Stadt, Land, Mandant

Die richtige Ortswahl kann für die Entwicklung einer Kanzlei entscheidend sein

Fragt man in Husum nach dem Weg zur Steuerberaterkanzlei Greve & Bauer, wissen die Einheimischen meist nach kurzem Überlegen Rat: Klar, das sind doch die mit der Kuh auf dem Dach! Die Steuerberater, das ist in der nordfriesischen Kleinstadt bekannt, haben ihren Sitz im an die Stadt grenzenden Gewerbegebiet, in einem schlichten, hellgrauen Ziegelbau. Auf dessen Dach, weithin sichtbar: Eine Sitzbank in Form einer freundlich dreinblickenden Kuh. „Wenn wir neue Mandanten fragen, woher sie unsere Kanzlei kennen, sagen die tatsächlich oft: Na, ihr habt doch die Kuh auf dem Dach”, sagt Marc Greve, einer der beiden Geschäftsführer der Kanzlei.

Ein bisschen erstaunlich findet er die Popularität der mintgrün-weiß gefleckten Kuh schon. Die avancierte noch unter der Ägide der Vorbesitzerin der Kanzlei zum Markenzeichen. Edda Hoyer, Tochter des Kanzleigründers, stellte das Tier Ende der Neunziger auf das Dach des Kanzleineubaus im Gewerbegebiet. Ihr Vater hatte die Kanzlei noch als Einzelkämpfer im eigenen Wohnhaus in der Stadt betrieben – unter Leitung der Tochter sollte die Kanzlei wachsen, brauchte mehr Platz und zog deshalb um. „Eigentlich fiel die Entscheidung für den Standort im Gewerbegebiet in erster Linie, weil es dort gerade neu erschlossene, günstige Grundstücke gab”, sagt der heutige Chef Greve, der bis zur Übernahme bereits lange Jahre eng mit Hoyer zusammenarbeitete. Bezahlbare Flächen, Platz für einen schlichten, aber modernen Neubau – die Entscheidung für den Standort war schnell gefallen. Dank der Kuh auf dem Dach, und auch weil einige Jahre später ein vielbesuchtes Konferenzzentrum das Gewerbegebiet zum Anziehungspunkt für die örtliche Wirtschaft machte, wurde der Standort zum Markenzeichen und Erfolgsfaktor für die Kanzlei – per Zufall.

So geht es oft bei der Standortwahl: Ein günstiges Angebot vom Makler, ein leerstehendes Büro in der Nachbarschaft, Empfehlungen von Bekannten und Geschäftsfreunden, die Nähe zum Wohn- oder Studienort oder zur Niederlassung des ersten Großkunden, günstige Mieten im Vorort – häufig sind es Zufälle, die Steuerberatern den entscheidenden Anstoß bei der Wahl ihres Kanzleistandorts geben. „Die meisten Steuerberater verlassen sich bei der Standortentscheidung vor allem auf ihr Bauchgefühl”, sagt Josef Weigert, Kanzleiberater aus Neumarkt in der Oberpfalz. „Eine ausführliche Standort-Analyse, bei der Konkurrenzsituation, Zugang zu potenziellen Mandanten und Mitarbeitern, Größe des Beratungsgebiets, Expansionsmöglichkeiten und Kosten genau abgewogen werden, findet hingegen nur selten statt.” Das liegt auch daran, dass Steuerberater ihre Mandanten selten in der direkten Nachbarschaft rekrutieren, Laufkundschaft spielt meist keine große Rolle.

Dennoch hat die Standortwahl gravierende Auswirkungen auf Mandantenkreis und Arbeitsalltag: Das eigene Büro ist stets auch Visitenkarte für den Berater und zeigt – ob bewusst oder unbewusst – welchen Mandantenkreis er ansprechen will. Im kleinen, aber feinen Büro in der Großstadt empfangen Berater andere Kunden als im pragmatischen Zweckbau im Gewerbegebiet oder im spartanisch eingerichteten Büro im ländlich gelegenen Eigenheim. Je nach Standort ist es leichter oder schwieriger, qualifiziertes Personal zu finden. Und wer vom bodenständig-dörflichen Idyll aus neue Mandanten gewinnen will, für den wird womöglich über kurz oder lang der Geschäftswagen zum wichtigsten Arbeitsort. Der Kanzleistandort und die Räumlichkeiten müssen zur Kanzlei und ihrer Ausrichtung passen. Bauchgefühl allein ist da kein guter Ratgeber. Es sei denn, man hat einfach Glück – wie die Husumer Kanzlei mit ihrem Standort im Gewerbegebiet.

