Verwendung der amtlichen Vollmachtsmuster;
Pflege der Vollmachten im Grundinformationsdienst;
Nutzung der ElsterKontoabfrage, des Elster Belegabrufs sowie der Elster Bescheiddatenrückübermittlung

I. Allgemeines

Das BMF hat mit Schreiben vom 10. Oktober 2013 ( BStBl. 2013 I, Seite 1258) abgestimmte Vollmachtsmuster für die Bevollmächtigung von Steuerberatern und Lohnsteuerhilfevereinen veröffentlicht. Es handelt sich hierbei um eine Vollmacht im Sinne von § 80 Abs. 1 Satz 2 AO.

Mit Schreiben des BMF vom 03. November 2014 ( BStBl. 2014 I, Seite 1400) wurde das bisherige Vollmachtsmuster für Steuerberater neu gefasst, damit es künftig von allen nach § 3 Steuerberatungsgesetz (StBerG) zur unbeschränkten Hilfeleistung in Steuersachen befugten Personen und Gesellschaften verwendet werden kann. Darunter fallen unter anderem Rechtsanwälte und Wirtschaftsprüfer.

Die derzeit gültigen Vollmachtsmuster sind als Anlage beigefügt.

Die Verwendung der amtlichen Vollmachtsmuster ist unabdingbare Voraussetzung für die elektronische Übermittlung von Vollmachtsdaten an die Finanzverwaltung. Sollen Vollmachten allerdings nicht elektronisch übermittelt werden, ist die Verwendung der Muster freigestellt. In diesem Fall können Vollmachten grundsätzlich auch weiterhin formlos erteilt werden.

Die Vollmachten können über die sogenannte Vollmachtsdatenbank derzeit bereits von Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern elektronisch übermittelt werden. Eine technische Verarbeitung der Vollmachtsdaten auf Seiten der Finanzverwaltung ist derzeit allerdings nur für die Berechtigung zur Nutzung des Elster Belegabrufs realisiert (siehe Abschnitt IV).

II. Umgang mit postalisch vorgelegten Vollmachten im Sinne des amtlichen Vollmachtsmusters

Aus technischen Gründen ist es derzeit noch nicht möglich, die auf Grundlage des amtlichen Vollmachtsmusters elektronisch übermittelten Vollmachtsdaten automatisch im Grundinformationsdienst abzulegen. Ein Ausdruck der übermittelten Daten erfolgt ebenfalls nicht. Die Finanzämter erhalten insoweit keine Kenntnis über die elektronisch übermittelten Vollmachtsdaten. Von vielen Steuerberatern bzw. Lohnsteuerhilfevereinen werden die mittels des amtlichen Musters erteilten Vollmachten zusätzlich in Papierform bei den Finanzämtern eingereicht. Eine allgemeine Verpflichtung hierzu besteht jedoch nicht.

Die grundsätzliche Vorgehensweise im Finanzamt ändert sich durch das neue Vollmachtsmuster nicht. Auch bisher konnten vollumfängliche oder eingeschränkte Vollmachten gegenüber dem Finanzamt angezeigt werden. Insoweit ist – wie bisher – insbesondere zu prüfen, für welche Steuernummern die erteilte Vollmacht zu berücksichtigen ist.

Das amtliche Vollmachtsmuster unterscheidet zwischen einer Handlungs- und einer Bekanntgabevollmacht.

1. Handlungsvollmacht

Das Vollmachtsmuster geht grundsätzlich von einer Generalvollmacht aus, die in allen steuerlichen und sonstigen Angelegenheiten im Sinne des § 1 StBerG gilt. Es sieht jedoch gleichzeitig auch eine Vielzahl von Möglichkeiten zur Einschränkung des Umfangs der Vollmacht vor (z. B. hinsichtlich Steuerart oder Zeitraum). Bei Eingang der Vollmacht ist daher zu prüfen, welche Arbeitsbereiche (zum Beispiel Veranlagungsbezirk, Grunderwerbssteuerstelle) von der Vollmacht betroffen und zu unterrichten sind.

