Systematisierung von Belegnummern in der Buchführung

I. Einführung

Die Buchführung muss so organisiert sein, dass anhand eines vorliegenden Buchungsbelegs schnell und eindeutig die dazugehörige Buchung gefunden bzw. anhand einer Buchung schnell und eindeutig auf den dazugehörigen Buchungsbeleg zugegriffen werden kann. Der (Buchungs-)Belegnummer kommt damit für die gesamte Organisation der Buchführung einschließlich der (oftmals außerhalb der Abteilung ”Buchhaltung” ablaufenden) Rechnungserstellung durch ein Fakturierungsprogramm eine erhebliche Bedeutung zu.

Eine Nummer ist eine Zusammenstellung einzelner Zeichen (Ziffern, Buchstaben, sonstige Zeichen). Es wird zwischen ”sprechenden” und ”nicht sprechenden” Nummern unterschieden: Eine ”sprechende” Nummer beinhaltet neben der Information, wie die Nummer lautet, eine weitere Aussage. In der Buchhaltung kann eine ”sprechende” Nummer z. B. eine Aussage über die Art des Belegs (Kundenrechnung, Kassen- oder Bankbeleg, sonstige Belege) oder über den Buchungszeitraum beinhalten. Die Verwendung von ”sprechenden” Nummern hat zwangsläufig zur Folge, dass entsprechend viele Nummernkreise geführt und verwaltet werden müssen. Die Eindeutigkeit einer Belegnummer ist nur dann geg...