Zu § 14 UStG (§§ 31 bis 34 UStDV)

14.1. Zum Begriff der Rechnung

(1) [1]  ¹Nach § 14 Abs. 1 Satz 1 UStG ist eine Rechnung jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird. ²Eine sonstige Rechnung (vgl. Absatz 2) kann auch aus einer Mehrzahl von Dokumenten bestehen, die die nach § 14 Abs. 4 und § 14a UStG geforderten Angaben insgesamt enthalten (§ 31 Abs. 1 UStDV). ³Rechnungen im Sinne des § 14 UStG brauchen nicht ausdrücklich als solche bezeichnet zu werden. ⁴Es reicht aus, wenn sich aus dem Inhalt des Dokuments ergibt, dass der Unternehmer über eine Leistung abrechnet. ⁵Keine Rechnungen sind Schriftstücke, die nicht der Abrechnung einer Leistung dienen, sondern sich ausschließlich auf den Zahlungsverkehr beziehen (z. B. Mahnungen), auch wenn sie alle in § 14 Abs. 4 UStG geforderten Angaben enthalten. ⁶Nicht steuerbare Innenumsätze, z. B. zwischen Betriebsabteilungen desselben Unternehmens oder innerhalb eines Organkreises, sind innerbetriebliche Vorgänge. ⁷Werden für sie Belege mit gesondertem Steuerausweis ausgestellt, handelt es sich umsatzsteuerlich nicht um Rechnungen, sondern um unternehmensinterne Buchungsbelege. ⁸Die darin ausgewiesene Steuer wird nicht nach § 14c Abs. 2 UStG geschuldet (vgl. BFH-Urteil vom 28. 10. 2010, V R 7/10, BStBl 2011 II S. 391, und Abschnitt 14c.2 Abs. 2a). ⁹Handelt es sich nach den vorstehenden Regelungen bei einem öffentlich-rechtlichen Gebührenbescheid um eine Rechnung im Sinne des UStG, gelten die allgemeinen umsatzsteuerlichen Regelungen (z. B. zur Verwendung einer E-Rechnung, vgl. Absatz 4), auch wenn das anzuwendende Verfahrensrecht ggf. abweichende Vorgaben macht. ¹⁰Wurde der Gebührenbescheid umsatzsteuerlich in Form einer sonstigen Rechnung gestellt, kann diese durch nachträgliche Ausstellung einer E-Rechnung berichtigt werden (vgl. Abschnitt 15.2a Abs. 7).

E-Rechnung und sonstige Rechnung (Begriffsbestimmungen) [2]

(2) [3] ¹Bei der Ausstellung von Rechnungen ist zwischen einer E-Rechnung im Sinne des § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG und einer sonstigen Rechnung im Sinne des § 14 Abs. 1 Satz 4 UStG zu unterscheiden. ²Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. ³Das strukturierte elektronische Format einer E-Rechnung

1. muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen (technische Umsetzung der Richtlinie für die elektronische Rechnungsstellung und die Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. 4. 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen, ABl L 133 vom 6. 5. 2014, S. 1, vgl. Absatz 13) oder

2. ¹kann zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden. ²Voraussetzung ist, dass das Format die richtige und vollständige Extraktion der nach dem UStG erforderlichen Angaben aus der E-Rechnung in ein Format ermöglicht, das der Norm nach Nummer 1 entspricht oder mit dieser interoperabel ist (vgl. Absatz 15).

⁴Als sonstige Rechnungen gelten alle Rechnungen

1. in Papierform oder

2. ¹in anderen elektronischen Formaten, die nicht den in Satz 3 genannten Vorgaben entsprechen. ²Dazu zählen auch alle nicht strukturierten elektronischen Dateien, zum Beispiel PDF-Dateien ohne integrierte Datensätze, Bilddateien oder Angaben in E-Mails. ³Auch eine Datei, die auf Grund von Formatfehlern (vgl. Absatz 11) die Anforderungen an das strukturierte elektronische Format einer E-Rechnung nach § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG nicht erfüllt, stellt unter der Voraussetzung des § 14 Abs. 1 Satz 1 UStG eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format dar. ⁴Zu Inhaltsfehlern bei einer E-Rechnung siehe Abschnitt 14.5 Abs. 1.