Wird eine Vollmacht zum Beispiel im Zusammenhang mit einer Steuererklärung eingereicht oder ergibt sich aus dem der Vollmacht beigefügten Anschreiben, dass gegenwärtig nur ein bestimmter Arbeitsbereich betroffen ist (z. B. enthält das Anschreiben eine Veranlagungssteuernummer), ist es aus Vereinfachungsgründen ausreichend, wenn die Vollmacht nur an diesen Arbeitsbereich weitergegeben wird.

Das Vollmachtsmuster umfasst auch Steuerarten, die nicht durch die Finanzämter verwaltet werden (zum Beispiel Festsetzung der Gewerbesteuer oder der Grundsteuer). In diesem Fall ist die Weitergabe einer eingereichten Papiervollmacht an die zuständige Behörde (z. B. das Steueramt der Gemeinde) nicht notwendig.

Im Bereich der Veranlagungssteuern ist die Handlungsvollmacht personell in die Grundinformationsdaten in den Registerkarten „Persönliche Angaben” und/oder „Betriebliche Angaben” einzupflegen, soweit eine Steuernummer von der Vollmacht betroffen ist (Steuerberatermerker).

Da eine gespeicherte Handlungsvollmacht keine negativen Auswirkungen für den Steuerpflichtigen nach sich zieht, ist diese auch bei etwaigen Einschränkungen in der Handlungsvollmacht zu setzen.

Soweit Einschränkungen in der Handlungsvollmacht oder bei der Bekanntgabevollmacht (vgl. Textziffer 2) für die Kommunikation mit dem Vollmachtnehmer oder dem Steuerpflichtigen selbst von Bedeutung sind (z. B. Vollmacht beschränkt sich auf bestimmte Steuerarten oder Veranlagungszeiträume), ist durch geeignete Maßnahmen sicherzustellen, dass diese Einschränkungen von allen betroffenen Stellen im Finanzamt beachtet werden. Hierfür sind die Einschränkungen der Vollmacht in den FnD „Frei formulierte Bemerkungen” oder den Vermerkzeilen des Grundinformationsdienstes zu erfassen. Insbesondere durch die Erfassung in den FnD sind die Informationen über die Einschränkung der Vollmacht auch für andere Arbeitsbereiche zugänglich.

Enthält die Handlungsvollmacht eine zeitliche Einschränkung, ist zumindest die Einschränkung hinsichtlich bestimmter Veranlagungszeiträume im Grundinformationsdienst zu erfassen.

Soweit die eingereichte Vollmacht unvollständige oder nicht plausible Angaben enthält (z. B. Ausschluss der Einkommensteuer oder Ausschluss des Festsetzungsverfahrens, obwohl der Steuerpflichtige nur mit Einkommensteuer beim Finanzamt geführt wird), ist zunächst beim Vollmachtnehmer oder beim Vollmachtgeber selbst zu erfragen, ob die Vollmacht tatsächlich im eingereichten Umfang Wirkung entfalten soll. Die Eingabe im Grundinformationsdienst erfolgt erst nach Klärung des Sachverhaltes.

Werden Ehegatten gemeinsam steuerlich vertreten, muss jeder Ehegatte eine Vollmacht gegenüber dem Vollmachtnehmer erteilen. Wird die Vollmacht nur für einen Ehegatten eingereicht, ist dennoch unter der gemeinsamen Steuernummer der Ehegatten die Handlungsvollmacht zu speichern. Bestehen begründete Zweifel an der Vertretungsbefugnis für beide Ehegatten, ist ein schriftlicher Nachweis der auch vom anderen Ehegatten erteilten Vollmacht anzufordern.

2. Bekanntgabevollmacht

Das amtliche Vollmachtsmuster sieht hinsichtlich der Erteilung einer Bekanntgabevollmacht folgende Alternativen vor:

Die Vorgaben des amtlichen Vollmachtsmusters können derzeit nicht inhaltsgleich im Grundinformationsdienst abgebildet werden. Auch verwendet das amtliche Vollmachtsmuster nicht die bekannten Begrifflichkeiten Festsetzungsverfahren und Erhebungsverfahren. Daher ist wie folgt vorzugehen:

2.1 Keine Alternative angekreuzt

In diesem Fall liegt zwar eine Handlungsvollmacht vor, es fehlt aber an einer Bekanntgabevollmacht. Im Grundinformationsdienst sind daher in der Registerkarte „Empfangsbevollmächtigte” keine Eintragungen vorzunehmen.

