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Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung – euBP
Die Deutsche Rentenversicherung prüft bei den Arbeitgebern, ob diese ihre Meldepflichten und ihre sonstigen Pflichten nach dem SGB IV, die im Zusammenhang mit dem Gesamtsozialversicherungsbeitrag stehen, ordnungsgemäß erfüllen; sie prüft mindestens alle vier Jahre insbesondere die Richtigkeit der Beitragszahlungen und der Meldungen (§ 28p Abs. 1 Satz 1 SGB IV). Hierbei können Arbeitgeber wählen, ob die Betriebsprüfung im eigenen Hause, in der Steuerkanzlei oder in den Räumen der Deutschen Rentenversicherung (Vorlageprüfung) durchgeführt werden soll. Bereits zum wurde eine vierte Möglichkeit für die Durchführung der Betriebsprüfungen eröffnet – die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (= euBP). Der Beitrag nimmt diese euBP in den Fokus, stellt Vor- und Nachteile sowie den Ablauf dar.
I. Rechtsgrundlagen
Mit § 28p Abs. 6a SGB IV gilt für die Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung (DRV) § 147 Abs. 6 Sätze 1 und 2 AO entsprechend mit der Maßgabe, dass der Rentenversicherungsträger eine Übermittlung der Daten im Einvernehmen mit dem Arbeitgeber verlangen kann.
Insofern gilt für die Betriebsprüfung in der Sozialversicherung das Gleiche wie bei den Prüfungen der Finanzverwaltung – mit der Besonderheit, dass der Arbeitgeber sein Einvernehmen hierzu erklären muss. Oder anders ausgedrückt: Derzeit nehmen Arbeitgeber an der euBP nur teil, wenn sie dem auch direkt zustimmen. Noch ist die euBP für Arbeitgeber auf Freiwilligkeit angelegt.
Tatsächlich wurden von der DRV im letzten noch „normalen“ Vor-Corona-Jahr 2019 ungefähr 789.000 Arbeitgeber geprüft. Dabei hatten sich bereits ca. 40 % freiwillig für die euBP entschieden.
II. Ablauf der euBP
Die Betriebsprüfung (turnusgemäß alle vier Jahre) beginnt in der Praxis üblicherweise mit einer telefonischen Terminvereinbarung durch die Prüfer der DRV. In diesem Zusammenhang wird entweder gleich durch die Prüfer der DRV das Thema euBP angesprochen oder aber der Arbeitgeber selbst kann dies anstoßen. Wird vom Arbeitgeber die euBP gewünscht (erklärt er also „sein Einvernehmen dazu“), wird der Prüfer den Termin im System der Sozialversicherung erfassen und damit die Datensätze zur Betriebsprüfung elektronisch anfordern.
Die erforderliche Datenübertragung durch den Arbeitgeber wird über die (Lohn-)Buchführungssoftware spätestens elf Tage vor dem Prüftermin erfolgen. Alle arbeitgeberbezogenen Daten werden bei der euBP über geschlossene und gesicherte Kommunikationswege im sog. eXTra-Verfahren übermittelt. Arbeitgeber bzw. das Steuerbüro erhalten im Anschluss von der DRV eine elektronische Annahmebestätigung.
III. Welche Daten sind prüfungsrelevant?
1. Lohndaten
In einem ersten Schritt geht es um die Übersendung der Lohnunterlagen – also um die Unterlagen, die Arbeitgeber den Prüfern der DRV auch bisher schon im Rahmen der Prüfungen vor Ort oder in der Steuerkanzlei vorlegen mussten. Im Wesentlichen geht es um die Jahreslohnjournale, die Jahreslohnkonten, die monatlichen Lohnabrechnungen, die Meldungen und die Beitragsnachweise an die Einzugsstellen (= Krankenkassen) sowie die Lohnnachweise an die Unfallversicherungsträger.
2. Daten der Finanzbuchhaltung
In einem zweiten Schritt geht es – wie sonst auch – um die Unterlagen der Finanzbuchhaltung. Die Prüfung kann sich beim Arbeitgeber über den Bereich der Entgeltabrechnung, jedoch nicht über den Bereich des Rechnungswesens hinaus erstrecken (§ 11 Abs. 2 Satz 1 BVV).