⁵Der Rechnungsaussteller ist – vorbehaltlich einer Verpflichtung zur Verwendung einer E-Rechnung (vgl. Absatz 4) – frei in seiner Entscheidung, in welcher Weise er eine Rechnung übermittelt. ⁶Bei Verwendung einer E-Rechnung, zu deren Ausstellung keine Verpflichtung nach Absatz 4 besteht, oder einer sonstigen Rechnung in einem anderen elektronischen Format hat er die erforderliche Zustimmung des Rechnungsempfängers zu beachten (vgl. Absatz 7). ⁷Zum zivilrechtlichen Anspruch auf Erteilung einer ordnungsmäßigen Rechnung vgl. Absatz 10.

Rechnungsausstellung [4]

(3) [5]  ¹Führt der Unternehmer eine Lieferung oder eine sonstige Leistung aus, ist er berechtigt, eine Rechnung auszustellen. ²Ein Unternehmer muss eine Rechnung ausstellen, wenn die Leistung nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist und eine der folgenden Fallgruppen vorliegt:

1. Die Leistung wird an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen erbracht.

2. Die Leistung wird an eine juristische Person erbracht, auch soweit diese nicht Unternehmer ist.

3. Im Zusammenhang mit einem Grundstück wird eine steuerpflichtige Leistung (Werklieferung oder sonstige Leistung) an einen Empfänger erbracht, der nicht bereits unter Nummer 1 oder Nummer 2 fällt.

³Die Rechnung muss regelmäßig innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung ausgestellt werden (zu den Ausnahmen siehe Abschnitt 14a.1 Abs. 3). ⁴Wird das Entgelt oder ein Teil des Entgelts bereits vor Ausführung der Leistung vereinnahmt (Voraus- oder Anzahlungen), ist die Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Vereinnahmung des Entgelts oder des Teilentgelts auszustellen. ⁵Bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ist regelmäßig eine E-Rechnung zu verwenden (siehe Absatz 4). ⁶Eine Rechnung kann

• durch den leistenden Unternehmer selbst,

• durch einen von ihm beauftragten Dritten, der im Namen und für Rechnung des Unternehmers abrechnet (§ 14 Abs. 2 Satz 7 UStG),

• durch den Leistungsempfänger (Gutschrift, § 14 Abs. 2 Satz 5 UStG, vgl. Abschnitt 14.3) oder

• in den Fällen des § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 und 2 UStG durch einen vom Leistungsempfänger beauftragten Dritten (Gutschrift, § 14 Abs. 2 Satz 5 UStG, vgl. Abschnitt 14.3)

ausgestellt werden. ⁷Der Leistungsempfänger kann nicht Dritter sein. ⁸Bedient sich der leistende Unternehmer zur Rechnungserstellung eines Dritten, hat der leistende Unternehmer sicherzustellen, dass der Dritte die Einhaltung der sich aus den §§ 14, 14a UStG ergebenden formalen Voraussetzungen gewährleistet. ⁹Die zusätzlichen Pflichten bei der Ausstellung von Rechnungen in besonderen Fällen nach § 14a UStG (vgl. Abschnitt 14a.1) sind zu beachten.