2.2 Beide Alternativen angekreuzt

Es liegt eine vollumfängliche Bekanntgabevollmacht vor, so dass im Grundinformationsdienst eine Empfangsvollmacht für das Festsetzungs- und Erhebungsverfahren zu setzen ist.

2.3 Kreuz nur bei Alternative 1

Die dem steuerlichen Vertreter erteilte Bekanntgabevollmacht soll für alle Verwaltungsakte gelten.

Hinsichtlich des Festsetzungsverfahrens wurde eine uneingeschränkte Bekanntgabevollmacht erteilt, die entsprechend im Grundinformationsdienst zu erfassen ist.

Bezüglich des Erhebungsverfahrens wurde die Empfangsvollmacht jedoch eingeschränkt, da diese nicht für Vollstreckungsankündigungen und Mahnungen gelten soll. Diese Einschränkung lässt sich im Grundinformationsdienst derzeit technisch nicht abbilden. Es ist daher keine Empfangsvollmacht für das Erhebungsverfahren zu setzen, aber durch geeignete Maßnahmen (z. B. Erfassung in den FnD, siehe Textziffer II. 1.) sicherzustellen, dass Verwaltungsakte dem Vollmachtnehmer bekannt gegeben werden. Bei Schreiben im Erhebungsbereich, die maschinell im Zentralversand versendet werden (z. B. Umbuchungsmitteilungen), wird aus organisatorischen Gründen hingenommen, dass diese direkt an den Steuerpflichtigen adressiert werden. Soweit ein Ausschluss auch dieser Schreiben vom Zentralversand erforderlich sein sollte, kann dies durch die Eingabe von „00000” bei der Postleitzahl des Steuerpflichten sowie des Empfangsbevollmächtigten erreicht werden.

2.4 Kreuz nur bei Alternative 2

In diesem (unwahrscheinlichen) Fall gilt die Bekanntgabevollmacht ausschließlich für Vollstreckungsankündigungen und Mahnungen. Es besteht derzeit keine Möglichkeit, diese Alternative abzubilden, so dass weder für das Festsetzungs- noch für das Erhebungsverfahren eine Empfangsvollmacht zu erfassen ist. In der Folge werden maschinell erstellte und im Zentralversand versendete Schreiben (insbesondere Vollstreckungsankündigungen und Mahnungen) nicht an den Vollmachtnehmer, sondern an den Steuerpflichtigen adressiert. Dennoch sollte ein Vermerk über die rechtswirksam erteilte Vollmacht in den FnD „Frei formulierte Bemerkungen” oder den Vermerkzeilen des Grundinformationsdienstes erfasst werden. Bezüglich der Möglichkeit, den Zentralversand auszuschließen, wird auf die Ausführungen in Textziffer 2.3 verwiesen.

2.5 Widersprüchliche Angaben

Stehen die Eintragungen bezüglich der Bekanntgabevollmacht im Widerspruch zur erteilten Handlungsvollmacht (z. B. Handlungsvollmacht schließt den Festsetzungsbereich aus, die Bekanntgabevollmacht umfasst jedoch die Entgegennahme von Steuerbescheiden), ist zunächst beim Vollmachtnehmer oder beim Vollmachtgeber zu erfragen, ob die Vollmacht tatsächlich im eingereichten Umfang Wirkung entfalten soll. Die Eingabe im Grundinformationsdienst erfolgt erst nach Klärung des Sachverhaltes.

2.6 Zeitliche Einschränkungen der Vollmacht

Soweit in der Handlungsvollmacht zeitliche Einschränkungen vorgenommen wurden, gelten diese ebenfalls für die Bekanntgabevollmacht. Insoweit ist bei erteilter Bekanntgabevollmacht zu prüfen, für welche Veranlagungszeiträume bzw. -Stichtage der Steuerfall geführt wird. Entfalten die Einschränkungen in der Vollmacht keine praktische Wirkung (z. B. Steuerkonto mit GKB E ab 01.01.2013 und Vollmacht gilt nicht für VZ vor 2013), kann diese uneingeschränkt im Grundinformationsdienst erfasst werden. Ansonsten ist keine Empfangsvollmacht zu speichern, aber durch geeignete Maßnahmen (z. B. Erfassung in den FnD, siehe Textziffer II. 1.) sicherzustellen, dass Verwaltungsakte und sonstige Schriftstücke dem Vollmachtnehmer entsprechend der Vollmacht bekannt gegeben werden. Eine Einzelbekanntgabe kann durch Eingabe von „00000” bei der Postleitzahl erreicht werden.

