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Verbuchung von Reisekosten aus umsatzsteuerlicher Sicht
Reisekosten, [i]Schmidt, Reisekosten, Grundlagen NWB PAAAE-49479 die dem Unternehmer oder einem Arbeitnehmer entstehen, können zum Vorsteuerabzug führen. Der nachfolgende Beitrag stellt die Grundsätze vor, zeigt die Unterschiede bei Reisen durch den Unternehmer bzw. durch den Arbeitnehmer auf und gibt Hinweise zur zutreffenden Verbuchung.
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I. Vorsteuerabzug aus Reisekosten
Für Reisekosten, die im Zusammenhang mit der unternehmerischen Tätigkeit des Unternehmers stehen, kann grundsätzlich der Vorsteuerabzug nach § 15 Abs. 1 UStG vorgenommen werden. Voraussetzung u. a. ist, dass der Unternehmer Leistungsempfänger ist und ihm eine ordnungsgemäße Rechnung i. S. des § 14 UStG ausgestellt wurde. Dies gilt auch dann, wenn ein Arbeitnehmer des Unternehmers Reisen durchführt.
Als Reisekosten kommen in Betracht:
Verpflegungskosten,
Übernachtungskosten und
Fahrtkosten für das Personal.
II. Verpflegungskosten
Werden [i]Unternehmerisch bedingte Auswärtstätigkeitdem Unternehmer Verpflegungsaufwendungen in Rechnung gestellt, kann hieraus der Vorsteuerabzug nach § 15 UStG beansprucht werden, wenn kein Ausschlusskriterium nach § 15 Abs. 2 oder 3 UStG vorliegt oder die Kosten als unangemessenS. 768 i. S. des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 7 UStG anzusehen sind. Insoweit läge ein Ausschlussgrund nach § 15 Abs. 1a UStG vor.
In [i]Eckert, Kleinbetragsrechnung, Kontierungslexikon NWB VAAAF-74263 den Fällen, in denen Verpflegungsleistungen anlässlich einer unternehmerisch bedingten Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers vom Arbeitgeber empfangen und in voller Höhe getragen werden, kann der Arbeitgeber den Vorsteuerabzug aus den entstandenen Verpflegungskosten in Anspruch nehmen, wenn die Aufwendungen durch Rechnungen mit gesondertem Ausweis der Umsatzsteuer auf den Namen des Unternehmers oder durch Kleinbetragsrechnungen i. S. des § 33 UStDV belegt sind. Dies gilt bei Kleinbetragsrechnungen i. S. des § 33 UStDV auch dann, wenn der Beleg den Namen des Leistungs- bzw. Rechnungsempfängers nicht enthält.
Unternehmer U bestellt bei dem Gastwirt G die Verpflegung für einen Bautrupp des U. U zahlt entsprechend die Kosten für die Verpflegung.
Auftraggeber und Empfänger der Verpflegungsleistung ist U. U kann aus der Rechnung des Gastwirts G den Vorsteuerabzug geltend machen, sofern U die Verpflegungsleistungen in vollem Umfang trägt.
Erstattet [i]Kein Vorsteuerabzug bei Aufwandserstattungder Arbeitgeber anlässlich einer Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers diesem entstandene Verpflegungsaufwendungen ganz oder teilweise, kann hieraus – weil keine Umsätze für das Unternehmen vorliegen – ein Vorsteuerabzug nicht in Anspruch genommen werden, auch wenn die entstandenen Verpflegungsmehraufwendungen durch Rechnungen belegt sind.
Die Bauarbeiter des Bautrupps des Unternehmers U bestellen und verzehren beim Gastwirt G Mittagessen.
Auftraggeber und Empfänger der Verpflegungsleistung ist der jeweilige Bauarbeiter des U. U kann aus den übernommenen Verpflegungsleistungen keinen Vorsteuerabzug geltend machen. Dies gilt selbst dann, wenn die Rechnung unzulässigerweise auf den Namen des U ausgestellt wurde.
Die Kostenübernahme für Verpflegungskosten des Arbeitnehmers durch den Unternehmer ist keine unentgeltliche Wertabgabe nach § 3 Abs. 9a UStG, da das unternehmerische Interesse im Vordergrund steht.
Wird [i]Kein Vorsteuerabzug bei Zahlung einer Verpflegungspauschaledem Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale gezahlt, kann hieraus kein Vorsteuerabzug geltend gemacht werden.
Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten des Arbeitnehmers für eine dienstlich veranlasste Hotelübernachtung einschließlich Frühstück und kürzt der Arbeitgeber wegen des Frühstücks dem Arbeitnehmer den ihm zustehenden Reisekostenzuschuss auch um einen höheren Betrag als den maßgeblichen Sachbezugswert, liegt keine entgeltliche Frühstücksgestellung des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer vor. S. 769
III. Übernachtungskosten
Übernachtungskosten, [i]Arbeitgeber muss Rechnungsempfänger seindie dem Unternehmer für eine unternehmerisch durchgeführte Reise entstehen, sind vorsteuerabzugsberechtigt. Ausschlusskriterien nach § 15 Abs. 2 oder 3 UStG oder nach § 15 Abs. 1a UStG sind zu beachten.
Aus Übernachtungskosten, die einem Arbeitnehmer aus beruflichen Gründen für eine Auswärtstätigkeit entstehen, kann der Unternehmer den Vorsteuerabzug geltend machen, wenn er Leistungs- und Rechnungsempfänger ist. Eine Rechnung, die auf den Namen des Arbeitnehmers ausgestellt wurde, berechtigt den Unternehmer hingegen nicht zum Vorsteuerabzug.
Der Unternehmer sollte den Arbeitnehmer darauf hinweisen, dass die Übernachtung stets im Namen des Unternehmers gebucht wird und auch die Rechnung auf den Namen des Unternehmers ausgestellt wird.
Wird [i]Kein Vorsteuerabzug bei Zahlung einer Übernachtungspauschaledem Arbeitnehmer eine Pauschale für auswärtige Übernachtungen gezahlt, kann hieraus kein Vorsteuerabzug geltend gemacht werden.