(4) [6] ¹Die Rechnung ist grundsätzlich als E-Rechnung auszustellen, wenn der Leistungsempfänger die Leistung für sein Unternehmen bezieht und sowohl Leistender als auch Leistungsempfänger im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 UStG bezeichneten Gebiete ansässig sind. ²Dies ist der Fall, wenn beide Unternehmer jeweils in einem dieser Gebiete ihren Sitz, ihre Geschäftsleitung, eine umsatzsteuerliche Betriebsstätte (vgl. Abschnitt 3a.1 Abs. 3), die an dem Umsatz beteiligt ist, oder in Ermangelung eines Sitzes ihren Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt haben (§ 14 Abs. 2 Satz 3 UStG). ³Zur Beteiligung ausländischer Unternehmensteile an einem im Inland steuerbaren und steuerpflichtigen Umsatz vgl. Abschnitt 13b.11 Abs. 1 Satz 7. ⁴Die Ausstellung einer E-Rechnung an einen anderen inländischen Unternehmer bedarf nicht der Zustimmung des Leistungsempfängers. ⁵Dieser hat die technischen Voraussetzungen für den Empfang einer E-Rechnung zu schaffen (siehe Absatz 5). ⁶E-Rechnungen können z. B. per E-Mail, per Download über ein Internetportal oder per EDI, per Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle oder durch gemeinsamen Zugriff auf einen zentralen Speicherort übermittelt werden. ⁷Auf welches zulässige elektronische Rechnungsformat (vgl. Absatz 11) und welchen zulässigen Übermittlungsweg sich die Vertragsparteien einigen, ist zivilrechtlich zwischen ihnen zu klären. ⁸Die grundsätzliche Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung besteht auch dann, wenn die Umsätze den Sonderregelungen nach §§ 23a bis 25c UStG unterliegen oder wenn der Unternehmer eine Leistung im Sinne des § 13b Abs. 2 UStG ausführt, für die der Leistungsempfänger nach § 13b Abs. 5 UStG die Steuer schuldet. ⁹Auch für Umsätze, die nach § 4 Nr. 1 bis 7 UStG steuerfrei sind, ist unter den übrigen Voraussetzungen eine E-Rechnung auszustellen (z. B. innergemeinschaftliche Lieferung aus Deutschland an die Betriebsstätte eines anderen inländischen Unternehmers im Gemeinschaftsgebiet). ¹⁰Die Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung gilt ebenfalls, wenn nur Teile der abgerechneten Leistungen der Pflicht zur Verwendung der E-Rechnung unterliegen (z. B. bei teilweise steuerpflichtigen, teilweise nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfreien Umsätzen) sowie in Fällen, in denen die Leistung aufgrund einer Option (§ 9 Abs. 1 UStG) steuerpflichtig ist.

(5) [7] ¹Inländische Unternehmer müssen die technischen Voraussetzungen zum Empfang einer E-Rechnung schaffen. ²Dies gilt auch, wenn der Rechnungsempfänger der Sonderregelung nach § 19 UStG unterliegt. ³Bei einem Empfang mittels E-Mail ist kein gesondertes E-Mail-Postfach nur für den Empfang von E-Rechnungen erforderlich. ⁴Ist ein Unternehmer technisch nicht in der Lage, eine E-Rechnung empfangen zu können, bzw. verweigert er die Annahme, hat er kein Anrecht auf eine alternative Ausstellung einer sonstigen Rechnung durch den Rechnungsaussteller. ⁵In diesem Fall gelten die umsatzsteuerrechtlichen Pflichten des Rechnungsausstellers auch als erfüllt, wenn er eine E-Rechnung ausgestellt und sich nachweislich (z. B. anhand eines Sendeprotokolls) um eine ordnungsgemäße Übermittlung bemüht hat.

(6) [8] ¹Ein Verstoß gegen die Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung wird beim Rechnungsaussteller nicht beanstandet, solange er keine Kenntnis davon hatte und auch nicht mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns erkennen konnte, dass seine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen erbracht wurde. ²Die Verwendung der USt-IdNr. oder der W-IdNr. kann ein Indiz dafür sein, dass der Leistungsempfänger als Unternehmer handelt. ³Ist mindestens einer der am Umsatz beteiligten Unternehmer nicht im Inland oder einem der in § 1 Abs. 3 UStG bezeichneten Gebiete ansässig, besteht keine Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung; in diesen Fällen kann die gemäß § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1, erster Halbsatz UStG auszustellende Rechnung als Rechnung in Papierform oder mit Zustimmung des Rechnungsempfängers als E-Rechnung oder sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format ausgestellt werden (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG). ⁴Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV (vgl. Abschnitt 14.6), Fahrausweise nach § 34 UStDV (vgl. Abschnitt 14.7) und Rechnungen eines Kleinunternehmers nach § 34a UStDV (vgl. Abschnitt 14.7a) können immer als sonstige Rechnung ausgestellt und übermittelt werden; verwendet der Rechnungsaussteller in diesen Fällen dennoch eine E-Rechnung, ist dies bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ohne Zustimmung des Rechnungsempfängers möglich. ⁵Für Umsätze, bei denen trotz fehlender Verpflichtung zur Ausstellung (z. B. bei Umsätzen, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, oder an private Endverbraucher) eine Rechnung ausgestellt wird, kann eine E-Rechnung nur bei Zustimmung des Rechnungsempfängers verwendet werden (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG).