2.7 Bekanntgabevollmacht bei Ehegatten

Werden Ehegatten gemeinsam steuerlich vertreten, muss jeder Ehegatte eine Vollmacht gegenüber dem Vollmachtnehmer erteilen. Werden die amtlichen Vollmachten unter Angaben beider IdNr. bzw. der gemeinsamen Ehegattensteuernummer eingereicht, kann die Bekanntgabevollmacht im Grundinformationsdienst erfasst werden. Bei Unklarheiten ist der Sachverhalt durch Rückfrage beim Vollmachtgeber zu klären.

3. Doppelvollmachten

Im amtlichen Vollmachtsmuster sind Vollmachten für mehrere Personen (Doppelvollmachten) grundsätzlich ausgeschlossen, da vorgesehen ist, dass bisher erteilte Vollmachten erlöschen. Allerdings sieht das Vollmachtsmuster diesbezüglich folgende Wahlmöglichkeit vor:

Bisher erteilte Vollmachten erlöschen.⁸

oder

□ nur soweit diese dem/der o. a. Bevollmächtigten erteilt wurden.

Diese Wahlmöglichkeit hat zur Folge, dass bisherige Vollmachten nur insoweit ihre Gültigkeit verlieren, als in der neuen Vollmacht gleichlautende oder abweichende Regelungen getroffen wurden. Unter Umständen können daher für einen Steuerpflichtigen mehrere Vollmachten für unterschiedliche Vollmachtnehmer nebeneinander Bestand haben.

Sollten in diesen Fällen Zweifel bezüglich der Abgrenzung der einzelnen Vollmachten bestehen, ist der Sachverhalt zunächst durch Rückfrage beim Vollmachtgeber aufzuklären. Im Übrigen ist, soweit die Doppelvollmachten nicht im Grundinformationsdienst abgebildet werden können, durch geeignete personelle Maßnahmen sicherzustellen, dass die erteilten Vollmachten beachtet werden.

III. ElsterKontoabfrage

Die in sachlicher und zeitlicher Hinsicht uneingeschränkt nach dem amtlichen Muster erteilten Vollmachten beinhalten auch die Berechtigung für die ElsterKontoabfrage. Zur Teilnahme an der ElsterKontoabfrage ist deshalb in rechtlicher Hinsicht keine separate unterschriebene Vollmacht notwendig (vgl. BMF-Schreiben vom 07. Mai 2014, BStBl. 2014 I, 806).

Eine Vollmacht ist in sachlicher und zeitlicher Hinsicht uneingeschränkt erteilt, wenn diese weder auf einen Veranlagungszeitraum noch auf eine Steuerart begrenzt und die Berechtigung für das Erhebungsverfahren nicht ausgeschlossen wurde.

Vor dem Hintergrund des technischen Verfahrensablaufs sind weiterhin die länderspezifischen Vollmachtsmuster (vgl. Verfügung der OFD vom 15.07.2009, Az. O 2368 – OPH 213) erforderlich. Auf eine Unterschrift des Steuerkontoinhabers auf den länderspezifischen Vollmachtsmustern kann verzichtet werden, sofern diesen eine Ablichtung der vollständig ausgefüllten, in sachlicher und zeitlicher Hinsicht uneingeschränkt erteilten sowie vom Steuerkontoinhaber eigenhändig unterzeichneten amtlichen Vollmacht beigefügt ist.

Ist eine auf dem amtlichen Muster erteilte Vollmacht in sachlicher oder zeitlicher Hinsicht eingeschränkt, sind für die Freischaltung der ElsterKontoabfrage weiterhin die vom Steuerkontoinhaber eigenhändig unterschriebenen länderspezifischen Vollmachtsmuster vorzulegen.

