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E-Rechnungen austauschen über DATEV
Möglichkeiten und Funktionsweise der DATEV E-Rechnungsplattform
Seit dem gilt die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen im B2B-Bereich. Trotz der großzügigen Übergangsfristen sollten Unternehmen die Umstellung nutzen, um die Buchhaltung weiter zu digitalisieren. Denn mittel- bis langfristig führt im B2B-Bereich kein Weg an der E-Rechnung vorbei. Darüber hinaus bietet der Umstieg mittelfristig die Möglichkeit der Kostenreduktion aufgrund der geringeren Kosten durch digitale Belege. Der Beitrag fasst die gesetzlichen Vorschriften zusammen und zeigt die Möglichkeit der Nutzung der DATEV E-Rechnungsplattform.
Eine E-Rechnung liegt nur dann vor, wenn diese in einem strukturierten Format vorliegt und somit maschinenlesbar ist.
Der Empfang von E-Rechnungen ist seit dem verpflichtend für Unternehmen. Im Gegensatz zum Versand von E-Rechnungen gibt es hier keine Übergangsfristen.
Für den Empfang von E-Rechnungen kann die DATEV E-Rechnungsplattform verwendet werden.
I. Herausforderungen und Chancen durch die E-Rechnung
Seit dem gilt die E-Rechnungspflicht für B2B-Transaktionen in Deutschland. Diese Neuerung ist eine der bedeutendsten Veränderungen im Bereich der Rechnungsstellung und betrifft Steuerberater ebenso wie ihre Mandanten. Ziel der Regelung ist es, Prozesse zu automatisieren, die Transparenz zu erhöhen und Steuerbetrug zu bekämpfen. Insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) bedeutet dies eine Herausforderung, da sie bestehende Prozesse anpassen und sich auf neue Softwarelösungen einstellen müssen.
Für Steuerberater birgt die Einführung der E-Rechnung sowohl Herausforderungen als auch Chancen. Einerseits müssen sie ihre Mandanten bei der Implementierung und Umsetzung unterstützen; andererseits bietet sich die Möglichkeit, die eigene Beratungskompetenz zu erweitern und neue Dienstleistungsfelder zu erschließen. Beispielsweise können Steuerberater ihre Mandanten bei der Auswahl geeigneter Softwarelösungen, der Einhaltung rechtlicher Vorgaben und der Optimierung von Rechnungsprozessen unterstützen.
Die E-Rechnungspflicht bietet die Chance, Ihre Mandanten davon zu überzeugen, Ihnen die Belege nicht mehr in einem Ordner regelmäßig in der Kanzlei vorbeizubringen, sondern diese digital über „Unternehmen online“ zu übermitteln. Dies schafft nicht nur für Ihre Mandanten einen Mehrwert, sondern positioniert Ihre Kanzlei auch als kompetenter Ansprechpartner für digitale Themen.
II. Grundlagen der E-Rechnung
1. Definition und Vorteile der E-Rechnung
Seit dem gilt eine neue Definition für elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) in Deutschland. Eine E-Rechnung ist dann eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein einfaches PDF-Dokument ohne strukturierte Daten erfüllt diese Anforderungen nicht mehr und wird als „sonstige Rechnung“ eingestuft (vgl. , BStBl 2024 I S. 1320, NWB KAAAJ-68891).
Strukturiertes elektronisches Format: Dies bedeutet, dass die Rechnung in einem Format vorliegen muss, das maschinenlesbar ist und eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Beispiele hierfür sind Formate wie XML oder hybride Formate wie ZUGFeRD, die sowohl strukturierte Daten als auch ein menschenlesbares PDF enthalten. Bei der Rechnung in Übersicht 1 handelt es sich um eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format (Quelle: selbst erstellte Ausgangsrechnung aus der DATEV E-Rechnungsplattform). Diese Rechnung ist nicht nur maschinen-, sondern auch menschenlesbar. S. 112