(7) [9] ¹Sofern keine Pflicht zur Verwendung einer E-Rechnung (nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1, zweiter Halbsatz UStG) besteht, ist die Verwendung einer sonstigen Rechnung in Papierform immer zulässig. ²Auch in diesen Fällen kann eine E-Rechnung oder eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format verwendet werden, dies bedarf aber der Zustimmung des Rechnungsempfängers (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG). ³Zum Zustimmungserfordernis bei Kleinbetragsrechnungen, Fahrausweisen und Rechnungen eines Kleinunternehmers siehe Absatz 6. ⁴Die Zustimmung bedarf dabei keiner besonderen Form und kann auch konkludent (z. B. durch eine widerspruchslose Annahme) erfolgen. ⁵Es muss lediglich Einvernehmen zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger darüber bestehen, dass die Rechnung elektronisch übermittelt werden soll. ⁶Die Zustimmung kann z. B. in Form einer Rahmenvereinbarung (z. B. in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen) erklärt werden. ⁷Sie kann auch nachträglich erklärt werden. ⁸Es genügt aber auch, dass die Beteiligten diese Verfahrensweise tatsächlich praktizieren und damit stillschweigend billigen.

(8) [10] ¹Nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 UStG ist der Unternehmer bei Ausführung von Lieferungen oder sonstigen Leistungen an eine juristische Person, soweit sie nicht Unternehmer ist, verpflichtet, eine Rechnung auszustellen. ²Die Rechnung kann – vorbehaltlich anderer Vorschriften, z. B. der ERechV – auf Papier oder mit Zustimmung des Leistungsempfängers als E-Rechnung oder als sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format ausgestellt werden. ³Die Zustimmung bedarf keiner besonderen Form und kann auch konkludent (z. B. durch eine widerspruchslose Annahme) erfolgen. ⁴Wird ein Umsatz sowohl für den unternehmerischen als auch für den nichtunternehmerischen Bereich der juristischen Person ausgeführt, geht die Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG vor. ⁵Zu Rechnungen von Kleinunternehmern vgl. Abschnitt 14.7a.

(9) [11] ¹Nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 UStG ist der Unternehmer bei Ausführung von steuerpflichtigen Leistungen (Werklieferungen im Sinne von § 3 Abs. 4 Satz 1 UStG oder sonstige Leistungen) im Zusammenhang mit einem Grundstück an einen anderen als unter § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 und 2 UStG genannten Empfänger (Nichtunternehmer oder Unternehmer für dessen nichtunternehmerischen Bereich) verpflichtet, eine Rechnung auszustellen. ²Zu den Einzelheiten, welche Leistungen hierunter fallen, siehe Abschnitt 14.2. ³Die Rechnung kann in Papierform oder – mit Zustimmung des Leistungsempfängers – als E-Rechnung oder als sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format ausgestellt werden. ⁴Die Zustimmung bedarf keiner besonderen Form und kann auch konkludent (z. B. durch eine widerspruchslose Annahme) erfolgen. ⁵Die Verpflichtung zur Erteilung einer Rechnung ist nicht davon abhängig, ob der Empfänger der steuerpflichtigen Werklieferung oder sonstigen Leistung der Eigentümer des Grundstücks ist. ⁶Die Verpflichtung zur Erteilung einer Rechnung bei steuerpflichtigen Leistungen (Werklieferungen oder sonstigen Leistungen) im Zusammenhang mit einem Grundstück gilt auch für Land- und Forstwirte, die die Durchschnittssatzbesteuerung nach § 24 UStG anwenden. ⁷Zu Rechnungen von Kleinunternehmern vgl. Abschnitt 14.7a. ⁸Für steuerpflichtige sonstige Leistungen der in § 4 Nr. 12 Sätze 1 und 2 UStG bezeichneten Art, die weder an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen noch an eine juristische Person erbracht werden, besteht keine Rechnungsausstellungspflicht.

