGVO nicht in der Form beschneiden wird, dass deren Geltendmachung im Zusammenhang mit einem Kündigungsschutzverfahren rechtsmissbräuchlich ist. Schließlich scheint klar zu sein, dass sogar nach Beendigung eines Arbeitsverhältnisses (und auch nach Ablauf einer Frist für die Erhebung einer Kündigungsschutzklage) ein Anspruch nach Art. 15 DSGVO besteht. Derzeit wird man nur ein exzessives oder sich häufig wiederholendes Auskunftsbegehren zurückweisen können. Wo genau hier die Grenze liegt, ist aber noch unklar.
3. Frist zur Erfüllung der Ansprüche
[i]Grds. spätestens innerhalb eines Monats nach AntragseingangIn zeitlicher Hinsicht ist der Auskunftsanspruch „unverzüglich“ zu erfüllen, spätestens innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags (Art. 12 Abs. 3 DSGVO). Ausnahmsweise kann diese Frist einmalig um bis zu zwei Monate verlängert werden, wenn es unter Berücksichtigung der Komplexität und der Anzahl von Anträgen erforderlich ist (Art. 12 Abs. 3 Satz 2 DSGVO).
IV. Konsequenzen in gesellschaftsrechtlichen Konstellationen
Auch in Partnerschaften und Gesellschaften werden die Ansprüche nach Art. 15 DSGVO perspektivisch eine Rolle spielen.
1. Die DSGVO-Ansprüche als „Waffe“ in der Trennungsphase
So ist denkbar, dass auch in streitigen Sozietätstrennungen die Ansprüche nach der DSGVO eingesetzt werden, um bspw. bei Mandantenschutzklauseln oder im Zuge von Abfindungsverhandlungen einen besseren Verhandlungsspielraum zu haben.
[i]Bedeutung bei der Beendigung von DienstverhältnissenAuch bei Streitigkeiten über die Beendigung von Dienstverträgen zwischen der Gesellschaft und Vorständen sowie Geschäftsführern werden die Ansprüche nach Art. 15 DSGVO – wie in den Betrachtungen zu den Konsequenzen für den Arbeitgeber dargelegt (III) – eingesetzt werden können.
Für die Geltendmachung von Ansprüchen nach Art. 15 DSGVO im Rahmen der Auseinandersetzung von Sozien oder Gesellschaftern im Allgemeinen und/oder im Zusammenhang mit der Beendigung von Dienstverhältnissen gibt es derzeit erkennbar noch keine obergerichtliche Rechtsprechung, aus der sich ableiten ließe, wie mit derartigen Aufforderungen im Zuge der Auseinandersetzung umzugehen ist. Sozietäten tun daher gut daran, sich auf solche Anträge vorzubereiten und präventiv S. 653auf Ebene der Sozien abzustimmen und insbesondere die Zuständigkeit zur Abarbeitung derartiger Anträge und deren Überwachung festzulegen.
2. Isolierte Geltendmachung eines Anspruchs nach der DSGVO
[i]Streitwert derartiger Gefahren noch unklarSoweit es um die isolierte Geltendmachung eines Anspruchs nach Art. 15 DSGVO geht, fehlt es für das Gesellschaftsrecht im Hinblick auf den Streitwert derartiger Verfahren noch an einer „roten Linie“, wie das AG München (155 C 1510/18, Rz. 71) ausgeführt hat. Während dieser Aspekt in arbeitsrechtlichen Streitigkeiten eher eine untergeordnete Bedeutung haben wird, weil jedenfalls in erster Instanz ohnehin kein Kostenerstattungsanspruch besteht und der Wert des Streitgegenstands maßgeblich von der Vergütung des Arbeitnehmers bestimmt wird, kann dem in gesellschaftsrechtlichen und/oder organschaftlichen Streitigkeiten im Zusammenhang mit Dienstverträgen wegen der Zuständigkeit des Landgerichts durchaus Bedeutung zukommen.
[i]Weitere Entwicklung muss abgewartet werdenVom Grundsatz ist zunächst der von der Klagepartei angegebene Betrag maßgeblich, der sich an dem eigenen (wirtschaftlichen) Interesse zu orientieren hat, aber auch der Aufwand der Auskunftserteilung ist in die Bewertung einzustellen (AG München 155 C 1510/18, Rz. 72). In dem vor dem AG München verhandelten Streit waren 5.000 € zugrunde gelegt worden. Das Gericht hat sich dem angeschlossen. Rechtshängig war allerdings nur ein Auskunftsanspruch nach der DSGVO. Gerade zu dem Anwendungsbereich des Art. 15 DSGVO im gesellschaftsrechtlichen Kontext gibt es bisher kaum Rechtsprechung, so dass hier noch vieles unklar ist und die weitere Entwicklung abgewartet werden muss.
Bis zur Entscheidung des BAG über die Revision gegen das ) bleiben viele Frage offen, insbesondere die, unter welchen Voraussetzungen sich Arbeitgeber auf rechtsmissbräuchliches Verhalten des Arbeitnehmers und auf Zumutbarkeitserwägungen berufen können, um – insbesondere – einem Anspruch auf Erteilung von Kopien zu begegnen. Wahrscheinlich müssen die Verantwortlichen aber in einen mitunter sehr sauren Apfel beißen. Was den Umgang der zuständigen Landesdatenschutzbehörden mit der Entscheidung des LAG Baden-Württemberg angeht, geht schon der Kollege Hamminger (NWB Nr. 18/2019 S. 1324, 1330 f.) davon aus, dass u. U. auch die Aufsichtsbehörden geneigt sein werden, unter Berufung auf die Entscheidung besonders für den davon betroffenen Bereich Prüfungen durchzuführen. Unter Zugrundelegung dieser Annahme wären die Auswirkungen der Entscheidungen sogar noch weitreichender, als in diesem Beitrag im Hinblick auf die bilateralen Verhältnisse dargestellt. Für den bisher gerichtlich unberührten Bereich der Partnerschaften und Gesellschaften ist dem Grunde nach nicht erkennbar, dass sich große Abweichungen von den arbeitsgerichtlichen Entscheidungen ergeben werden. So führt der Art. 15 DSGVO derzeit zwar noch ein Schattendasein im Gesellschaftsrecht. Es ist aber davon auszugehen, dass sich dies ändern wird, so dass auch hier zwangsläufig irgendwann die Rechtsprechung aufgefordert sein wird, Grenzen zu ziehen. Denn es war sicher nicht die Idee des europäischen Gesetzgebers, einen Anspruch zu schaffen, der sich instrumentalisieren lässt, um in der arbeits- oder gesellschaftsrechtlichen Auseinandersetzung einen monetären Mehrwert zu erzielen.
Fundstelle(n):
NWB 2020 Seite 648 - 653
XAAAH-42665