Zu § 14b UStG

14b.1. Aufbewahrung von Rechnungen

(1) [1]   ¹Nach § 14b Abs. 1 UStG hat der Unternehmer aufzubewahren:

• ein Doppel der Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat,

• alle Rechnungen, die er erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen und für dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat.

²Die Aufbewahrung einer Rechnung muss grundsätzlich im empfangenen Format erfolgen. ³Dabei muss die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit gewährleistet sein (siehe Abschnitt 14.4). ⁴Bei einer E-Rechnung ist zumindest deren strukturierter Teil so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt. ⁵Für Zwecke der Umsatzsteuer gilt, dass alleine wegen einer Speicherung und Archivierung von E-Rechnungen außerhalb eines GoBD-konformen Datenverarbeitungssystems regelmäßig kein Verstoß gegen § 14b Abs. 1 UStG und die Unversehrtheit des Inhalts vorliegt. ⁶Zum Vorsteuerabzug aus einer sonstigen Rechnung in einem anderen elektronischen Format vgl. Abschnitt 15.2a Abs. 1. ⁷Soweit der Unternehmer Rechnungen mithilfe elektronischer Aufzeichnungssysteme (z. B. Kassensysteme) erteilt, ist es hinsichtlich einer erteilten Rechnung im Sinne des § 33 UStDV ausreichend, wenn ein Doppel der Ausgangsrechnung aus den unveränderbaren digitalen Aufzeichnungen reproduziert werden kann, die auch die übrigen Anforderungen der GoBD (vgl. BMF-Schreiben vom 28. 11. 2019, BStBl I S. 1269, zuletzt geändert durch BMF-Schreiben vom 14. 7. 2025, BStBl I S. 1502) erfüllen, insbesondere die Vollständigkeit, Richtigkeit und Zeitgerechtigkeit der Erfassung (siehe auch § 146 Abs. 1 und 4 AO). ⁸Aufbewahrungspflichten nach anderen Vorschriften bleiben für andere als umsatzsteuerliche Zwecke unberührt. ⁹Sind bei gemeinsamem Leistungsbezug durch mehrere Personen die einzelnen Gemeinschafter als Leistungsempfänger anzusehen (vgl. Abschnitt 15.2b Abs. 1), hat jeder unternehmerisch tätige Gemeinschafter eine Kopie der Rechnung aufzubewahren; wurde eine Rechnung in Papierform ausgestellt, ist es ausreichend, wenn das Original bei einem der Gemeinschafter aufbewahrt wird.

(2) [2]  ¹Die Aufbewahrungsfrist beträgt acht Jahre und beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wird. ²Die Aufbewahrungsfrist läuft jedoch nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). ³Dies betrifft auch Rechnungen, die für eine Vorsteuerberichtigung mit einer zehnjährigen Berichtigungsfrist (§ 15a Abs. 1 Satz 2 UStG) relevant sind. ⁴In derartigen Fällen endet die Aufbewahrungsfrist erst, wenn die Festsetzungsfrist für das letzte Jahr des zehnjährigen Berichtigungszeitraums abgelaufen ist.

(3) Die Aufbewahrungspflichten gelten auch:

• für Fahrzeuglieferer (§ 2a UStG);

• in den Fällen, in denen der letzte Abnehmer die Steuer nach § 13a Abs. 1 Nr. 5 UStG schuldet, für den letzten Abnehmer und

• in den Fällen, in denen der Leistungsempfänger die Steuer nach § 13b Abs. 5 UStG schuldet, für den Leistungsempfänger (unabhängig davon, ob die Leistung für den unternehmerischen oder nichtunternehmerischen Bereich bezogen wurde, mit Ausnahme der in § 13b Abs. 5 Satz 10 UStG genannten Leistungen, die ausschließlich an den nichtunternehmerischen Bereich von juristischen Personen des öffentlichen Rechts erbracht werden).