Anspruch auf Ausstellung einer Rechnung [12]

(10) [13] ¹Besteht eine umsatzsteuerliche Verpflichtung zur Ausstellung einer Rechnung (vgl. Absatz 3), leitet sich hieraus ein zivilrechtlicher Anspruch des Leistungsempfängers ab, der nach § 13 GVG vor den ordentlichen Gerichten geltend zu machen ist (vgl. BGH-Urteil vom 11. 12. 1974, VIII ZR 186/73). ²Satz 1 gilt entsprechend, wenn ein übersandter Datensatz bei bestehender Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung nicht die Anforderungen an eine ordnungsmäßige Rechnung erfüllt. ³Zur Notwendigkeit, eine E-Rechnung empfangen zu können, siehe Absatz 5. ⁴Der Anspruch auf Erfüllung einer aus § 242 BGB abgeleiteten zivilrechtlichen Nebenpflicht aus dem zu Grunde liegenden Schuldverhältnis setzt voraus, dass der leistende Unternehmer zur Rechnungsausstellung mit gesondertem Steuerausweis berechtigt ist und ihn zivilrechtlich die Abrechnungslast trifft (vgl. BFH-Urteil vom 4. 3. 1982, V R 107/79, BStBl II S. 309). ⁵Die Verjährung richtet sich nach § 195 BGB; weiterhin gelten die allgemeinen Vorschriften des BGB über die Verjährung. ⁶Ist es ernstlich zweifelhaft, ob eine Leistung der Umsatzsteuer unterliegt, kann der Leistungsempfänger die Erteilung einer Rechnung mit gesondert ausgewiesener Steuer nur verlangen, wenn der Vorgang bestandskräftig der Umsatzsteuer unterworfen wurde (vgl. BGH-Urteile vom 24. 2. 1988, VIII ZR 64/87 und vom 10. 11. 1988, VII ZR 137/87 sowie BFH-Urteil vom 30. 3. 2011, XI R 12/08, BStBl II S. 819). ⁷Zu der Möglichkeit des Leistungsempfängers, die Steuerpflicht des Vorgangs auch durch eine Feststellungsklage nach § 41 FGO klären zu lassen, vgl. BFH-Urteil vom 10. 7. 1997, V R 94/96, BStBl II S. 707. ⁸Nach Eröffnung des Insolvenzverfahrens ist der Anspruch auf Ausstellung einer Rechnung nach § 14 Abs. 1 UStG vom Insolvenzverwalter auch dann zu erfüllen, wenn die Leistung vor Eröffnung des Insolvenzverfahrens bewirkt wurde (vgl. BGH-Urteil vom 6. 5. 1981, VIII ZR 45/80, zum Konkursverfahren).

Zulässige Formate einer E-Rechnung [14]

(11) [15] ¹Das Format einer E-Rechnung muss gewährleisten, dass die Rechnungsangaben nach §§ 14, 14a UStG in einem strukturierten elektronischen Format übermittelt und elektronisch weiterverarbeitet werden können. ²Anderenfalls handelt es sich nicht um ein umsatzsteuerrechtlich zulässiges Format. ³Die Verwendung von Rechnungsformaten, die der Normenreihe EN 16931 (siehe Absatz 13) entsprechen, ist immer zulässig. ⁴Formatfehler liegen vor, wenn die Rechnungsdatei nicht den zulässigen Syntaxen bzw. deren technischen Vorgaben entspricht oder in den Fällen des § 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG keine richtige und vollständige Extraktion zulässt. ⁵Dabei ist es unerheblich, welcher Art die Formatfehler sind, da die Datei dann nicht den Vorgaben des § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG entspricht. ⁶Von Formatfehlern ist eine Verletzung der Geschäftsregeln zu unterscheiden (Geschäftsregelfehler). ⁷Diese liegen vor, wenn die Rechnungsdatei gegen die für dieses E-Rechnungsformat gültigen Geschäftsregeln verstößt. ⁸Geschäftsregeln sind technische Vorschriften zur Überprüfung der logischen Abhängigkeiten der in einer E-Rechnung enthaltenen Informationen. ⁹Geschäftsregelfehler können sich dadurch ergeben, dass die in einer Rechnung enthaltenen Informationen unvollständig sind (z. B. keine Angabe im Pflichtfeld „BT-10 Buyer reference“ in einer XRechnung) oder zueinander in Widerspruch stehen (z. B. Steuerbetrag stimmt rechnerisch nicht mit dem angegebenen Steuersatz überein). ¹⁰Zu den Rechtsfolgen vgl. Absatz 2 und Abschnitt 14.5 Abs. 1. ¹¹Ob eine Rechnung die Anforderungen der Normenreihe EN 16931 – auch hinsichtlich des Formats und der gültigen Geschäftsregeln – erfüllt, kann beispielsweise durch die Nutzung einer geeigneten Validierungsanwendung überprüft werden. ¹²Daneben können unter bestimmten Voraussetzungen auch von der Normenreihe EN 16931 abweichende strukturierte elektronische Rechnungsformate verwendet werden, z. B. EDI-Verfahren (vgl. Absatz 15).

