Aufzeichnungspflicht und Geschäftsprüfung der Lohnsteuerhilfevereine

Bezug: Oberste Finanzbehörden der Länder v. 31.05.1990 - S 0840 BStBl 1990 I S. 253

Bezug: Oberste Finanzbehörden der Länder v. 10.11.2011 - S 0830 BStBl 2011 I S. 1086

Bezug: BFH 26.10.2010 - VII R 23/09 BStBl 2011 II S. 188

Aufzeichnungspflicht und Geschäftsprüfung der Lohnsteuerhilfevereine

Nach § 22 Absatz 1 und 7 Steuerberatungsgesetz (StBerG) haben Lohnsteuerhilfevereine innerhalb von sechs Monaten nach Beendigung des Geschäftsjahres eine Geschäftsprüfung vorzunehmen. Der Geschäftsprüfer oder die Geschäftsprüferin hat dem Vorstand des Lohnsteuerhilfevereins unverzüglich schriftlich über das Ergebnis der Prüfung zu berichten (§ 22 Absatz 6 StBerG). Eine Abschrift des vollständigen Prüfungsberichts ist innerhalb eines Monats nach dessen Erhalt der zuständigen Aufsichtsbehörde zuzuleiten. Außerdem hat der Lohnsteuerhilfeverein den wesentlichen Inhalt der Prüfungsfeststellungen den Mitgliedern innerhalb von sechs Monaten nach Erhalt des Prüfungsberichts schriftlich bekanntzugeben.

Zum Umfang der Geschäftsprüfung und zum Inhalt des Prüfungsberichts sowie zur Bestellung der Geschäftsprüfer bzw. Geschäftsprüferinnen und zum wesentlichen Inhalt der den Mitgliedern bekanntzugebenden Prüfungsfeststellungen ist Folgendes zu beachten:

1. Schwerpunkte der Prüfung und Inhalt des Prüfungsberichts

Lohnsteuerhilfevereine sind Selbsthilfeeinrichtungen von Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinnen zur unentgeltlichen Hilfeleistung in Steuersachen für ihre Mitglieder. Die jährliche Geschäftsprüfung und die damit verbundene Aufsicht durch die zuständige Aufsichtsbehörde sollen sicherstellen, dass dies erreicht wird. Das erfordert innerhalb des gesetzlichen Prüfungsrahmens insbesondere Feststellungen bzw. Berichtsausführungen zu folgenden Punkten:

1.1 Vermögensübersicht

Die vom Verein zu fertigende Vermögensübersicht (§ 21 Absatz 3 StBerG) ist zu prüfen. Das wesentliche Ergebnis ist im Bericht - unter Beifügung der Übersicht - wiederzugeben. Der Prüfer oder die Prüferin hat sich von der Richtigkeit der Angaben über den Kassenbestand und die Bestände an sonstigen Vermögenswerten zu überzeugen (§ 22 Absatz 4 StBerG). Der Bericht muss mindestens das Ergebnis der Kassenprüfung (Prüfung des buchmäßigen und tatsächlichen Kassenbestandes) wiedergeben.

1.2 Gewinn und Verlustrechnung

Die Belege und Aufzeichnungen über die Einnahmen und Ausgaben sind auf ihre Vollständigkeit und Richtigkeit zu prüfen. Im Bericht ist die Art der geprüften Unterlagen anzugeben.

Der Geschäftsprüfungsbericht muss eine Übersicht über die Einnahmen (insbesondere Mitgliedsbeiträge) und Ausgaben enthalten.

Die Ausgaben sind aufzugliedern und, soweit wegen ihrer Notwendigkeit und Angemessenheit Zweifel bestehen, näher zu erläutern.

Für einzelne Mitglieder empfangene Beträge sind getrennt zu erfassen und gesondert zu verwalten (§ 21 Absatz 2 StBerG). Die Abwicklung dieser Fälle ist im Bericht näher darzustellen.

1.3 Gehälter und Vergütungen

Die Personalkosten sind aufzugliedern. Es ist festzuhalten, welche Beträge die Mitglieder der Vereinsorgane, deren Angehörige und die Beratungsstellenleiter bzw. die Beratungsstellenleiterinnen erhalten haben und auf welcher Rechtsgrundlage die Zahlungen beruhen.

Bei der Überprüfung der Geschäftsführung ist darauf zu achten, ob bei der Zahlung der Gehälter und Beträge an das Beratungspersonal sowie an die Vereinsorgane die für eine Selbsthilfeeinrichtung geltenden Grundsätze eingehalten worden sind. Der Prüfungsbericht muss Ausführungen zur Angemessenheit der gezahlten Gehälter und Vergütungen enthalten. Insbesondere soll ausgeführt werden, welche konkreten Prüfungsmaßnahmen zu dem Ergebnis der angemessenen oder der nicht angemessenen Gehälter und Vergütungen führten.

