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Rechnungseingang organisieren: Gesetzliche Anforderungen erfüllen und finanzielle Nachteile vermeiden
Mit Checklisten zum Rechnungseingangsprozess
Nicht nur der Gesetzgeber und die Finanzverwaltung verlangen, dass Unternehmen einen funktionierenden Rechnungseingangsprozess haben. In der jüngeren Vergangenheit mehren sich die Fälle von Cyber-Kriminalität: Betrügern gelingt es zunehmend, mit echten Daten, aber gefälschten Rechnungen an Geld zu gelangen. An die Daten kommen die Betrüger oft über gehackte Accounts. Da die Mitarbeiter in solchen Fällen die vermeintlichen Geschäftspartner kennen, wird weniger intensiv geprüft. Gerade in kleinen Betrieben findet zudem generell eine eher oberflächliche Prüfung statt. Selbst wenn es keine Betrugsfälle gibt, hat eine funktionierende Rechnungsprüfung Vorteile. Skontoziele können bspw. konsequent ausgenutzt und Rechnungen pünktlich beglichen werden. Das trägt dazu bei, dass Lieferanten den eigenen Betrieb als zuverlässigen Geschäftspartner wahrnehmen. Der Beitrag zeigt, wie der Rechnungseingang gerade in kleinen Unternehmen organisiert werden kann. Unterstützend können Sie die Checklisten „Rechnungseingangsprozess“ in der NWB Datenbank unter NWB MAAAJ-58417 abrufen.
Rechnungseingangsprozess – Checklisten, NWB MAAAJ-58417
Ein richtig organisierter Rechnungseingang stellt sicher, dass gesetzliche Anforderungen erfüllt, wirtschaftliche Vorteile erreicht und Missbrauch vermieden werden können.
Jede Eingangsrechnung sollte verschiedenen Prüfungen unterzogen werden, bevor die Zahlung freigegeben wird.
Nur dann lassen sich Nachteile wie unberechtigte Zahlungen oder Doppelzahlungen, Betrugsfälle, Verzugskosten und Ärger mit dem Finanzamt weitgehend vermeiden.
Ab 2025 besteht für die meisten Unternehmen die Verpflichtung, echte elektronische Rechnungen an gewerbliche Kunden zu versenden und diese auch empfangen zu können. Reine PDF-Rechnungen erfüllen nicht die gesetzlichen Anforderungen an echte elektronische Rechnungen.
I. Notwendigkeit und Inhalte der Rechnungsprüfung
Eine Eingangsrechnung ist ein Dokument, mit dem ein Geschäftspartner seine Forderungen zum Bezahlen einfordert. Dieser Forderung liegt in der Regel ein mündlich oder schriftlich abgeschlossener Vertrag zugrunde, der vor Rechnungsstellung ausgeführt bzw. erfüllt wurde. Eine Eingangsrechnung dient damit zum einen als Beleg für den eigenen Betrieb, dass die Leistung vom Geschäftspartner erbracht worden und fällig ist. Zum anderen wird sie als Nachweis gegenüber dem Finanzamt benötigt, um bestimmte (Kosten-)Positionen belegen zu können. Bei Zahlung einer Rechnung wird zudem die Liquidität des Unternehmens belastet. Umso wichtiger ist es, dass nur Rechnungen beglichen werden, denen eine tatsächliche Leistung zugrunde liegt und die bestimmte gesetzliche Anforderungen erfüllen.
1. Zentrale Prüfungsinhalte
Eingangsrechnungen müssen daher folgenden Prüfungen unterzogen werden: