Aufbewahrungsfristen

Für die Aufbewahrung von Dokumenten und die dazugehörigen Aufbewahrungsfristen gelten unterschiedliche Gesetze. Neben den Aufbewahrungsfristen nach Handels- und Steuerrecht gibt es branchen- oder anwendungsspezifische Aufbewahrungspflichten für Dokumente im Umweltschutz, im Brandwesen, in der Telekommunikation, in der Energieerzeugung etc. In der NWB Datenbank steht für Sie kostenlos eine Auflistung der Aufbewahrungsfristen bereit.

Aufbewahrungsfristen nach steuer- und handelsrechtlichen Vorschriften

Die steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten und -fristen NWB IAAAB-04637 ergeben sich aus § 257 HGB und § 147 AO. Hierbei wird zwischen Fristen von sechs und zehn Jahren unterschieden. Geschäftsbücher, Inventare, Bilanzen sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen und Belege für Buchungen in den vom Kaufmann zu führenden Büchern sind zehn Jahre aufzubewahren. Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe und sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind sechs Jahre aufzubewahren.

Als besondere steuerrechtliche Vorschrift ist auf die Aufbewahrungspflicht nach dem UStG hinzuweisen, wonach Rechnungen, die im Zusammenhang mit Arbeiten oder Dienstleistungen an einem Haus, einer Wohnung oder einem unbebauten Grundstück oder im Zusammenhang mit diesen Immobilien ausgestellt werden, zwei Jahre aufbewahrt werden müssen (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG); Unternehmer i. S. des UStG haben ein Doppel ihrer Rechnung zehn Jahre aufzubewahren.

Aufbewahrungsfristen nach außersteuerlichen Vorschriften

Neben den handels- und steuerrechtlichen Vorschriften des HGB, der AO und des UStG schreiben zahlreiche Einzelgesetze und Verordnungen besondere Aufbewahrungsfristen vor. Neben denen zur Rechnungslegung für bestimmte Gewerbetreibende und Subventionsvorschriften betrifft dies in großem Umfang den Arbeits-, Umwelt- und Gesundheitsschutz. Die Übersicht „Aufbewahrungsfristen nach außersteuerlichen Vorschriften” NWB PAAAD-03434 in der NWB Datenbank ordnet dem jeweiligen aufzubewahrenden Dokument die vorgeschriebene Aufbewahrungsdauer und die gesetzliche Bestimmung zu.

Wo befindet sich die Arbeitshilfe in der NWB Datenbank?

Die Auflistung der Aufbewahrungsfristen ist auf der Startseite der NWB Datenbank im Ast „Dokumententyp” unter „Arbeitshilfe” zu finden. Wenn Sie diesen Link öffnen, gelangen Sie auf der rechten Seite der Waage zu den Checklisten und Übersichten. Mit einem Klick öffnen sich alle für Sie kostenlos zur Verfügung stehenden Arbeitshilfen in alphabetischer Anordnung. Alternativ können Sie die für die steuer- und handelsrechtlichen Vorschriften die DokID NWB IAAAB-04637 bzw. für die außersteuerlichen Vorschriften die DokID NWB PAAAD-03434 in das Suchfeld der NWB Datenbank eingeben.

Fundstelle(n):
StuB 11/2012 Seite 3
NWB GAAAE-10455