Sind Ehegatten oder Lebenspartner Inhaber des Steuerkontos (Zusammenveranlagung), sind für eine Freischaltung der ElsterKontoabfrage für beide Ehegatten/Lebenspartner die amtlichen Vollmachten in Ablichtung vorzulegen.

Für den Widerruf der ElsterKontoabfrage wird wie bisher kein landesspezifischer Vordruck angeboten. Ein Steuerkontoinhaber kann zu jeder Zeit eine bereits erteilte Zugriffsberechtigung formlos widerrufen.

Geht dem Finanzamt ein solcher Widerruf zu, ist in den entsprechenden Steuerkonten im Grundinformationsdienst ein ggf. vorhandener Eintrag der Berufsträgerkartennummer auf der Registerkarte „ELSTER-Daten” zu löschen. Ergänzend ist das Widerrufsschreiben an das Finanzamt Göppingen (Zentralstelle ElsterKontoabfrage) zur weiteren Bearbeitung weiterzuleiten (vgl. Verfügungen der OFD vom 15.07.2009 und vom 18.03.2010, Az. O 2368 – OPH 213).

Wird im amtlichen Vollmachtsmuster die Abfrage bzw. der Abruf der bei der Finanzverwaltung gespeicherten steuerlichen Daten ausgeschlossen, ist eine bestehende Berechtigung zur ElsterKontoabfrage umgehend zu löschen.

IV. Elster Belegabruf (vorausgefüllte Steuererklärung)

Bei der Erlangung der Berechtigung zur Nutzung des Elster Belegabrufs (vorausgefüllte Steuererklärung) werden die Finanzämter nicht eingebunden. Sie erfolgt zum Beispiel durch eine Beantragung im ElsterOnline-Portal (EOP) oder durch die elektronische Übermittlung der Vollmacht an die Vollmachtsdatenbank.

Besteht eine Vollmacht nicht mehr, ist der bisherige Vollmachtnehmer verpflichtet, die Vollmacht elektronisch zu widerrufen. Aktuell wird durch den elektronischen Widerruf die Berechtigung für den Belegabruf entzogen.

Die im Finanzamt Göppingen eingerichtete Rechteverwaltungsstelle (ReVerSt) kann überprüfen, ob für einen Bevollmächtigten eine Berechtigung zum Belegabruf vorhanden ist. Anfragen können über die E-Mail-Adresse ReVerSt@fa-goeppingen.bwl.de gestellt werden. Hierbei sind die persönliche Identifikationsnummer (IdNr.) sowie das Geburtsdatum des Vollmachtgebers anzugeben.

V. Elster Bescheiddatenrückübermittlung

Werden Jahressteuererklärungen über ELSTER eingereicht, besteht die Möglichkeit, die Steuerbescheiddaten elektronisch an den Absender zu übermitteln. Hierfür setzt dieser bei der Übermittlung der Steuererklärung einen entsprechenden Vermerk.

Die Löschung einer Vollmacht im Grundinformationsdienst führt allerdings nicht automatisch dazu, dass eine Rückübermittlung der Bescheiddaten verhindert wird. Es ist daher durch eine Eintragung in den FnD im Bereich „Unterdrückung Rückl. Bescheiddaten” sicherzustellen, dass nach einem Widerruf auch die Rückübermittlung nicht mehr erfolgt.

VI. Ausblick

Aktuell können bereits von Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern Vollmachten elektronisch über die Vollmachtsdatenbank übermittelt werden. Ab der zweiten Jahreshälfte 2015 wird diese Möglichkeit auch für Mitglieder in einer Rechtsanwaltskammer eröffnet.

Wie bereits dargestellt, können die über die Vollmachtsdatenbank elektronisch übermittelten Vollmachten derzeit ausschließlich für den Elster Belegabruf technisch verarbeitet werden. Es ist geplant, die elektronischen Vollmachten vollständig auf Seiten der Finanzverwaltung zu verarbeiten.

Für den Bereich der Grundinformationsdaten soll grundsätzlich eine automatische Einspeicherung einer elektronischen Vollmacht in den betroffenen Steuerkonten erfolgen. Zweifelsfälle werden zu einer personellen Überprüfung ausgesteuert. Da die technischen Kommunikationswege komplex sind, werden entsprechende Leistungen nach aktuellem Stand erst in 2017 zur Verfügung stehen.