(4)  ¹In den Fällen des § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 UStG [3] hat der Leistungsempfänger die Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre aufzubewahren soweit er

• nicht Unternehmer ist oder

• Unternehmer ist, aber die Leistung für seinen nichtunternehmerischen Bereich verwendet.

²Als Zahlungsbelege kommen z. B. Kontobelege und Quittungen in Betracht. ³Andere beweiskräftige Unterlagen im Sinne des § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG können z. B. Bauverträge, Abnahmeprotokolle nach VOB oder Unterlagen zu Rechtsstreitigkeiten im Zusammenhang mit der Leistung sein, mittels derer sich der Leistende, Art und Umfang der ausgeführten Leistung sowie das Entgelt bestimmen lassen. ⁴Die Verpflichtung zur Aufbewahrung gilt auch dann, wenn der leistende Unternehmer entgegen § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 9 UStG in der Rechnung nicht auf die Aufbewahrungspflichten nach § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG hingewiesen hat bzw. wenn ein Hinweis auf die Aufbewahrungspflichten des Leistungsempfängers nicht erforderlich war, weil es sich um eine Kleinbetragsrechnung im Sinne des § 33 UStDV handelt (vgl. Abschnitt 14.5 Abs. 23). ⁵Für steuerpflichtige sonstige Leistungen der in § 4 Nr. 12 Sätze 1 und 2 UStG bezeichneten Art, die weder an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen noch an eine juristische Person erbracht werden, besteht keine Verpflichtung des Leistungsempfängers zur Aufbewahrung von Rechnungen, Zahlungsbelegen oder anderen beweiskräftigen Unterlagen. ⁶§ 14b Abs. 1 Satz 4 Nr. 3 UStG geht § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG vor.

(5) [4] ¹Die Rechnungen müssen über den gesamten Aufbewahrungszeitraum die Anforderungen des § 14 Absatz 1 Satz 2 UStG – Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit der Rechnung – erfüllen. ²Nachträgliche Änderungen sind nicht zulässig. ³Der strukturierte Teil einer E-Rechnung ist so aufzubewahren, dass dieser in seiner ursprünglichen Form vorliegt und die Anforderungen an die Unversehrtheit erfüllt werden (vgl. Abschnitt 14.4 Abs. 3). ⁴Eine maschinelle Auswertbarkeit seitens der Finanzverwaltung muss sichergestellt sein. ⁵Sollte die Rechnung in Papierform auf Thermopapier ausgedruckt sein, ist sie durch einen nochmaligen Kopiervorgang auf Papier zu konservieren, das für den gesamten Aufbewahrungszeitraum nach § 14b Absatz 1 UStG lesbar ist. ⁶Dabei ist es nicht erforderlich, die ursprüngliche, auf Thermopapier ausgedruckte Rechnung in Papierform aufzubewahren.

(6) [5] ¹Für die Aufbewahrung von Rechnungen (vgl. Absatz 1) sind durch innerbetriebliche Kontrollverfahren (vgl. Abschnitt 14.4 Abs. 4 bis 6) die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts sicherzustellen sowie die Lesbarkeit der Rechnung zu gewährleisten. ²Wird eine Rechnung (E-Rechnung oder sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format) mit einer qualifizierten elektronischen Signatur übermittelt, ist auch die Signatur an sich als Nachweis über die Echtheit und die Unversehrtheit der Daten aufzubewahren, selbst wenn nach anderen Vorschriften die Gültigkeit dieser Nachweise bereits abgelaufen ist. ³Aufbewahrungspflichten nach anderen Vorschriften, z. B. nach der AO (vgl. GoBD, BMF-Schreiben vom 28. 11. 2019, BStBl I S. 1269, zuletzt geändert durch BMF-Schreiben vom 14. 7. 2025, BStBl I S. 1502), bleiben für andere als umsatzsteuerliche Zwecke unberührt.  