1.4 Mitgliedsbeitrag

Maßgebend für die Bemessung des Beitrags sind allein die mit der Tätigkeit des Vereins zwangsläufig verbundenen Kosten (Kostendeckungsprinzip). Der Mitgliedsbeitrag darf kein verdecktes Leistungsentgelt darstellen oder (missbräuchlich) dazu dienen, unangemessene Vergütungen oder Gehälter zu zahlen. Bei der Erhebung des Mitgliedsbeitrags sind die gleichlautenden Ländererlasse vom 10.11.2011, BStBl 2011 I S. 1086, zu beachten.

Es ist festzustellen, ob neben dem Mitgliedsbeitrag besondere Entgelte erhoben wurden (§ 14 Absatz 1 Nummer 5 StBerG) und ob die Erhebung der Mitgliedsbeiträge den Bestimmungen der Satzung und der Beitragsordnung entspricht.

Es ist demnach insbesondere zu prüfen und darzustellen,

• ob der Mitgliedsbeitrag, unabhängig von der Inanspruchnahme der Leistung des Vereins, regelmäßig (jährlich) erhoben wurde;

• ob mehrere Mitgliedsbeiträge verlangt wurden, wenn der Verein in einem Jahr mehrere Steuererklärungen zu erstellen hatte; ein gewisser Ausgleich in der Beitragslast ist jedoch zulässig, wenn ein Mitglied erst bei aufgestautem Beratungsbedarf dem Verein beitritt (vgl. BFH-Urteil vom 26.10.2010, VII R 23/09, BStBl 2011 II S. 188);

• welche Maßnahmen im Falle der nicht fristgemäßen oder ausbleibenden Zahlung des Mitgliedsbeitrags vom Verein getroffen wurden;

• ob der Mitgliedsbeitrag zu dem in der Satzung oder Beitragsordnung bestimmten Fälligkeitstermin oder in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit der Beratungsleistung angefordert wurde;

• wonach die Bemessungsgrundlage für die Höhe des Mitgliedsbeitrags ermittelt wurde und ob eine auf dem Kostendeckungsprinzip beruhende Kalkulation bzw. Beitragshöhenberechnung im Lohnsteuerhilfeverein vorliegt.

Die für das Geschäftsjahr geltende Beitragsordnung ist dem Bericht beizufügen.

1.5 Zahl der Mitglieder

Aus dem Bericht muss hervorgehen, wie viele Mitglieder dem Verein im Geschäftsjahr angehörten.

1.6 Bekanntgabe des wesentlichen Inhalts der Prüfungsfeststellungen

Es ist zu prüfen, ob der wesentliche Inhalt des letzten Prüfungsberichts (vgl. Ziff. 3) den Mitgliedern bekanntgegeben wurde (§ 22 Absatz 7 Nummer 2 StBerG). Hinsichtlich der Bekanntgabe des wesentlichen Inhalts des Geschäftsprüfungsberichts muss der Prüfer oder die Prüferin in dem Bericht aufzeigen, ob die in den Tz. 3.1 bis 3.8 genannten Punkte bekanntgegeben wurden. Die entsprechende Mitteilung an die Mitglieder ist dem Geschäftsprüfungsbericht beizufügen (die Mitteilung betrifft jeweils die vorausgegangene Geschäftsprüfung).

1.7 Mitgliederversammlung

Es ist festzustellen, ob der Verein jedes einzelne Mitglied zu der Mitgliederversammlung bzw. bei einer Vertreterversammlung die Vertreter schriftlich oder elektronisch eingeladen hat (§ 14 Absatz 1 Nummer 8 StBerG; § 32 BGB), ob die Aussprache über das Ergebnis der Geschäftsprüfung durchgeführt und dem Vorstand Entlastung erteilt worden ist. Bei Vertreterversammlungen ist zudem festzustellen, ob die agierenden Vertreter von der Mitgliederversammlung gewählt wurden und ob durch deren Anzahl und Zusammensetzung eine ausreichende Wahrnehmung der Interessen der Mitglieder gewährleistet ist. Das Einladungsschreiben, die Tagesordnung und eine Ablichtung des Protokolls über die Mitgliederversammlung sind dem Bericht beizufügen.