(12) [16] ¹Eine E-Rechnung kann sowohl in einem rein strukturierten als auch in einem hybriden Format erstellt werden. ²Die nationalen Rechnungsformate nach dem Standard XRechnung (vgl. Absatz 13) und – unter bestimmten Voraussetzungen – nach dem ZUGFeRD-Format (vgl. Absatz 14) erfüllen die Voraussetzungen einer Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, die der europäischen Norm EN 16931 entspricht. ³Die Verwendung elektronischer Rechnungsformate ist nicht auf nationale Formate beschränkt, sofern diese der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. ⁴Für die Ausstellung einer E-Rechnung kommt insoweit auch eine Verwendung von weiteren europäischen Rechnungsformaten nach dem vorbezeichneten Standard in Betracht. ⁵Welches – zulässige – Format verwendet wird, ist eine zivilrechtliche Frage, die nur zwischen den Vertragsparteien zu entscheiden ist.

(13) [17] ¹Die Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU sind von dem CEN (Comité Européen de Normalisation, Europäisches Komitee für Normung) mit der europäischen Normenreihe EN 16931 technisch umgesetzt worden. ²Eine solche E-Rechnung ist als rein strukturiertes Datenformat konzipiert und ermöglicht, Rechnungsdaten direkt und ohne Medienbruch in die verarbeitenden Systeme zu importieren. ³Sie gibt die Verwendung des strukturierten Datenformates XML vor. ⁴Dieses Format dient in erster Linie der maschinellen Verarbeitung und ist nicht für eine Sichtprüfung durch das menschliche Auge geeignet. ⁵Durch eine Visualisierungsanwendung kann der XML-Datensatz für den Menschen lesbar dargestellt werden. ⁶In Deutschland wurde auf Grundlage der Normenreihe EN 16931 der Standard XRechnung als rein strukturiertes Format (im Unterschied zu einem hybriden Format, vgl. Absatz 14) auf Basis des semantischen Kern-Datenmodells unter Berücksichtigung nationaler Besonderheiten entwickelt. ⁷Der Standard XRechnung entspricht der Normenreihe EN 16931 und den Anforderungen des § 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 1 UStG. ⁸Neben dem mit der Normenreihe EN 16931 übereinstimmenden („compliant“) Kern-Datenmodell stellt der Standard XRechnung auch eine konforme („conformant“) Erweiterung (sogenannte Extension XRechnung) zur Verfügung. ⁹Mit einer Extension können z. B. branchenbezogene Anforderungen berücksichtigt werden, ohne das Kern-Datenmodell für alle Anwender erweitern zu müssen. ¹⁰Die umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben sind im Kern-Datenmodell enthalten. ¹¹Ob eine Rechnung die Anforderungen der Normenreihe EN 16931 erfüllt, kann beispielsweise durch die Nutzung einer geeigneten Validierungsanwendung überprüft werden.

(14) [18] ¹Neben rein strukturierten elektronischen Formaten können auch hybride Rechnungsformate die Voraussetzungen an eine E-Rechnung erfüllen. ²Ein hybrides Format besteht neben dem strukturierten Datenteil (z. B. XML-Datei) auch aus einem menschenlesbaren Datenteil (z. B. PDF-Dokument). ³Beide Datenteile sind in einer Datei zusammengefasst. ⁴Beispielsweise das hybride Format ZUGFeRD ab der Version 2.0.1 – ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL – beruht auf der Normenreihe EN 16931 und fällt somit unter die zulässigen E-Rechnungs-Formate.

