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E-Rechnung: Zweites BMF-Schreiben bringt Klarheit
Fehlerhafte E-Rechnungen, deren Folgen sowie weitere Änderungen
[i]BMF, Schreiben v. 15.10.2025 - III C 2 - S 7287-a/00019/007/243 NWB BAAAJ-94360 Das BMF-Schreiben zur obligatorischen Einführung der E-Rechnung im B2B-Bereich ab 2025 vom erläuterte Fragestellungen zur rechtssicheren Anwendung der neuen gesetzlichen Vorgaben. Leider wurden in diesem Schreiben einige Punkte nicht klarstellend behandelt. Am erschien ein Entwurf mit dem Titel „Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem ; Anpassung des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses“. Das endgültige Schreiben wurde am – also genau ein Jahr nach der Veröffentlichung des ersten Schreibens – publiziert. Im Beitrag der BBK 17/2025 S. 772 ff. wurde bereits der Entwurf des erläutert, nunmehr gab es in der finalen Fassung doch teilweise wesentliche Änderungen. Der nachfolgende Beitrag gibt einen Überblick zu den wesentlichen Änderungen.
Eine Validierung der E-Rechnung (debitorisch wie kreditorisch) ist für die Rechtssicherheit erforderlich.
Die Validierung muss nachvollziehbar und systemintegriert sein.
Die Verfahrensdokumentation gewinnt bei dem E-Rechnungsprozess an Bedeutung.
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I. Fehlerhafte E-Rechnung
[i]Zwei wesentliche Kategorien möglicher FehlerIm werden zwei wesentliche Kategorien möglicher Fehler unterschieden: Formatfehler und inhaltliche Fehler der Geschäftsregeln.S. 1004
1. Formatfehler
Entwurf:
Der BMF-Entwurf vom wies darauf hin, dass eine E-Rechnung bei Formatfehlern eine sonstige Rechnung darstellt und damit nicht die Anforderungen an eine ordnungsgemäße elektronische Rechnung erfüllt. Daher ist die Validierung der Rechnung zur Prüfung der Einhaltung bzw. Konformität entsprechend der Norm EN 16931 bedeutsam. Im Rahmen der Übergangsregelungen bis 2026 bzw. 2027 soll jedoch eine Formatabweichung nicht automatisch zur Versagung des Vorsteuerabzugs führen.
Tabelle in neuem Fenster öffnen
ab 1.1.... | 2025 | 2026 | 2027 | 2028 | |
E-Rechnung (ohne Zustimmung des Empfängers möglich) | Ja | Ja | Ja | Ja | |
beleghafte Rechnungen in Papierform oder elektronische Rechnungen, auch als PDF, JPG etc. (vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers) | Ja | Ja | Nein | Nein | |
beleghafte Rechnungen in Papierform oder elektronische Rechnungen, auch z. B. als PDF, JPG (vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers) sowie einem Vorjahresumsatz ≤ 800.000 € | Ja | Ja | Ja | Nein | |
Rechnungen im EDI-Format (vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers) | Ja | Ja | Ja | Ja | |
Finale Fassung, Rz. 6a:
„Eine [i]Im endgültigen Schreiben werden Formatfehler und die Rechtsfolgen erklärtDatei, die auf Grund von Formatfehlern die Anforderungen an das strukturierte elektronische Format einer E-Rechnung nach § 14 Absatz 1 Satz 6 UStG nicht erfüllt, stellt unter den Vorgaben des § 14 Absatz 1 Satz 1 UStG eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format (vgl. Rn. 7) dar. Formatfehler liegen vor, wenn die Rechnungsdatei nicht den zulässigen Syntaxen bzw. deren technischen Vorgaben entspricht oder in den Fällen des § 14 Absatz 1 Satz 6 Nummer 2 UStG keine richtige und vollständige Extraktion zulässt. Dabei ist es unerheblich, welcher Art die Formatfehler sind, da die Datei dann nicht der Voraussetzung des § 14 Absatz 1 Satz 6 UStG entspricht. Ob ein Formatfehler vorliegt, kann mit einer geeigneten Validierungsanwendung (siehe auch Rn. 35a) überprüft werden.“
Hintergrund:
[i]PDF-Teil der Rechnung ist nicht entscheidendNach dem Ende der Übergangsregelung – in der Regel nach dem , spätestens nach dem – ist ein Vorsteuerabzug nur zulässig, sofern eine E-Rechnung im „richtigen“ Format vorliegt. Damit ist der Rechnungsempfänger verpflichtet, die Richtigkeit der eingehenden E-Rechnung zu überprüfen. In dem Zusammenhang ist weiterhin bedeutsam, dass der Datensatz die entscheidende Grundlage für die Rechnungsbestandteile und deren Richtigkeit ist. Der PDF-Teil, der bei einer Rechnung im ZUGFeRD-Format mitgeliefert wird, ist unbedeutend.S. 1005
[i]Abweichung zwischen PDF und DatensatzDer Steuerpflichtige erhält eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format, macht eine Sichtprüfung des PDF-Teils und den Vorsteuerabzug geltend, da alle Pflichtangaben der Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG (sichtbar) enthalten und richtig sind. Im Rahmen einer nachgelagerten Betriebsprüfung analysiert die Finanzverwaltung den Datensatz dieser Rechnung und stellt fest, dass nicht alle Rechnungsbestandteile im Datensatz enthalten sind.
Der Vorsteuerabzug wird verwehrt. Es ist fraglich, ob nicht sogar eine leichtfertige Steuerverkürzung vorliegt. Der leistende Unternehmer (Rechnungsersteller) wird ebenfalls geprüft, da es zu einer doppelten Rechnungsstellung und -versendung kam, denn die Rechnungen sind inhaltlich nicht identisch und daher entsteht die Umsatzsteuer ein zweites Mal (§ 14c UStG).
Beispiele für technische Fehler:
nicht valide XML-Struktur, z. B. fehlende Tags, falsche Hierarchie oder Sonderzeichen,
nicht konformes Schema, z. B. Verstoß gegen die EN 16931-Validierungsregeln,
falscher MIME-Typ oder falsche Dateiendung, z. B..xml erwartet, aber.txt geliefert.
2. Inhaltliche Fehler der Geschäftsregeln
Entwurf, Rz. 35:
„Inhaltliche Fehler (festgestellt z. B. als kritische Fehler – ‚Critical Error‘ – im Rahmen einer Validierung) führen dazu, dass eine E-Rechnung vorliegt, die jedoch nicht ordnungsmäßig ist. Auch ein bloßer Verweis in den strukturierten Daten auf eine Anlage, in der die Rechnungspflichtangaben in unstrukturierter Form enthalten sind, genügt nicht.“
Finale Fassung, Rz. 6b und 35a:
„Geschäftsregeln [= Inhalt der E-Rechnung] sind technische Vorschriften zur Überprüfung der logischen Abhängigkeiten der in einer E-Rechnung enthaltenen Informationen. Geschäftsregelfehler können sich dadurch ergeben, dass die in einer Rechnung enthaltenen Informationen unvollständig sind (z. B. keine Angabe im Pflichtfeld ‚BT-10 Buyer Reference‘ in einer XRechnung) oder zueinander in Widerspruch stehen (z. B. Steuerbetrag stimmt rechnerisch nicht mit dem angegebenen Steuersatz überein) und z. B. als kritischer Fehler – ‚Critical Error‘ – im Rahmen einer Validierung festgestellt werden. Zu den Rechtsfolgen vgl. Rz. 35a.“