Sammelbeförderung

Zusammenfassung

Unter einer Sammelbeförderung versteht man den unentgeltlichen oder verbilligten Transport von mindestens zwei Arbeitnehmern zwischen Wohnung und (lohnsteuerrechtlich erster) Tätigkeitsstätte. Hierbei erfolgt die Beförderung mit einem vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Beförderungsmittel.

Ertragsteuerlich ist die Sammelbeförderung nach § 3 Nr. 32 EStG steuerfrei.

Hinsichtlich der umsatzsteuerrechtlichen Würdigung können diese Sammelbeförderungen steuerbar oder auch nicht steuerbar sein – dies hängt von den Umständen des Einzelfalles ab. Es gilt der Grundsatz, dass die Beförderung dem privaten Bedarf der Beschäftigten zuzurechnen ist.

1. Welche Konten werden im SKR 03 oder 04 benötigt?

1.1 SKR 03

1.2 SKR 04

2. Rechtsgrundlagen

3. Wie wird kontiert?

3.1 Grundsätze zur Sammelbeförderung

Die umsatzsteuerliche Behandlung der Sammelbeförderung von Arbeitnehmern hängt davon ab, ob es sich um eine entgeltliche oder eine unentgeltliche Leistung des Unternehmers handelt. Ob aufgrund einer Sammelbeförderung Umsatzsteuer entsteht, ist vom Gesamtbild der Verhältnisse im Einzelfall abhängig. Dabei kommt es darauf an, ob die Sammelbeförderung

• aus Sicht des Arbeitgebers aufgrund besonderer Umstände zwingend zur Aufrechterhaltung des Betriebes erforderlich ist oder

• in unmittelbarem Zusammenhang mit dem Arbeitslohn steht und das Arbeitsverhältnis finanziell aufwerten soll.

3.2 Besondere Umstände zur Aufrechterhaltung des Betriebs

Erfolgt die Beförderung aufgrund besonderer Umstände, handelt es sich um einen nicht steuerbaren Umsatz, da der Transport im überwiegend betrieblichen Interesse erfolgt. Was unter „besonderen Umständen“ zu verstehen ist, muss nach dem Gesamtbild der Verhältnisse entschieden werden. Anhaltspunkte bietet hierbei Abschnitt 1.8 Abs. 4 Nr. 10 und Abs. 15 UStAE. Demnach ist eine Beförderung in überwiegend betrieblichem Interesse anzunehmen, wenn:

1. die Beförderung mit öffentlichen Verkehrsmitteln nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Zeitaufwand durchgeführt werden könnte,

2. die Arbeitnehmer an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten oder an verschiedenen Stellen eines weiträumigen Arbeitsgebiets eingesetzt werden oder

3. im Einzelfall die Beförderungsleistungen wegen eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes erforderlich werden oder wenn sie hauptsächlich dem Materialtransport an die Arbeitsstelle dienen und der Arbeitgeber dabei einige Arbeitnehmer unentgeltlich mitnimmt.

Sofern eines dieser Merkmale erfüllt wird, kann davon ausgegangen werden, dass die Beförderung nur deshalb erbracht wird, weil dies durch betriebliche Erfordernisse bedingt ist.

Für Eingangsumsätze, die im Zusammenhang mit der Sammelbeförderung angefallen sind, steht dem Unternehmer unter den weiteren Voraussetzungen des § 15 UStG ein Vorsteuerabzug zu. Hierbei kann es sich um übliche Betriebskosten wie Benzin oder Diesel handeln.

Sofern die Beförderungsleistung durch einen anderen Unternehmer erbracht wird, kann aus diesen Rechnungsbeträgen ebenfalls ein Vorsteuerabzug geltend gemacht werden, sofern hier die Voraussetzungen des § 15 UStG erfüllt sind.

3.3 Transport für den privaten Bedarf des Personals

Häufig werden Beförderungsleistungen aber nicht aufgrund besonderer Umstände erbracht, sondern aus anderen Gründen. Dies ist zum Beispiel in Branchen der Fall, in denen gewöhnlich eher niedrige Löhne gezahlt werden. Hier ist es durchaus üblich, ein Arbeitsverhältnis über das eigentliche Gehalt hinaus aufzuwerten und den Arbeitnehmern hierzu eine Sammelbeförderung anzubieten.

Entsprechend dem sog. „Werkstorprinzip“ beginnt die steuerrechtliche Tätigkeit des Arbeitnehmers erst hinter dem „Werkstor“. Die Folge: Der Zeit- und Kostenaufwand bis zum Werkstor ist dem privaten Bereich der jeweiligen Bediensteten zuzurechnen und nicht dem Arbeitgeber.

Bei der Prüfung, ob es sich um einen steuerbaren Vorgang handelt, ist grundsätzlich darauf abzustellen, ob für den genutzten Unternehmensgegenstand oder für eine bezogene Eingangsleistung ein Vorsteuerabzug für den Unternehmer (Arbeitgeber) möglich war.

• Ist dies nicht der Fall, bedarf es keiner weiteren umsatzsteuerrechtlichen Würdigung.

• Wird die Frage des Vorsteuerabzugs jedoch bejaht, handelt es sich bei diesen Leistungen um eine unentgeltliche Wertabgabe nach § 3 Abs. 9a UStG.

Zur Bestimmung der Bemessungsgrundlage für die unentgeltliche Wertabgabe ist zu prüfen, ob für die Beförderungsleistung ein eigenes, dem Unternehmen zugeordnetes Beförderungsmittel verwendet oder die Leistung durch einen Dritten erbracht wurde. Hierbei kann die Leistung des Dritten auch in der Vermietung eines Beförderungsmittels bestehen.

3.4 Transport mit eigenem Beförderungsmittel

Wird für die Beförderungen des/der Arbeitnehmer/s ein dem Unternehmen zugeordnetes Fahrzeug verwendet, handelt es sich um eine Verwendung eines dem Unternehmen zugeordneten Gegenstands nach § 3 Abs. 9a Nr. 1 UStG.

Die Bemessungsgrundlage bestimmt sich nach § 10 Abs. 4 Nr. 2 UStG dabei nach den bei der Beförderungsleistung entstandenen Ausgaben, soweit sie zum vollen oder teilweisen Vorsteuerabzug berechtigt haben. Zu diesen Ausgaben gehören auch die Anschaffungs- oder Herstellungskosten eines Wirtschaftsguts, soweit das Wirtschaftsgut dem Unternehmen zugeordnet ist und für die Erbringung der sonstigen Leistung verwendet wird.

Haben diese Ausgaben nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt, gehören sie nicht zur Bemessungsgrundlage für die erbrachte Leistung.