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infoCenter (Stand: März 2020)

Digitaler Datenzugriff

Catrin Geißler

I. Definition des digitalen Datenzugriffs

Durch das Steuersenkungsgesetz wurde den Finanzbehörden ab 2002 das Recht eingeräumt, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellte Buchführung des Steuerpflichtigen im Rahmen steuerlicher Außenprüfungen durch elektronischen Zugriff auf die Daten zu prüfen (§ 147 Abs. 6 AO). Diese Prüfungsmethode tritt gleichwertig neben die herkömmliche Prüfung, der sachliche Umfang der Außenprüfung (§ 194 AO) wird dadurch nicht erweitert. Die Finanzbehörde entscheidet nach pflichtgemäßem Ermessen, welche Prüfungsmethode sie anwendet, hierbei sind natürlich die Gebote der Verhältnismäßigkeit der Mittel, der Erforderlichkeit und der Zumutbarkeit zu beachten.

Steuerpflichtige, die ihre Buchführung nicht mittels Datenverarbeitung erstellen, können von der Finanzbehörde auch nicht dazu verpflichtet werden, nur um ihr auf diese Weise den Datenzugriff zu ermöglichen.

Der Gesetzgeber begründete diese umfangreichen Zugriffsrechte der Verwaltung damit, dass die Überprüfbarkeit der zunehmend papierlosen Buchführungswerke durch die Finanzverwaltung sichergestellt und auch im Hinblick auf die Anerkennung der elektronischen Abrechnung gewährleistet sein muss, weiterhin könne das Zugriffsrecht die Prüfungsabläufe rationalisieren und damit optimieren.

Mit Schreiben vom hat das BMF die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)” neu gefasst und damit auch die GDPdU ersetzt. Nach Aussage des BMF tritt durch die GoBD „keine Änderung der materiellen Rechtslage bzw. der Verwaltungsauffassung” ein. Es seien lediglich Aktualisierungen im Hinblick auf die technischen Entwicklungen vorgenommen worden.

II. Voraussetzungen

1. Aufbewahrungspflichtige Unterlagen

Das Recht, auf die Daten des Steuerpflichtigen maschinell zuzugreifen, bezieht sich nur auf Unterlagen, die auch nach der bisherigen Rechtslage aufbewahrungspflichtig waren. Die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher ist somit nach den gleichen Grundsätzen zu beurteilen, wie die Buchführung auf Papier.

Der BFH bejaht die Zulässigkeit des digitalen Datenzugriffs auch bei der Einnahmenüberschussrechnung, reduziert die Aufbewahrungs- und Vorlagepflichten aber auf Daten, die gesetzlich aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtig, zum Verständnis und zur Überprüfung der gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen notwendig sind und tatsächlich der Besteuerung zugrunde liegen.

2. Außenprüfung

Die Finanzverwaltung darf nur im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung nach §§ 194 ff. AO auf maschinell gespeicherte und erzeugte Daten des Steuerpflichtigen zugreifen.

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