Leitfaden zur Erstellung und Auswertung eines Betriebsabrechnungsbogens

Mit Checkliste in der NWB Datenbank

I. Grundsätzliches zum Betriebsabrechnungsbogen

Der BAB ist ein weit verbreitetes und wichtiges Instrument der Kostenrechnung und wird vor allem von produzierenden Unternehmen sowie von Handelsunternehmen aller Größen angewandt. Er dient dazu, die Gemeinkosten eines Unternehmens zunächst auf Kostenstellen und dann anteilig auf die Kostenträger zu verteilen. Die Einzelkosten werden den Kostenträgern weiterhin direkt zugerechnet. Je nachdem, ob ein Betrieb lediglich Fertigungshauptkostenstellen oder zusätzlich noch sog. Hilfskostenstellen besitzt, wird der BAB entweder in einer einfachen oder in einer mehrstufigen Variante erstellt.

Jeder BAB ist so aufgebaut, dass er in horizontaler Richtung die Kostenstellen auflistet und in vertikaler Richtung die Kostenarten.

Der BAB kann mit Plan- und mit Istwerten erstellt werden. Hauptaufgabe des BAB ist die Übernahme der Gemeinkostenarten aus der Buchhaltung sowie deren Verrechnung auf die Kostenstellen, in denen sie entstanden sind. Mit seiner Hilfe werden dann die Zuschlagssätze errechnet, die Eingang in die Kostenträgerstückrechnung (Kalkulation) finden. Der BAB erfüllt darüber hinaus die wichtige Aufgabe der Kontrolle der Wirtschaftlichkeit. Mit seiner Hilfe können die Gemeinkosten am Ort ihrer Entstehung überwacht und Unregelmäßigkeiten aufgezeigt werden. Es können Zeit- oder Betriebsvergleiche sowie ein Vergleich mit Plankosten vorgenommen werden.

Übersicht 1 zeigt, welche Bereiche der Kosten- und Leistungs-rechnung durch den BAB abgedeckt werden (rot umrandeter Bereich) und wie dieser aufgebaut ist: S. 206

II. Für KMU oft ausreichend: Der einstufige Betriebsabrechnungsbogen

Beim einstufigen BAB handelt es sich um die Grundform des BAB. Für kleinere und mittlere Unternehmen (KMU) ist diese Form oftmals ausreichend. Der einstufige BAB enthält i. d. R. die vier Hauptkostenstellen „Material“, „Fertigung“, „Verwaltung“ und „Vertrieb“, denen die Gemeinkosten ohne weitere Verteilung direkt zugerechnet werden.

Der einstufige BAB wird wie folgt erstellt:

• Zunächst wird eine Aufstellung sämtlicher Gemeinkostenarten eines Betriebs vorgenommen. Diese werden im BAB in der linken Spalte vertikal angeordnet.

• In der nächsten Spalte wird jetzt für jede Kostenart die Verteilungsgrundlage festgelegt, entweder direkt per Beleg oder indirekt durch Verwendung von Schlüsseln.

• Anschließend werden in einer weiteren Spalte die Zahlen der Buchhaltung in den BAB übernommen und anhand der vorher definierten Kriterien auf die Kostenstellen oder Kostenbereiche, die in den nachfolgenden Spalten ausgewiesen sind, verteilt.

• Addiert man jetzt die so verteilten Gemeinkosten einer jeden Kostenstelle, so erhält man die für die Kalkulation verschiedenartiger Erzeugnisse erforderlichen Summen pro Hauptkostenstelle (z. B. Einkauf, Produktion).

• Die Hauptkostenstellengemeinkosten werden dann mit Hilfe von prozentualen Gemeinkostenzuschlagssätzen auf die Kostenträger verteilt. Die Zuschlagssätze werden ermittelt, indem man die Gemeinkosten einer Kostenstelle zu den Zuschlagsgrundlagen in Beziehung setzt.

• Diese Zuschlagsgrundlagen müssen

  • die Inanspruchnahme einer Kostenstelle durch den Kostenträger wiedergeben und

  • in Abhängigkeit zu den verrechnenden Gemeinkosten sein.

• Jeder Hauptkostenstelle wird eine Zuschlagsgrundlage zugewiesen, auf die die Gemeinkosten dieses Bereichs bezogen werden.

Nachfolgend wird vertiefend auf die praktische Anwendung des einstufigen BAB eingegangen. Ziel ist es, die Herstellkosten sowie die Selbstkosten des Umsatzes möglichst genau zu ermitteln.

1. Möglichkeiten der Verteilung der Gemeinkosten

Eine für die Praxis schwierige Aufgabe besteht in der verursachungsgerechten Zuordnung der Gemeinkostenarten auf die einzelnen Kostenstellen. Übersicht 2 zeigt Kriterien für die Verteilung von Kostenarten, die sich in der Praxis bewährt haben:

Zunächst erfolgt die Verteilung auf Basis der Planung, womit das Risiko einhergeht, dass die Vorgehensweise zu falschen Verteilungsergebnissen führt. Deshalb sollten im Rahmen eines monatlichen oder quartalsweisen Soll-Ist-Abgleichs identifizierte Verteilungsfehler korrigiert werden.

Auf Basis der Verteilungsgrundlage werden die Gemeinkosten i. H. von 880 T€ nun auf die Hauptkostenstellen verteilt:

Die Gemeinkosten sind nun in Summe auf die Hauptkostenstellen verteilt. D. h. alle (Hilfs-)Kostenstellen sind nun komplett entlastet, also auf 0 € gestellt und nur die Hauptkostenstellen sind noch belastet.

2. Gemeinkostenzuschlagssätze ermitteln

Im Anschluss an die Verteilung der Gemeinkosten auf die Hauptkostenstellen werden nun die jeweiligen Gemeinkostensummen den Einzelkosten prozentual zugeschlagen.

Dabei sind diese vier Gemeinkostenzuschlagssätze zu ermitteln:

• Materialgemeinkosten-Zuschlagssatz,

• Fertigungsgemeinkosten-Zuschlagssatz,

• Verwaltungsgemeinkosten-Zuschlagssatz und

• Vertriebsgemeinkosten-Zuschlagssatz.