Unternehmer sind Sammler

Unternehmer sind Sammler. Allerdings nicht (immer) ganz freiwillig – zumindest bei unzähligen Geschäftsunterlagen sorgt der Gesetzgeber dafür, dass diese zwischen sechs und zehn Jahren aufbewahrt werden müssen. Diese für Unternehmen sehr kostspielige Verpflichtung ist durch eine gewinnmindernde Rückstellung (für ungewisse Verbindlichkeiten) bilanziell zu berücksichtigen. Wichtig ist, dass diese Rückstellungen finanzamts- und rechtsprechungskonform gebildet werden. Schließlich stellen Rückstellungen grundsätzlich einen Prüfungsschwerpunkt im Rahmen von steuerlichen Außenprüfungen dar.

Daniel Denker zeigt ab der Seite 507 die konkreten Rahmenbedingungen auf. Darüber hinaus erläutert er anhand von Beispielen, wie eine Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen sicher vor Beanstandungen bei etwaigen Betriebsprüfungen zu bilden ist. In seinem Beitrag geht er dabei sowohl auf die aufzubewahrenden Unterlagen als auch die Bewertung der Aufbewahrungsrückstellung ein. Hierbei ist zu beachten, welche Kosten überhaupt einzubeziehen sind und wie die Rückstellung zu berechnen ist, wobei die Abzinsung genau wie der handelsrechtliche Höchstansatz zu beachten sind – um nur einen Teil der Punkte, die bei Rückstellungen relevant sind, zu nennen. Viele Themen also, die beachtet und richtig umgesetzt werden wollen. Umso wichtiger, hier auf „sicherem Boden“ zu stehen.

Denn auch wenn Rückstellungen, u. a. für Aufbewahrungen, regelmäßig gebildet werden und wir alle oft dazu neigen, dies als Basiswissen und somit als bekannt vorauszusetzen, sollte man nicht vergessen: Nicht ohne Grund ist dieser Bereich ein Prüfungsschwerpunkt im Rahmen der steuerlichen Außenprüfung bei so vielen Unternehmen.

Sie möchten noch mehr Infos zum Thema? Dann empfehle ich Ihnen einen Blick in die NWB Datenbank: Im Kontierungslexikon erfahren Sie Einzelheiten zum praktischen Vorgehen bei der Kontierung von Aufbewahrungsrückstellungen unter NWB FAAAG-51772. Hier erfahren Sie, welche Konten benötigt werden und können anhand von Praxisbeispielen und Buchungssätzen das konkrete Vorgehen im Einzelfall erschließen.

Beste Grüße

Beate Blechschmidt