Stadt oder Land: eine Strategiefrage

Wer sich nicht nur auf sein Glück verlassen will, für den ist die Standortfrage eine wichtige strategische Entscheidung. Und sie stellt sich nicht nur bei der Gründung einer Kanzlei, sondern immer wieder. Verändert sich die Kanzlei, muss sich auch der Standort verändern, entschieden deshalb Jan Schmidt und sein Partner Helge Vogt im Jahr 2006. Der Kanzleigründer schied damals aus Altersgründen aus, Schmidt und Vogt übernahmen die Kanzleiführung. Bis zu diesem Zeitpunkt hatte die Kanzlei ihren Sitz in einem Einfamilienhaus im nördlich von Hamburg gelegenen Norderstedt. „Für uns war klar, dass wir die Kanzlei nach der Übernahme auf Wachstum ausrichten und neue Mandanten im Hamburger Umfeld gewinnen wollten”, berichtet Schmidt. Zielgruppe sollten kleine und mittelgroße Unternehmen sein – zu ihnen sollte auch der neue Standort passen.

„Einerseits war es uns wichtig, die bestehende Mandantschaft, vor allem kleinere Unternehmen und Selbstständige aus dem Hamburger Umfeld, nicht zu verschrecken. Andererseits wollten wir auch größere Mandate in der Stadt gewinnen.” Also suchten die Steuerberater nach einem Bürogebäude im Norden der Stadt, das für beide Mandantengruppen attraktiv ist. „Mit der Standortwahl gibt man auch ein Statement darüber ab, in welchem Preissegment man sich bewegt. Ein teures Prestige-Büro in der Innenstadt wäre deshalb für uns nicht in Frage gekommen.” Die Steuerberater wollten auf keinen Fall riskieren, dass sich Kleinmandate wegen hoher Standortkosten nicht mehr rechnen. „Wegen des herrschenden Fachkräftemangels bilden wir unsere Mitarbeiter zum größten Teil selbst aus”, erklärt Schmidt. „Gerade für die Ausbildung bieten sich Kleinstmandate sehr gut an, um Mitarbeiter einzuarbeiten. Doch bei diesen ist der Honorardruck sehr groß, da kämpft man um jeden Euro Deckungsbeitrag.” Die Kanzlei setzt daher auf ein engmaschiges Controlling, kalkulierte genau durch, was jeder Mitarbeiter kostet – inklusive der anteiligen Raumkosten. „Wir wollen unseren Mitarbeitern attraktive Boni als Anreiz bieten. Wäre der Fixkostenanteil durch ein teures Büro zu hoch, würde das unseren Spielraum einengen.”

So fiel die Entscheidung für einen Standort in einem Gewerbegebiet im Hamburger Stadtteil Fuhlsbüttel in der Nähe des Flughafens. „Wir sind bei den Mietkosten bewusst an die obere Grenze des Budgets gegangen. Das Gebäude sticht architektonisch hervor, bietet ausreichende Parkflächen und Platz für weiteres Wachstum.” Die Strategie ging auf: Die Kanzlei konnte attraktive Großmandate für sich gewinnen, könnte sich inzwischen sogar teurere Räume leisten. „Wir haben uns aber bewusst gegen einen Umzug in noch repräsentativere Büros in zentralerer Lage entschieden”, sagt Schmidt. „Schließlich hat sich der Standort als gelungener Kompromiss bewährt, viele Mitarbeiter sind in die nähere Umgebung gezogen, und wir konnten sogar noch zusätzliche Parkplätze für die Kanzlei finden.”

Auch zu einem neuen zusätzlichen Standbein, der Beratung bei Immobiliengeschäften, passe der jetzige Standort gut. „Das Gebäude ist architektonisch sehr ansprechend und modern und passt auch zu dieser neuen Mandantengruppe.” Ein erneuter Standortwechsel stehe daher vorerst nicht an. „Es hat sich für uns ausgezahlt, dass wir die Standortwahl strategisch mit Blick auf die Zukunft angegangen sind”, sagt Schmidt.

