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Rechnungsbetrug: Risiken mit gezielten Maßnahmen verringern
Mit Checkliste in der NWB Datenbank
Seit Jahresanfang müssen Unternehmen und Selbständige elektronische Rechnungen empfangen können. Grundsätzlich gilt das auch für den Versand von elektronischen Rechnungen; allerdings gibt es hier Übergangsfristen für kleine Betriebe, die maximal bis 2028 gelten. Doch die fortschreitende Automatisierung zieht auch Betrüger an. Inzwischen mehren sich die Berichte von Unternehmen, die gefälschte oder geänderte Rechnungen erhalten und gezahlt haben. Nicht nur die Anzahl der Betrügereien steigt und wird mit zunehmender Digitalisierung weiter steigen, sondern die Betrugsversuche werden durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz auch immer ausgefeilter werden. Doch Unternehmen sind nicht wehrlos und können das Betrugsrisiko reduzieren. Der Beitrag zeigt exemplarisch, welche Betrugsmethoden derzeit kursieren und wie sich Unternehmen dagegen wehren können, inklusive direkt anwendbarer Checkliste in der NWB Datenbank. Er soll sensibilisieren und stellt einen Einstieg in ein durchaus komplexes Thema dar.
Rechnungsbetrug vorbeugen – Checkliste NWB JAAAJ-82381
Durch die Digitalisierung des Rechnungsprozesses steigt das Risiko von Rechnungsbetrug.
Neben klassischen Phishing-Attacken kommt es vermehrt zur Zustellung gefälschter oder doppelter Rechnungen.
Das Schadenspotenzial ist enorm, wenn es um große Geldbeträge geht, die aufgrund des Rechnungsbetrugs doppelt bezahlt werden; im Extremfall droht sogar die Insolvenz. Wer auf dem Schaden sitzen bleibt, ist unklar, da die Gerichte unterschiedlich entscheiden.
Hinzu kommen Imageprobleme, und es besteht das Risiko, dass auch langjährige Geschäftsbeziehungen abgebrochen werden.
Unternehmen können vorbeugen, indem sie noch wachsamer sind als bisher, ihren Rechnungseingangsprozess verbessern und strikt beachten sowie gängige IT-Sicherheitsmaßnahmen umsetzen.
I. Wie kann Rechnungsbetrug aussehen?
Bereits weit verbreitet ist die Masche, dass Betrüger Rechnungen für tatsächlich erbrachte Leistungen, die digital versendet wurden, abfangen und die echten Kontodaten des Rechnungsstellers durch eigene Bankdaten austauschen. Da E-Mailadresse und die E-Mail an sich nicht verändert werden, sondern nur die Rechnung, erkennen die Empfänger den Betrug häufig nicht. Diese Masche ist nicht nur bei Privatkunden erfolgreich, die in der Regel keine systematische Rechnungsprüfung vornehmen. Auch Unternehmen mit lückenhaftem Rechnungsprüfungsprozess werden vermehrt Opfer solcher Betrügereien. Diese fliegen erst auf, wenn der Rechnungssteller eine Mahnung schickt. Hier wird immer wieder versucht, Rechnungen dahingehend zu manipulieren, dass man sie mit Texten wie diesem versieht: „Achtung: Bankverbindung geändert. Überweisung bitte auf das angegebene neue Konto“.
Außerdem kommt es vor, dass Rechnungen ein zweites Mal gesendet werden, um Zahlungen zu erschleichen. Häufig erhalten Unternehmen auch Rechnungen für nicht gelieferte Waren oder Leistungen in der Hoffnung, dass kein Abgleich zwischen Buchhaltung und (vermeintlichem) Besteller erfolgt.
Nach wie vor gibt es natürlich „klassische“ Phishing-Angriffe: Cyberkriminelle geben sich als rechtmäßige Lieferanten aus und versuchen mit der Erstellung nahezu identisch aussehender E-Mail-Adressen den Anschein zu erwecken, dass die Zahlung von einer legitimen, vertrauenswürdigen E-Mail-Adresse aus angefordert wird. Häufig wird nur ein Buchstabe bei den E-Mail-Adressen ausgetauscht, womit ein Betrug auf den ersten Blick kaum zu erkennen ist. S. 75
Statt info@bauunternehmen.de wird die Adresse info@baunternehmen.de verwendet.