Die Verfahrensdokumentation als Teil einer unendlichen Geschichte

Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation ist gelebte Dialektik: Ausführlich muss sie sein. Ausgefeilt nachgerade. Und natürlich vollständig. Aber bitte nicht zu lang, denn niemand, schon gar kein Prüfer der Finanzverwaltung, will hunderte von Seiten lesen müssen. Es genügt vollauf, wenn alles enthalten ist. Auch das, woran damals, als das beschriebene System implementiert wurde, vielleicht keiner gedacht hat.

Die [i]AWV Muster- Verfahrensdokumentation in der NWB Datenbank NWB ZAAAF-06569 viel diskutierten GoBD haben wieder einmal die ungeliebte Verfahrensdokumentation an die Oberfläche gespült. Der Grund: Über unzureichenden Unterlagen schwebt nun die wenig subtile Androhung von Schätzungen, ohne dass die Finanzverwaltung aber deutlich artikulieren könnte, welche Aufbereitungstiefe ihr für diese Unterlagen vorschwebt.

Dass eine Dokumentation der Abläufe und Prozesse im Rechnungswesen im Grunde für jedes Unternehmen sinnvoll und notwendig ist – seit den GoBS von vor mehr als 20 Jahren bestreitet das niemand ernsthaft. Die Systemprüfungen der Abschlussprüfer sind Beweis genug, dass ohne eine solche Dokumentation keine sinnvolle Prüfung möglich ist. Niemand glaubt einem Prüfungsurteil, wenn der Prüfer von 300.000 Belegen 300 angeschaut hat. Aber wo ist die Grenze zur Unverhältnismäßigkeit bei den Anforderungen? Großunternehmen erstellen beispielsweise aufgrund der Compliance-Anforderungen bei der Lohnsteuer durchaus 20-seitige Abhandlungen über den Daten- und Zahlungsfluss – und zwar für jede einzelne Lohnart. Mittelständische Unternehmen können und wollen einen solchen Aufwand nicht unbedingt tragen. Der pauschale Verweis auf den Softwareanbieter hilft aber auch nicht unbedingt.

Umso [i]www.awv-net.dehilfreicher, dass die Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V. (AWV) im letzten Jahr eine Muster-Verfahrensdokumentation veröffentlicht hat, die den Unternehmen diese Mühe abnehmen soll. Gerhard Schmidt analysiert ab Seite 436 das Muster der AWV und zeigt, dass die Anpassung der mehr als 40 Seiten an die unternehmensspezifischen Belange zwar immer noch einen beträchtlichen Aufwand bedeutet, aber trotzdem ein großer Fortschritt ist. Für den Steuerberater bietet die Vorlage sogar den Einstieg in eine weitergehende betriebswirtschaftliche Beratung. Sie finden die Verfahrensdokumentation in der NWB Datenbank unter NWB ZAAAF-06569.

Beste Grüße

Christoph Linkemann