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Das Ende der Übergangsregelung: Fiskalisierung der Kassen ab 1.4.2021
Countdown für die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung
Trotz [i]Schäperclaus/Hanke, Flickenteppich für Kassensysteme und technische Sicherheitseinrichtungen, BBK 18/2020 S. 876 NWB LAAAH-57272 anhaltenden Corona-Lockdowns gehen die Nichtbeanstandungsregelungen von Bund und Ländern zur Implementierung einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (zTSE) in sämtliche elektronischen Aufzeichnungssysteme nicht in die Verlängerung. Somit müssen ab dem ca. 2,1 Mio. Kassensysteme final umgerüstet sein oder es droht im Falle einer Kassen-Nachschau ein Bußgeld bis zu 25.000 €. Welche Anforderungen elektronische Aufzeichnungssysteme quasi ab sofort erfüllen müssen, um den Vorgaben des § 146a AO zu genügen, und wie die Absicherung durch eine zTSE im Detail erfolgt, wird im Folgenden erläutert.
Eine Kurzfassung des Beitrags finden Sie .
I. Umsetzung des Kassengesetzes
Mit [i]Seifert, Neues zur TSE-Nachrüstung, StuB 19/2020 S. 763 NWB ZAAAH-59272 Auslaufen der Billigkeitsregelungen der Bundesländer am beginnt in Deutschland ein neues Kapitel der Kassenführung. Ursprünglich waren Steuerpflichtige ab dem verpflichtet, elektronische Aufzeichnungssysteme einzusetzen, die mit einer vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (kurz: BSI) zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (kurz: zTSE) ausgerüstet sind. Da zu diesem Zeitpunkt noch keine zTSE zur Verfügung standen, hat das BMF eine Nichtbeanstandungsregelung bis zum eingeführt. Aufgrund der Corona-Pandemie wurde diese Regelung durch die Ministerien für Finanzen der einzelnen Bundesländer (mit Ausnahme von Bremen) noch einmal bis zum verlängert, weil zu befürchten war, dass eine Vielzahl von Steuerpflichtigen Erleichterungsanträge nach § 148 AO stellen würde.
Ab [i]Krüger, Kassenführung (HGB), infoCenter NWB DAAAC-28623 dem müssen nunmehr grundsätzlich alle elektronischen Aufzeichnungssysteme mit einer zTSE ausgerüstet sein. Aber nicht nur das, auch alle anderen Anforderungen an die Kassenführung mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme, normiert im Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen, müssen nunmehr erfüllt werden, also z. B. Einzelaufzeichnungspflicht, S. 283Belegausgabepflicht, Verpflichtung zur Meldung elektronischer Aufzeichnungssysteme, Sanktionierung von Verstößen. So sollen zukünftig Manipulationen durch eine sichere Signierung aller Geschäftsvorfälle erschwert werden.
Besonders [i]Greulich/Teutemacher, Digitalisierung der Kassenführung in der Gastronomie, BBK 18/2018 S. 862 NWB JAAAG-94388 betroffen von diesen Regelungen sind die Branchen Gastronomie, Handel und Hotellerie, aber auch Bereiche des Gesundheitswesens, der Logistik, im Handwerk und überall dort, wo Kassenvorgänge „bar“ oder mit „bargeldähnlichen“ Zahlungsmitteln abgewickelt werden.
II. Offene Ladenkasse weiterhin zulässig
Nach [i]Teutemacher, Kassenführung bei Nutzung einer offenen Ladenkasse ab 2020, BBK 3/2020 S. 145 NWB PAAAH-40945 dem Auslaufen der Übergangsregelung könnte man auf den Gedanken kommen, dass ab dem nur noch eine Kassenführung mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme zulässig sei.
Dem ist aber nicht so: Weiterhin ist auch die Kassenführung mittels „offener Ladenkasse“ zulässig, d. h. eine summarische, retrograde Ermittlung der Tageseinnahmen sowie manuelle Einzelaufzeichnungen ohne Einsatz technischer Hilfsmittel.
An dieser Stelle sei deshalb eine kurze Darstellung der wichtigsten Aufzeichnungspflichten bei der Kassenführung mittels „offener Ladenkasse“ gegeben:
Auch [i]Kassenbuch oder Kassenberichtbei der offenen Ladenkasse gilt grundsätzlich eine Einzelaufzeichnungspflicht. Einzelaufzeichnungen können durch die vollständige und detaillierte Erfassung aller baren Geschäftsvorfälle in Form eines Kassenbuchs erfolgen. Wird ein Kassenbericht zur Ermittlung der Tageslosung verwendet, kann die Einzelaufzeichnung auch durch die geordnete (z. B. datierte und nummerierte) Sammlung aller Barbelege gewährleistet werden.
Nach [i]Ermittlung der Tageslosung§ 146 Abs. 1 Satz 3 AO kann auf Einzelaufzeichnungen verzichtet werden, wenn Waren an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkauft werden. Liegen diese Voraussetzungen vor, können die Einnahmen in einer Summe in einem retrograd aufgebauten Kassenbericht ausgewiesen werden, indem sie mit dem täglichen Anfangs- und Endbestand der Kasse abgestimmt werden (= täglicher Kassensturz). Danach ist die sog. Tageslosung zu ermitteln, d. h. zu errechnen aus dem Kassenendbestand bei Geschäftsschluss zuzüglich der Barausgaben für Wareneinkäufe und anderer Geschäftsausgaben, zuzüglich der Privatentnahmen und sonstigen Kassenabgänge (Einzahlung von Bargeld aus der Kasse auf ein Bankkonto), abzüglich der Einlagen und sonstigen Einnahmen und des Kassenbestands des Vortages.
Die tägliche Kassenbestandsaufnahme (= tatsächliches Auszählen der Geldscheine und Geldmünzen) ist hierbei eine unabdingbare Voraussetzung für die Ermittlung und Verbuchung der Einnahmen.
An [i]Tägliche Aufzeichnungspflichtjedem Tag, an dem Gelder aus Bargeschäften fließen, müssen die Geldbewegungen aufgezeichnet werden. Nach § 146 Abs. 1 Satz 2 AO besteht eine Pflicht, die Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich aufzuzeichnen. Privatentnahmen aus der Kasse und Neueinlagen in die Kasse sind ebenfalls täglich aufzuzeichnen und mittels Eigenbeleg nachzuweisen. S. 284
Es reicht nicht aus, wenn die Barvorgänge erst am Schluss eines Monats ermittelt und in einer Summe im Kassenbericht verzeichnet oder gar erst in der Buchführung aufgezeichnet werden, ohne im Kassenbericht aufgezeichnet worden zu sein.
III. Kassenführung mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme
1. Allgemeine Einzelaufzeichnungspflicht
Durch [i]Teutemacher, Kassenführung mit elektronischen Aufzeichnungssystemen ab 2020, BBK 24/2019 S. 1188 NWB YAAAH-37388 das sog. Kassengesetz gilt die allgemeine Einzelaufzeichnungspflicht gem. § 146 Abs. 1 Satz 1 AO nunmehr auch für elektronische Aufzeichnungssysteme. § 146a Abs. 1 Satz 1 AO normiert, dass bei der Erfassung von Geschäftsvorfällen und anderen Vorgängen ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet werden muss, das jeden aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfall oder anderen Vorgang einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnet. Diesbezüglich gibt es keine Ausnahme.
Die gesetzlichen Vorschriften zur Einzelaufzeichnung lassen sich wie folgt zusammenfassen:
Tabelle in neuem Fenster öffnen
generell | steuerlich |
§§ 238 ff. HGB (für Kaufleute) | § 146 Abs. 1 Satz 1 AO, z. B. bei der Kassenführung mittels offener Ladenkasse |
§ 146a Abs. 1 Satz 1 AO, z. B. bei Kassenführung mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme | |
Auch [i]Einzelaufzeichnungspflicht unabhängig von Gewinnermittlungsartgilt diese Einzelaufzeichnungspflicht unabhängig von der Gewinnermittlungsart, d. h. nutzen z. B. Steuerpflichtige, die ihren Gewinn mittels Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln, zur Erfassung ihrer Einnahmen ein elektronisches Aufzeichnungssystem, müssen auch sie sich entsprechend an diese Einzelaufzeichnungspflichten halten.
[i]Steuerpflichtige, die vorsätzlich oder leichtfertig nach Gesetz buchungs- oder aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder Betriebsvorgänge nicht oder in tatsächlicher Hinsicht unrichtig aufzeichnen oder aufzeichnen oder verbuchen lassen, handeln ordnungswidrig (§ 379 Abs. 1 Nr. 3 AO).
2. Einzelaufzeichnungspflicht für alle Geschäftsvorfälle und andere Vorgänge
Einzelaufzeichnungspflichtig sind alle Geschäftsvorfälle und andere Vorgänge (§ 146a Abs. 1 Satz 1 AO).
2.1 Geschäftsvorfälle
Nach [i]Definition „Geschäftsvorfall“der Definition in den GoBD sind Geschäftsvorfälle alle rechtlichen und wirtschaftlichen Vorgänge, die innerhalb eines bestimmten Zeitabschnitts den Gewinn bzw. Verlust oder die Vermögenszusammensetzung in einem Unternehmen dokumentieren oder beeinflussen bzw. verändern. S. 285
Eingangs-/Ausgangs-Umsatz, nachträgliche Stornierung eines Umsatzes, Trinkgeld (Unternehmer, Arbeitnehmer), Gutschein (Ausgabe, Einlösung), Privatentnahme, Privateinlage, Wechselgeld-Einlage, Lahnzahlung aus der Kasse, Geldtransit.
Jeder [i]Erzeugung von Kasseneinzeldatender vorgenannten Geschäftsvorfälle muss sich aus den digitalen Grundaufzeichnungen (in der Praxis wird dafür regelmäßig der Begriff „Kasseneinzeldaten“ verwendet) des elektronischen Aufzeichnungssystems nachvollziehbar ermitteln lassen. Dies bedeutet jedoch auch, dass z. B. die Privatentnahmen und Privateinlagen über das elektronische Aufzeichnungssystem zu erfassen sind. Auch ein entsprechender Beleg ist zu fertigen.
Daraus [i]Erstellung eines Kassenbuchs oder Kassenberichtsergibt sich zwangsläufig, dass ein Kassenbuch oder Kassenbericht zwingend über das jeweilige System des Steuerpflichtigen zu erstellen ist. In der Praxis scheitert jedoch eine Vielzahl von elektronischen Aufzeichnungssystemen an diesem Punkt. In diesen Fällen ist die Abbildung sämtlicher in Nr. 1.8.2 des AEAO zu § 146a genannten Beispielsfälle technisch nicht möglich. Es kann nur ein Teilbereich – i. d. R. nur die Einnahmen – aufgezeichnet werden. Insoweit ist auf ein handschriftliches oder digitales Kassenbuch auszuweichen. Inwieweit die Finanzverwaltung darin einen formellen Mangel sieht und ggf. daraus eine Schätzungsbefugnis dem Grunde nach herleitet, kann zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht abschließend beantwortet werden.