Dokument Aufbewahrungsrückstellungen (optional mit Staffelmiete)

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Arbeitshilfe April 2019

Aufbewahrungsrückstellungen (optional mit Staffelmiete)

Rüdiger Happe

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Aufbewahrungsrückstellungen

  • Aufbewahrungsrückstellung ohne Staffelmiete – Version 2019.1

  • Aufbewahrungsrückstellung mit Staffelmiete – Version 2019.1

Für die Verpflichtung zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist nach § 249 HGB eine Rückstellung zu bilden. Wegen der unterschiedlichen Bewertungsansätze unterscheidet sich die handelsrechtliche Rückstellung i.d.R. von dem Bilanzansatz in der Steuerbilanz. Diese Arbeitshilfe soll die Berechnung für die Praxis erleichtern.

Mit dem Excel-Tool kann die Höhe der Rückstellungen für die Aufbewahrung der für 10 Jahre aufbewahrungspflichtigen Geschäftsunterlagen ermittelt werden, wie

  • der einmalige Aufwand für die Einlagerung sowie Archivierung der Geschäftsunterlagen, z. B. das Mikroverfilmen oder Brennen auf einen digitalen Datenträger;

  • auf das Archiv entfallende Miete bzw. Gebäude-Abschreibung;

  • anteilige Nebenkosten wie Grundsteuer, Gebäudeversicherung, Instandhaltung, Strom, Heizung und dergleichen. Aufteilungsmaßstab ist die Nutzfläche des Archivs im Verhältnis zur Gesamtfläche des Gebäudes;

  • Abschreibungen auf die im Archiv stehenden Schränke, Regale etc.;

  • anteilige Personalkosten für Hausmeister, Reinigu...

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