Besitzen Sie diesen Inhalt bereits,
melden Sie sich an.
oder schalten Sie Ihr Produkt zur digitalen Nutzung frei.
Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen finanzamts- und rechtsprechungskonform bilden
Grundsätze, Berechnungsmethoden und Praxishinweise
Unzählige Geschäftsunterlagen sind zwischen sechs und zehn Jahren aufzubewahren, unabhängig davon, ob diese in Papierform oder elektronischer Form vorliegen. Die dadurch entstehenden Kosten sind nicht zu verachten. Bilanzierende Unternehmer können die künftigen Aufwendungen bereits heute durch die Bildung einer Aufbewahrungsrückstellung steuerlich als Betriebsausgabe geltend machen. Rückstellungen stellen grundsätzlich Prüfungsschwerpunkte im Rahmen von steuerlichen Außenprüfungen dar. Im Folgenden werden die konkreten Rahmenbedingungen erörtert und anhand von Beispielen erläutert, wie eine Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen sicher vor Beanstandungen bei etwaigen Betriebsprüfungen zu bilden ist.
.
I. Verpflichtung zur Bildung einer Aufbewahrungsrückstellung
[i]Kein WahlrechtZunächst ist festzuhalten, dass die Bildung einer Aufbewahrungsrückstellung kein Wahlrecht darstellt. Unternehmer haben in Höhe der zu erwartenden Kosten für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen im Jahresabschluss eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten zu bilden. Die handelsrechtliche Verpflichtung hierzu ergibt sich aus § 249 Abs. 1 HGB. Diese gilt aufgrund der Maßgeblichkeit der Handelsbilanz auch für die Steuerbilanz. Die Grundsätze zur Ermittlung der Rückstellung wurden bspw. von der OFD Niedersachsen mit der Verfügung vom umfangreich dargelegt.
II. Aufzubewahrende Unterlagen
[i]Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren gilt nicht für alle UnterlagenUm die Rückstellung berechnen zu können, muss zunächst ermittelt werden, welche Unterlagen tatsächlich aufbewahrungspflichtig sind und wie lange die Aufbewahrungspflichten für einzelne Unterlagen noch bestehen. Denn nicht für alle Unterlagen greifen S. 508die allseits bekannten zehn Jahre. Diese gelten bspw. für Jahresabschlüsse mit allen dazugehörigen Belegen und Unterlagen, Buchungsbelege sowie Ein- und Ausgangsrechnungen. Eine verkürzte Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren gilt z. B. für Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. Für freiwillig oder freiwillig länger aufbewahrte Unterlagen kommt die Bildung einer Rückstellung nicht in Betracht.
Aufgrund der unterschiedlichen Fristen müssen die Unterlagen auf deren Zusammensetzung geprüft werden. Ist dies nicht oder nur unter erheblichem Aufwand möglich, akzeptiert die Finanzverwaltung eine Vereinfachung. Danach wird für Unterlagen, zu deren Aufbewahrung keine Verpflichtung besteht, ein pauschaler Abschlag von 20 % der Gesamtkosten vorgenommen.
[i]Aufbewahrungspflichtige UnterlagenNeben den außersteuerlichen und steuerlichen Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen zu Geschäftsvorfällen sind alle Unterlagen aufzubewahren, die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind. Dazu zählen neben Unterlagen in Papierform auch alle Unterlagen in Form von Daten, Datensätzen und elektronischen Dokumenten, die dokumentieren, dass die Ordnungsvorschriften umgesetzt und deren Einhaltung überwacht wurde.
Nicht aufbewahrungspflichtig sind z. B. reine Entwürfe von Handels- oder Geschäftsbriefen, sofern diese nicht tatsächlich abgesandt wurden.
Dienen Kostenstellen der Bewertung von Wirtschaftsgütern, von Rückstellungen oder als Grundlage für die Bemessung von Verrechnungspreisen, sind diese Aufzeichnungen aufzubewahren, soweit sie zur Erläuterung steuerlicher Sachverhalte benötigt werden.
Form, Umfang und Inhalt der nach außersteuerlichen und steuerlichen Rechtsnormen aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen (Daten, Datensätze sowie Dokumente in elektronischer oder Papierform) und der zu ihrem Verständnis erforderlichen Unterlagen werden durch den Steuerpflichtigen bestimmt.