Nicht immer lässt sich die Zukunft so genau planen. „Teure Prestigeräume sind in der Anfangszeit ein unnötiges Risiko. Die Miete ist bei Existenzgründungen ja nun einmal der größte Fixkostenblock”, sagt Stefan Bobzin. Der junge Steuerberater hat sich vor zwei Jahren gemeinsam mit Partner Dennis Gohr selbstständig gemacht. „Am wichtigsten ist doch für den Anfang, dass die bestehenden Mandanten zufrieden sind, und dass die Büroräume bezahlbar sind.”

Parkplätze sind den Mandanten wichtig

Eine eingehende Standortanalyse haben sich die beiden Gründer gespart, als sie per Zufall ein Angebot für günstige Büroräume in einem stadtnahen Vorort fanden. Aber sie fragten ihre Mandanten, was ihnen beim zukünftigen Standort der Kanzlei wichtig sei. Die Antwort war so pragmatisch wie eindeutig: ausreichend Parkplätze. „Das ist ja auch verständlich. Für die Mandanten ist vor allem wichtig, dass sie uns schnell und unkompliziert erreichen können”, sagt Bobzin. „Deshalb haben wir uns gegen einen Standort in der Lübecker Innenstadt entschieden, wo fast ausschließlich Anwohner fahren und parken dürfen.” Den Gründern selbst war wichtig, dass der Standort genug Platz für weiteres Wachstum bietet. „Wir wollen ja nicht bei jedem Wachstumsschritt umziehen. Sonst wären die Mandanten irgendwann genervt.” Auch deshalb schreckten die Gründer vor allzu hohen Büromieten zurück: Zu Anfang nicht voll besetzte Räume wären bei einer hohen Miete eine finanzielle Belastung gewesen.

Die beiden Steuerberater hatten vor der Gründung ihrer Kanzlei sowohl bei kleineren Kanzleien als auch bei einer der „Big Four”-Prüfungsgesellschaften gearbeitet. „Natürlich kann unsere Kanzlei nicht aussehen wie die High-End-Räume der Großkanzleien, die sich bei Einrichtung und Lage das Beste vom Besten leisten können.” Das müsse aber kein Nachteil sein. Auch Bescheidenheit könne bei Mandanten gut ankommen – wenn man die Standortwahl nur richtig verkauft. „Wir treten bewusst als junge, moderne Kanzlei auf. Altmodische Teppich-Etagen und zu viel Marmor würden dazu gar nicht passen”, sagt Bobzin. Mandanten, die auf ein solch gediegenes Ambiente Wert legen, würden sich wohl ohnehin nicht an eine frisch gegründete kleine Kanzlei wenden, sondern eher an eine alteingesessene Traditionskanzlei mit bekanntem Namen. „Bei einem übertrieben luxuriösen Büro würden sich die Mandanten in unserem Fall höchstens fragen, warum sie das mit ihren Honoraren bezahlen müssen.” Modern, pragmatisch, schlicht und effizient – das passt einfach besser zu der jungen Kanzlei.

Die Kosten im Blick behalten

Ob Feld, Wald und Wiese oder lieber Großstadtdschungel: In jedem Fall müssen Kosten- und Ertragsstruktur genau durchkalkuliert werden. Die Raumkosten von Steuerberater-Kanzleien liegen im Schnitt bei drei bis sechs Prozent des Umsatzes. Es gilt die Faustregel: Je größer die Kanzlei, desto geringer der Anteil der Raumkosten am Umsatz. Für Kanzleien mit ehrgeizigen Wachstumsplänen können die teuren Mieten in Großstädten eine große Belastung sein: „Wenn man mit Blick auf den nächsten Wachstumsschritt größere Flächen anmietet als notwendig, wird das in der Stadt schnell teuer”, sagt Kanzleiberater Weigert. „Auf mehr als 10 Prozent des Umsatzes sollten Steuerberater die Raumkosten auch in einer solchen Phase nicht ansteigen lassen.” Auf einen ländlichen Standort auszuweichen, nur um Kosten zu sparen, ist allerdings auch keine Lösung. „Natürlich sind Büroflächen auf dem Land sehr viel günstiger als in der Stadt. Dafür ist aber auch das Honorarniveau entsprechend niedriger. Und es ist schwieriger, geeignetes Personal zu finden”, erklärt der Kanzleiberater.