(15) [19] ¹Das strukturierte elektronische Format einer E-Rechnung kann auch zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden (§ 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG) und damit von den Vorgaben der Normenreihe EN 16931 abweichen (z. B. bei EDI-Verfahren). ²Voraussetzung hierfür ist, dass das Format die richtige und vollständige Extraktion der nach dem UStG erforderlichen Angaben aus der E-Rechnung in ein Format ermöglicht, das der Normenreihe EN 16931 entspricht oder mit dieser interoperabel ist. ³Interoperabel bedeutet, dass die umsatzsteuerrechtlich geforderten Informationen aus dem ursprünglich verwendeten elektronischen Rechnungsformat ohne Informationsverlust weiterverarbeitet werden können, wie es auch eine entsprechende Extraktion der Informationen aus einer E-Rechnung gemäß der Normenreihe EN 16931 erlauben würde. ⁴Ein Informationsverlust liegt vor, wenn sich der Inhalt oder die Bedeutung einer Information ändert oder diese nicht mehr erkennbar ist.

Besondere Fälle der Rechnungsausstellung [20]

(16) [21] ¹Soweit ein Kreditinstitut mittels Kontoauszug über eine von ihm erbrachte Leistung abrechnet, kommt diesem Kontoauszug Abrechnungscharakter zu mit der Folge, dass dieser Kontoauszug eine Rechnung im Sinne des § 14 Abs. 1 Satz 1 UStG darstellt. ²Ein Kontoauszug kann eine E-Rechnung darstellen, wenn er die Anforderungen an deren Format (vgl. Absätze 11 bis 15) und Inhalt (vgl. insbesondere Abschnitt 14.5) erfüllt. ³Ansonsten handelt es sich um eine sonstige Rechnung, die erforderlichenfalls durch Ausstellung einer E-Rechnung berichtigt werden kann (vgl. Abschnitt 15.2a Abs. 7).

(17) [22] ¹Als Rechnung im Sinne des § 14 Abs. 1 Satz 1 UStG ist auch ein Vertrag anzusehen, der die in § 14 Abs. 4 UStG geforderten Angaben enthält. ²Er kann eine E-Rechnung darstellen, wenn er die Anforderungen an deren Format (vgl. Absätze 11 bis 15) erfüllt. ³Ansonsten handelt es sich um eine sonstige Rechnung. ⁴Bei bestehender Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung nach Absatz 4 ist dann daher zusätzlich eine E-Rechnung auszustellen, die die sonstige Rechnung berichtigt (vgl. Abschnitt 15.2a Abs. 7). ⁵In dieser kann der zugrundeliegende Vertrag als ergänzende Angabe in einem in der E-Rechnung enthaltenen Anhang aufgenommen werden.

(18) [23] ¹Ist in einem Vertrag – z. B. in einem Miet- oder Pachtvertrag, Wartungsvertrag oder Pauschalvertrag mit einem Steuerberater – der Zeitraum, über den sich die jeweilige Leistung oder Teilleistung erstreckt, nicht angegeben, reicht es aus, wenn sich dieser aus den einzelnen Zahlungsbelegen, z. B. aus den Ausfertigungen der Überweisungsaufträge, ergibt (vgl. BFH-Beschluss vom 7. 7. 1988, V B 72/86, BStBl II S. 913). ²Die in einem Vertrag enthaltene gesonderte Inrechnungstellung der Steuer muss jedoch wie bei jeder anderen Abrechnungsform eindeutig, klar und unbedingt sein. ³Das ist nicht der Fall, wenn z. B. die in einem Vertrag enthaltene Abrechnung offen lässt, ob der leistende Unternehmer den Umsatz versteuern oder als steuerfrei behandeln will, und demnach die Abrechnungsvereinbarung für jeden der beiden Fälle eine wahlweise Ausgestaltung enthält (vgl. BFH-Urteil vom 4. 3. 1982, V R 55/80, BStBl II S. 317).