(7)  ¹Im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 UStG genannten Gebiete ansässige Unternehmer sind verpflichtet, die Rechnungen im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 UStG genannten Gebiete aufzubewahren (§ 14b Abs. 2 Satz 1 UStG). ²Ein im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 UStG bezeichneten Gebiete ansässiger Unternehmer ist ein Unternehmer, der in einem dieser Gebiete einen Wohnsitz, seinen Sitz, seine Geschäftsleitung oder eine Zweigniederlassung hat (§ 14b Abs. 3 UStG).

(8)  ¹ Bei E-Rechnungen wie auch elektronisch aufzubewahrenden sonstigen Rechnungen [6] kann der im Inland oder der in einem der in § 1 Abs. 3 UStG genannten Gebiete ansässige Unternehmer die Rechnungen im Gemeinschaftsgebiet, in einem der in § 1 Abs. 3 UStG genannten Gebiete, im Gebiet von Büsingen oder auf der Insel Helgoland aufbewahren, soweit eine vollständige Fernabfrage (Online-Zugriff) der betreffenden Daten und deren Herunterladen und Verwendung durch das Finanzamt gewährleistet ist. ²Bewahrt der Unternehmer in diesem Fall die Rechnungen nicht im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 UStG genannten Gebiete auf, hat er dem für die Umsatzbesteuerung zuständigen Finanzamt den Aufbewahrungsort unaufgefordert und schriftlich mitzuteilen. ³Will der Unternehmer die Rechnungen außerhalb des Gemeinschaftsgebiets elektronisch aufbewahren, gilt § 146 Abs. 2b AO (§ 14b Abs. 5 UStG).

(9)  ¹Ein nicht im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 UStG bezeichneten Gebiete ansässiger Unternehmer hat die Rechnungen im Gemeinschaftsgebiet, in einem der in § 1 Abs. 3 UStG bezeichneten Gebiete, im Gebiet von Büsingen oder auf der Insel Helgoland aufzubewahren. ²Er ist verpflichtet, dem Finanzamt auf dessen Verlangen alle aufzubewahrenden Rechnungen und Daten oder die an deren Stelle tretenden Bild- und Datenträger unverzüglich zur Verfügung zu stellen. ³Kommt der Unternehmer dieser Verpflichtung nicht oder nicht rechtzeitig nach, kann das Finanzamt verlangen, dass er die Rechnungen im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 UStG bezeichneten Gebiete aufbewahrt. ⁴Ist ein nicht im Gemeinschaftsgebiet ansässiger Unternehmer nach den Bestimmungen des Staates, in dem er ansässig ist, verpflichtet, die Rechnung in Papierform im Staat der Ansässigkeit aufzubewahren, ist es ausreichend, wenn dieser Unternehmer im Gemeinschaftsgebiet Kopien der aufzubewahrenden Rechnungen in Papierform aufbewahrt. [7]

(10)  ¹Verletzt der Unternehmer seine Aufbewahrungspflichten nach § 14b UStG, kann dies als eine Ordnungswidrigkeit im Sinne des § 26a Abs. 2 Nr. 2 UStG geahndet werden. ²Der Anspruch auf Vorsteuerabzug nach § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG bleibt hiervon zwar unberührt, der Unternehmer trägt nach allgemeinen Grundsätzen jedoch die objektive Feststellungslast für alle Tatsachen, die den Anspruch begründen. ³Verletzungen der GoBD (vgl. BMF-Schreiben vom 28. 11. 2019, BStBl I S. 1269, zuletzt geändert durch BMF-Schreiben vom 14. 7. 2025, BStBl I S. 1502) [8] wirken sich ebenfalls nicht auf den ursprünglichen Vorsteuerabzug aus, sofern die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug nachgewiesen werden (vgl. Abschnitt 15.11 Abs. 1 Satz 3). ⁴Sind Unterlagen für den Vorsteuerabzug unvollständig oder nicht vorhanden, kann das Finanzamt die abziehbare Vorsteuer unter bestimmten Voraussetzungen schätzen oder aus Billigkeitsgründen ganz oder teilweise anerkennen, sofern im Übrigen die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug vorliegen (vgl. Abschnitt 15.11 Abs. 5 bis 7).