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Die steuerliche Anerkennung von Bewirtungsaufwendungen im Zeitalter der E-Rechnung
Von der Verwaltungsvorgabe zur betrieblichen Praxis
Die steuerliche Anerkennung von Bewirtungsaufwendungen ist ein Dauerbrenner. Sowohl im Festsetzungsverfahren als auch in der Prüfung durch die Außendienste. Entscheidend für die steuerliche Anerkennung sind vielfach die vorgelagerten Prozesse der Entstehung und somit die ursprünglichen Aufzeichnungen durch das bewirtende Unternehmen sowie die Verbuchung nebst Dokumentation durch den Empfänger der Bewirtungsleistungen. Die seit dem geltende E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich stellt die beteiligten Stakeholder vor zusätzliche (digitale) Herausforderungen. Dieser Beitrag widmet sich den rechtlichen Grundlagen sowie den materiellen Anforderungen – einschließlich der Besonderheiten elektronischer, digitaler oder digitalisierter Bewirtungsrechnungen i. S. der §§ 14 UStG, 33 UStDV sowie der Eigenbelege i. S. des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 2 EStG. Ein in Kürze erscheinender Folgebeitrag beleuchtet u. a. typische Fehlerquellen, die Erstellung ordnungsgemäßer Bewirtungsnachweise aus Sicht der Kassensystempraxis sowie eine mögliche Digitalisierungsstrategie aus prozessualer Sicht.
Die steuerliche Anerkennung von Bewirtungsaufwendungen hängt maßgeblich von einer ordnungsgemäßen Dokumentation und Verbuchung ab, wobei die seit 2025 geltende E-Rechnungspflicht zusätzliche Anforderungen schafft, die durch angepasste Prozesse sichergestellt werden müssen, um Betriebsausgaben- und Vorsteuerabzug rechtssicher zu gewährleisten.
Die fortschreitende Digitalisierung der Finanzverwaltung erhöht die Aufdeckungswahrscheinlichkeit bei nicht ordnungsgemäßen Bewirtungsnachweisen erheblich. Unternehmen sollten dies als Anlass nehmen, ihre internen Prozesse proaktiv an die neuen Anforderungen anzupassen.
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S. 365
I. Hintergrund
[i]Anpassung der Anforderungen für Bewirtungsrechnungen an E-RechnungspflichtDas verfolgt das Ziel, die steuerlichen Anforderungen für Bewirtungsrechnungen an die Einführung der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich anzupassen. Die Neuregelungen sind in dem Kontext der fortschreitenden Digitalisierung steuerlich relevanter Geschäftsprozesse einzuordnen. Während die formellen Anforderungen an Rechnungen, Eigenbelege und Aufzeichnungssysteme detailliert geregelt werden, bleiben wesentliche praktische Aspekte unberücksichtigt. Dies betrifft insbesondere die betriebliche Umsetzbarkeit, die Motivationslage der beteiligten Akteure (Servicepersonal, Buchhaltung, Steuerpflichtige) sowie die faktischen Sanktionsmechanismen bei formellen Verstößen. Wie bei vielen anderen steuerlichen Sachverhalten auch, geht die Gefahr des Verlusts oder der Veränderung mit jedem weiterem Schnittstellenwechsel zwischen den handelnden Personen und eingesetzten Datenverarbeitungssystemen im Sinne der Rz. 20 GoBD weiter.
Für die Unternehmen entsteht durch die neuen Anforderungen eine zusätzliche organisatorische Aufgabe, die häufig nicht von steuerlich geschultem Personal, sondern durch Servicekräfte im operativen Tagesgeschäft wahrgenommen werden muss. Fehler bei der Kassenerfassung, bei der Rechnungserstellung oder bei der digitalen Weiterverarbeitung sind daher systemimmanent. Gleichwohl treffen die steuerlichen Konsequenzen regelmäßig den bewirteten Unternehmer, der den Betriebsausgabenabzug geltend macht.
[i]Zahlreiche betroffene UnternehmenIn Deutschland kommen rund 202.000 Unternehmen als Ersteller von Bewirtungsrechnungen in Betracht (Gastronomie, Beherbergung, Catering). Auf Seiten der Bewirtenden ist die Anzahl der betroffenen Unternehmen deutlich höher, da Bewirtungsaufwendungen branchenübergreifend in nahezu allen wirtschaftlich tätigen Unternehmen anfallen können. Eine statistische Erfassung der tatsächlichen Nutzung existiert nicht. Theoretisch können Millionen Steuerpflichtige von den Neuregelungen betroffen sein.
II. Aufdeckungsgefahr durch die Finanzverwaltung
[i]Automatisierte Prüfung Durch die fortschreitende Digitalisierung und das Vorliegen transaktionsbezogener Einzelaufzeichnungen i. S. des § 146 AO wird eine automatisierte Prüfung sowohl beim Aussteller als auch beim Empfänger der Bewirtungsnachweise möglich. KI-gestützte Analysewerkzeuge durchleuchten Kennzahlen und Belegstrukturen in kurzer Zeit und machen nicht ordnungsgemäße Aufzeichnungen sichtbar. Vor diesem Hintergrund gewinnen die Ordnungswidrigkeitstatbestände des § 379 AO sowie die Strafvorschrift des § 370 AO an erheblicher praktischer Relevanz.
III. Materielles Recht: Betriebsausgaben- und Vorsteuerabzug
1. Betriebsausgabenabzug nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG
a) Grundsätzliches
[i]Restriktive steuerliche AbsetzbarkeitAls Bewirtungsaufwendungen werden im Wesentlichen Aufwendungen für den Verzehr von Speisen, Getränken und sonstigen Genussmitteln bezeichnet. Die restriktive steuerliche Absetzbarkeit ist in § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG geregelt. Neben der ordnungsgemäßen Rechnung müssen Ort, Tag, Anlass, Teilnehmer und Höhe der Aufwendungen in einem Eigenbeleg festgehalten werden. Die Bewirtungsaufwendungen sind einzeln S. 366und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen (§ 4 Abs. 7 Satz 1 EStG). Eine weitere Vorgabe ist, dass nur 70 % der angemessenen Aufwendungen als Betriebsausgaben anerkannt werden. Die restlichen 30 % sind nicht abziehbar. Das gilt auch für Trinkgelder.
[i]Aufzeichnungen mit elektronischen AufzeichnungssystemenBuchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen (§ 146 Abs. 1 Satz 1 AO). Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle mithilfe einer elektronischen Registrierkasse oder einem anderen elektronischen Aufzeichnungssystem erfasst, hat ein elektronisches Aufzeichnungssystem zu verwenden, das jeden aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfall und jeden anderen Vorgang einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnet (§ 146a Abs. 1 Satz 1 AO). Das elektronische Aufzeichnungssystem und die digitalen Aufzeichnungen nach Satz 1 sind durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung zu schützen.
Nach Vorgabe des BMF-Schreibens gilt, dass ein Betriebsausgabenabzug nur möglich ist, wenn der Kassenbeleg bzw. die Bewirtungsrechnung im Bewirtungsbetrieb maschinell ordnungsgemäß erstellt (mit den Angaben nach § 6 KassenSichV) und aufgezeichnet worden ist. Das bedeutet, dass der Kassenbeleg bzw. die Bewirtungsrechnung u. a. sowohl die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems sowie die Seriennummer des Sicherheitsmoduls trägt (Änderung des § 6 der KassenSichV zum ).