Gerade auf dem Land kann ein bestehendes Netzwerk entscheidend sein, um Tritt zu fassen. Für Steuerberater Anton Klein lautete die wichtigste Frage bei der Standortwahl denn auch nicht: Wie hoch sind die Mieten? Sondern: Wo kennt man mich? Als er sich 1989 mit der ersten eigenen Kanzlei selbstständig machte, fiel die Wahl des ehemaligen Betriebsprüfers auf seinen Heimatort: Großheubach, idyllisch gelegen im unterfränkischen Maintal, 5.000 Einwohner. „Die Alternative wäre damals gewesen, in eines der benachbarten Mittelzentren zu gehen, zum Beispiel nach Aschaffenburg oder Würzburg. Oder in die nächste Großstadt, also nach Frankfurt”, sagt Klein. „Direkt in Großheubach zu gründen, schien mir aber sinnvoller. Zum einen war ich hier schon gut vernetzt, zum anderen war die Konkurrenz hier weniger hart.” Während in den Mittel- und Großstädten Großkanzleien das Feld beherrschten, gab es in Großheubach und Umgebung hauptsächlich kleine Einzelkämpfer-Kanzleien. Klein wollte dagegen eine breit aufgestellte, größere Kanzlei aufbauen – und schuf mit einem eigenen Kanzleihaus die Voraussetzungen dafür. Mit dem Einzug in das neue Gebäude stieß Partner Thomas Schneider dazu. Ganze 900 Quadratmeter kann die Kanzlei in dem 1995 fertiggestellten Gebäude nutzen: Viel Platz für die anfangs nur 15 Mitarbeiter. Im Umfeld der Großstadt Frankfurt wäre ein solcher Bau unbezahlbar gewesen. Mit 15 Angestellten zog Klein in das Haus ein, die übrigen Räume bot er zunächst Anwälten und Unternehmensberatern aus der Region zur Miete an.

Inzwischen nutzen Klein, Schneider und Kollegen mit 40 Mitarbeitern das Kanzleihaus fast vollständig selbst. Allerdings verbringen die Berater auch einen Großteil ihrer Zeit bei Auswärtsterminen – die Kunden sitzen weit verstreut in der Umgebung, einige auch an anderen Ecken der Republik. Klein hat aus der Not eine Tugend gemacht und die Notwendigkeit, häufig zu den Mandanten zu fahren, zur Kanzleiphilosophie gemacht: „Wir betreuen unsere Kunden intensiv, wollen wissen, wie ihr Geschäft funktioniert. Dazu müssen wir vor Ort sein.”

Ein nicht zu leugnender Standortnachteil ist allerdings der Fachkräftemangel. „Wir kriegen keine jungen Leute aus dem Frankfurter Raum hierher – es ist schwierig, auf dem Land Nachwuchs zu finden.” Dieses Jahr wird Klein 65 Jahre alt, will sich aus dem aktiven Geschäft zurückziehen. „Es war schwierig, einen Nachfolger für mich zu finden.” Nun trete der Sohn eines Partners in die Kanzlei ein, so habe sich eine interne Regelung gefunden. Um qualifizierte Mitarbeiter für sich zu gewinnen und sie zu halten, müssen sich die Steuerberater im ländlichen Großheubach einiges einfallen lassen: Sie investieren viel in die Ausbildung und Weiterbildung der Mitarbeiter, bieten großzügige Arbeitszeitregelungen für Väter und Mütter. Klein und Kollegen lassen seit Jahren regelmäßig eine Masseurin in die Kanzlei kommen, sogar ein kleines Fitness-Studio ist in Planung. Was der Steuerberater auf dem Land an Kosten für die Büros spart, muss er eben in die Mitarbeiter investieren.

StB Jan Schmidt (oben) und sein Partner StB Helge Vogt haben ihre Kanzlei über den Standort in der Nähe von Hamburg strategisch ausgerichtet; der Spagat zwischen Stadt und Land ist gelungen.