1.8 Prüfung der Geschäftsführung

Nach § 22 Absatz 1 StBerG ist die Übereinstimmung der tatsächlichen Geschäftsführung mit den satzungsmäßigen Aufgaben des Lohnsteuerhilfevereins (vgl. § 14 StBerG) zu prüfen. Im Bericht ist festzustellen,

• ob die Grundsätze für eine Selbsthilfeeinrichtung eingehalten worden sind (§ 13 Absatz 1 StBerG) - z. B. durch nähere Feststellungen über die an die Vereinsorgane und das Beratungspersonal ausgezahlten Beträge -;

• ob zu Verträgen des Vereins mit Mitgliedern des Vorstandes oder deren Angehörigen die Zustimmung oder Genehmigung der Mitgliederversammlung vorgelegen hat (§ 14 Absatz 1 Nummer 7 StBerG);

• wer im Geschäftsjahr zu den Mitgliedern der satzungsmäßigen Vereinsorgane gehörte;

• ob und ggf. welche wirtschaftlichen Tätigkeiten die Mitglieder der Vereinsorgane und das Beratungspersonal in Verbindung mit der Lohnsteuerhilfe ausgeübt haben (§ 26 Absatz 2 und 3 StBerG);

• ob und in welcher Weise der Verein seinen Mitgliedern bei einer Vorfinanzierung behilflich war, ob wegen der Vorfinanzierung Absprachen mit Kreditinstituten oder Finanzierungsgesellschaften bestanden und welche personellen Verknüpfungen zu diesen vorhanden waren;

• ob Hinweise dafür vorliegen, dass eine sachgemäße Ausübung der Hilfeleistung in Steuersachen als nicht mehr sichergestellt erscheint (z. B. mangelnde Aufsicht durch den Beratungsstellenleiter bzw. die Beratungsstellenleiterin; Leitung von mehr als zwei Beratungsstellen durch einen Beratungsstellenleiter bzw. eine Beratungsstellenleiterin);

• ob es Hinweise auf eine (auch bevorstehende) Überschuldung des Lohnsteuerhilfevereins gibt und wenn ja, welche;

• ob die Höhe der Haftungspflichtversicherung noch als angemessen angesehen werden kann (§ 25 Absatz 2 StBerG).

1.9 Beachtung von Fristen

Es ist zu prüfen, ob die im Zusammenhang mit der letzten Geschäftsprüfung und der Mitgliederversammlung zu beachtenden Fristen eingehalten worden sind. Das Datum der Durchführung der Aufgaben ist jeweils anzugeben.

Es handelt sich um folgende Fristen:

2. Geschäftsprüfer / Geschäftsprüferin

Der für die Geschäftsführung verantwortliche Vorstand hat den Geschäftsprüfer oder die Geschäftsprüferin so rechtzeitig mit der Durchführung der Geschäftsprüfung zu beauftragen, dass die Frist des § 22 Absatz 1 StBerG eingehalten werden kann.

Als Geschäftsprüfer oder Geschäftsprüferin können nur die nach § 3 StBerG zu unbeschränkter Hilfeleistung in Steuersachen befugten Personen und Gesellschaften (§ 22 Absatz 2 Nummer 1 StBerG) oder Prüfungsverbände im Sinne des § 22 Absatz 2 Nummer 2 StBerG bestellt werden. Personen, bei denen die Besorgnis der Befangenheit besteht, insbesondere weil sie Vorstandsmitglied, Angehöriger eines Vorstandsmitglieds, besonderer Vertreter, besondere Vertreterin, freier Mitarbeiter, freie Mitarbeiterin, Angestellter oder Angestellte des Vereins sind oder in dem zu prüfenden Geschäftsjahr waren, dürfen nicht mit der Prüfung beauftragt werden. Dies gilt auch für Personen, die bei der Führung der Bücher oder der Aufstellung der zu prüfenden Aufzeichnungen und Vermögensübersicht mitgewirkt haben (vgl. § 22 Absatz 3 StBerG).

2.1 Eigenverantwortlichkeit des Geschäftsprüfers oder der Geschäftsprüferin

Der Geschäftsprüfer oder die Geschäftsprüferin hat die Geschäftsprüfung seinen oder ihren Berufspflichten entsprechend eigenverantwortlich und frei von Weisungen des Vereins durchzuführen. Der Prüfungsauftrag kann durch den Verein nicht eingeschränkt werden. Mindestumfang und -inhalt der Prüfung werden allein durch die maßgeblichen Vorschriften des Steuerberatungsgesetzes bestimmt (vgl. Ziff. 1). Der Geschäftsprüfer oder die Geschäftsprüferin hat seine oder ihre Feststellungen objektiv und losgelöst von etwaigen Einzelinteressen der Vereinsorgane zu treffen (§ 22 Absatz 5 StBerG).

2.2 Einsicht in die Geschäftspapiere

Der Verein hat dem Geschäftsprüfer oder der Geschäftsprüferin alle für eine ordnungsgemäße Prüfung erforderlichen Geschäftspapiere (Bücher, Aufzeichnungen, Schriftwechsel usw.) zur Verfügung zu stellen und alle notwendigen Aufklärungen und Nachweise zu geben (§ 22 Absatz 4 StBerG).