(19) [24] ¹Besteht eine Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung nach Absatz 4, ist es bei einem Dauerschuldverhältnis (z. B. Mietverhältnis) ausreichend, wenn einmalig für den ersten Teilleistungszeitraum eine E-Rechnung ausgestellt wird, in welcher der zugrundeliegende Vertrag als Anhang enthalten ist oder sich aus dem sonstigen Inhalt der E-Rechnung klar ergibt, dass es sich um eine Dauerrechnung handelt. ²Zu den Folgezeiträumen vgl. Abschnitt 14.5 Abs. 17. ³Ändern sich die umsatzsteuerrechtlichen Rechnungspflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG, muss die ursprüngliche E-Rechnung berichtigt werden oder eine neue E-Rechnung im Sinne der Absätze 11 bis 15 ausgestellt werden. ⁴Solange sich die Rechnungsangaben nicht ändern, besteht für zulässigerweise als sonstige Rechnung erteilte Dauerrechnungen keine Pflicht, zusätzlich eine E-Rechnung auszustellen. ⁵Besteht keine Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung nach Absatz 4, können im Vertrag fehlende Pflichtangaben (vgl. Abschnitt 14.5) in anderen Unterlagen enthalten sein, auf die im Vertrag hinzuweisen ist (§ 31 Abs. 1 UStDV). ⁶Umsatzsteuerlich kann auch eine Sammelrechnung als E-Rechnung ausgestellt werden.

Maßgebliche Vorschriften für die Rechnungsausstellung [25]

(20) [26] ¹Für Umsätze, die nach § 1 Abs. 1 Nr. 1 UStG im Inland steuerbar sind, gelten grundsätzlich die Vorschriften zur Rechnungsausstellung nach den §§ 14, 14a UStG. ²Ist der Unternehmer zwar nicht im Inland, aber in einem anderen Mitgliedstaat ansässig und führt er einen nach § 1 Abs. 1 Nr. 1 UStG im Inland steuerbaren Umsatz aus, für den der Leistungsempfänger die Steuer nach § 13b Abs. 5 in Verbindung mit Abs. 1 und 2 UStG schuldet, gelten für die Rechnungsausstellung die Vorschriften des Mitgliedstaates, in dem der Unternehmer seinen Sitz, seine Geschäftsleitung, eine Betriebsstätte, von der aus der Umsatz ausgeführt wird, oder in Ermangelung eines Sitzes seinen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt hat (§ 14 Abs. 7 Satz 1 UStG). ³Der Unternehmer ist bei Anwendung des § 14 Abs. 7 Satz 1 UStG nicht im Inland ansässig, wenn er weder seinen Sitz noch seine Geschäftsleitung, eine Betriebsstätte (vgl. Abschnitt 3a.1 Abs. 3), von der aus der Umsatz ausgeführt wird oder die an der Erbringung dieses Umsatzes beteiligt ist, oder in Ermangelung eines Sitzes seinen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt im Inland hat; dies gilt auch, wenn der Unternehmer ausschließlich einen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthaltsort im Inland, aber seinen Sitz, den Ort der Geschäftsleitung oder eine Betriebsstätte im Ausland hat. ⁴Vereinbaren die am Leistungsaustausch Beteiligten, dass der Leistungsempfänger über den Umsatz abrechnet, greift der Grundsatz nach Satz 1 (§ 14 Abs. 7 Satz 2 UStG). ⁵Ist der Unternehmer im Ausland ansässig und macht er von einem besonderen Besteuerungsverfahren im Sinne von § 14 Abs. 7 Satz 3 UStG Gebrauch, dessen Inanspruchnahme er in einem anderen Mitgliedstaat angezeigt hat, gelten für die in diesen Besteuerungsverfahren zu erklärenden Umsätze abweichend von § 14 Abs. 1 bis 6 UStG für die Rechnungserteilung die Vorschriften des anderen Mitgliedstaates. ⁶Für im Drittlandsgebiet ansässige Unternehmer und für im Inland ansässige Unternehmer, die von einem besonderen Besteuerungsverfahren Gebrauch machen, dessen Inanspruchnahme sie beim BZSt angezeigt haben, gelten die Vorschriften zur Rechnungserteilung nach § 14 Abs. 1 bis 6 UStG. ⁷Besondere Besteuerungsverfahren in diesem Sinne sind die nach

• § 18 Abs. 4c UStG (vgl. Abschnitt 18.7a),

• § 18 Abs. 4d UStG (vgl. Abschnitt 18.7a Abs. 7),

• § 18 Abs. 4e UStG (vgl. Abschnitt 18.7b),

• § 18h UStG (vgl. Abschnitt 18h.1),

• § 18i UStG (vgl. Abschnitt 18i.1 Abs. 1 Satz 1),

• § 18j UStG (vgl. Abschnitt 18j.1 Abs. 1) bzw.

• § 18k UStG (vgl. Abschnitt 18k.1 Abs. 1).