3. Wesentlicher Inhalt der den Mitgliedern bekanntzugebenden Prüfungsfeststellungen

Um den Mitgliedern des Vereins die in der Satzung vorgesehene Möglichkeit zur Wahrung ihrer Interessen in der Mitgliederversammlung zu eröffnen, hat der Verein nach § 22 Absatz 7 Nummer 2 StBerG innerhalb von sechs Monaten nach Erhalt des Prüfungsberichts den wesentlichen Inhalt der Prüfungsfeststellungen den Mitgliedern schriftlich bekanntzugeben. Eine sachgerechte Aussprache über das Ergebnis der Geschäftsprüfung und über die Entlastung des Vorstands wegen seiner Geschäftsführung während des geprüften Geschäftsjahres setzt konkrete Informationen voraus. Es erscheint deshalb erforderlich, dass den Mitgliedern mindestens folgende Angaben schriftlich mitgeteilt werden:

3.1 Die Höhe der Bruttoeinnahmen des Vereins, untergliedert in

1. Mitgliedsbeiträge,

2. für einzelne Mitglieder empfangene Beträge (§ 21 Absatz 2 StBerG),

3. sonstige Einnahmen.

3.2 Die Höhe der Ausgaben, untergliedert in

1. Personalkosten,

2. Sach- und Verwaltungskosten.

3.3 Die Feststellung des Geschäftsprüfers oder der Geschäftsprüferin zur Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Belege über Einnahmen und Ausgaben.

3.4 Die nach § 21 Absatz 3 StBerG vorgeschriebene Vermögensübersicht des Vereins.

3.5 Die Feststellung des Geschäftsprüfers oder der Geschäftsprüferin darüber, ob die einzelnen Posten der Vermögensübersicht überprüft und für ordnungsmäßig befunden und die für einzelne Mitglieder empfangenen Beträge vom Vereinsvermögen getrennt erfasst und gesondert verwaltet wurden (§ 21 Absatz 2 StBerG).

3.6 Etwaige Feststellungen des Geschäftsprüfers oder der Geschäftsprüferin, dass die an die Vereinsorgane oder das Beratungspersonal gezahlten Vergütungen in einem offensichtlich unangemessenen Verhältnis zu der jeweils erbrachten Arbeitsleistung für die Selbsthilfeeinrichtung stehen oder keine ausreichende Rechtsgrundlage haben.

3.7 Die Feststellung des Geschäftsprüfers oder der Geschäftsprüferin darüber, ob die tatsächliche Geschäftsführung des Vereins mit den gesetzlichen und satzungsmäßigen Aufgaben übereinstimmt.

3.8 Die Feststellung des Geschäftsprüfers oder der Geschäftsprüferin darüber, ob der Verein im Berichtsjahr den folgenden Verpflichtungen gegenüber seinen Mitgliedern nachgekommen ist:

1. Unterrichtung der Mitglieder gemäß § 22 Absatz 7 Nummer 2 StBerG;

2. schriftliche oder elektronische Einladung zur Mitgliederversammlung (Vertreterversammlung);

3. Durchführung einer Mitgliederversammlung (Vertreterversammlung).

Diese Erlasse treten mit Veröffentlichung im Bundessteuerblatt Teil I an die Stelle der Erlasse der obersten Finanzbehörden der Länder vom 31. Mai 1990 (BStBl I S. 253).

Inhaltlich gleichlautend
Oberste Finanzbehörden der Länder v. 13.05.2022 - S 0838
Ministerium für Finanzen Baden-Württemberg - FM3-S 0838-1/26
Bayerisches Staatsministerium der Finanzen und für Heimat - 37 – S 0838 – 1 / 7
Senatsverwaltung für Finanzen Berlin - S 0840 - 1/2008-3
Ministerium der Finanzen und für Europa des Landes Brandenburg - 34-S 0838/2022#001
Der Senator für Finanzen der Freien Hansestadt Bremen - S 0830/ 2306/ 14-7
Finanzbehörde der Freien und Hansestadt Hamburg - S0838-2022/001-55
Hessisches Ministerium der Finanzen - S 0840 A-006 – II 14
Finanzministerium Mecklenburg-Vorpommern - S 0838-00000-2022/001
Niedersächsisches Finanzministerium - 33-S 0840/001-0002
Ministerium der Finanzen des Landes Nordrhein-Westfalen - S 0840 – 3 – V A 2
Ministerium der Finanzen Rheinland-Pfalz - S 0838#2022/0001-0401 445
Saarland Ministerium der Finanzen und für Wissenschaft - S 0840-2#017
Sächsisches Staatsministerium der Finanzen - 31-S 0840/5/1-2022/6206
Ministerium der Finanzen des Landes Sachsen-Anhalt - 44-S 0840-4
Finanzministerium des Landes Schleswig-Holstein - S 0838-044
Thüringer Finanzministerium - 1040-23-S 0838/64