Des Weiteren werden die Finanzämter zukünftig über eine neue Dialoganwendung die Möglichkeit haben, auf alle elektronisch übermittelten Vollmachten zuzugreifen.

Geplant ist in diesem Zusammenhang auch der Aufbau einer zentralen Datenbank zur Verwaltung der Stammdaten von Vollmachtgebern. Insoweit können künftig zum Beispiel Adressänderungen von Steuerberatern maschinell in den betroffenen Steuerkonten eingepflegt werden.

Für Lohnsteuerhilfevereine wird ebenfalls ab 2017 die Möglichkeit eröffnet, Vollmachten elektronisch an die Finanzverwaltung zu übermitteln. Ein praktischer Nutzen ergibt sich insoweit erst, wenn die oben genannten Entwicklungen im Bereich der Grundinformationsdaten abgeschlossen sind.

Im Verfahren ELSTER ist geplant, die Produkte ElsterKontoabfrage und ELStAM-Arbeitnehmerauskunft in das Elster Berechtigungsmanagement (bereits beim Belegabruf im Einsatz) zu überführen, so dass künftig auch bei diesen Verfahren bestehende Vollmachten maschinell zu einer Freischaltung führen können. Mit einer Umsetzung ist ebenfalls erst in 2017 zu rechnen.

Es wird gebeten, die betroffenen Beschäftigten in geeigneter Art und Weise zu informieren.

Diese Verfügung wird in FAIR eingestellt und ergeht nur in elektronischer Form.

………
Vollmachtgeber/in [1]

………
IdNr. [2], [3]

………
Geburtsdatum

Vollmacht [4]
zur Vertretung in Steuersachen

………
Bevollmächtigte/r [5]

– in diesem Verfahren vertreten durch die nach bürgerlichem Recht dazu befugten Berufsträger/innen – wird hiermit bevollmächtigt, den/die Vollmachtgeber/in in allen steuerlichen und sonstigen Angelegenheiten im Sinne des § 1 StBerG zu vertreten [6].

□ Der/Die Bevollmächtigte ist berechtigt, Untervollmachten zu erteilen und zu widerrufen.

Diese Vollmacht gilt nicht für:

Die Vollmacht gilt grundsätzlich zeitlich unbefristet,

aber

□ nicht für Veranlagungszeiträume bzw. Veranlagungsstichtag/e vor ……….

□ nur für den/die Veranlagungszeitraum/-zeiträume bzw. Veranlagungsstichtag/e ……… [7]

.

Die Vollmacht gilt, solange ihr Widerruf den Verfahrensbeteiligten nicht angezeigt worden ist [8].

Bisher erteilte Vollmachten erlöschen. [9]

oder

□ nur soweit diese dem/der o. a. Bevollmächtigten erteilt wurden.

Ich bin damit einverstanden, dass alle Daten dieser Vollmacht elektronisch in einer Vollmachtsdatenbank gespeichert und an die Finanzverwaltung übermittelt werden.

………
Vollmachtgeber/-in [11]

………
IdNr.

………
Geburtsdatum

Vollmacht [12]
zur Vertretung in Steuersachen

………
(Name des Lohnsteuerhilfevereins)

wird hiermit bevollmächtigt den/die Vollmachtgeber/in in allen steuerlichen und sonstigen Angelegenheiten zu vertreten, soweit der Lohnsteuerhilfeverein hierzu nach § 4 Nummer 11 StBerG befugt ist [13].

□ Der/Die Bevollmächtigte ist berechtigt, Untervollmachten zu erteilen und zu widerrufen.

Diese Vollmacht gilt nicht für:

Die Vollmacht gilt für die Dauer der Mitgliedschaft des Vollmachtgebers im Lohnsteuerhilfeverein,

aber

Die Vollmacht gilt, solange ihr Widerruf den Verfahrensbeteiligten nicht angezeigt worden ist [14].

Ich bin damit einverstanden, dass alle Daten dieser Vollmacht elektronisch gespeichert und an die Finanzverwaltung übermittelt werden.

OFD Karlsruhe v. 16.06.2015 - O 2220/29 - OPH 324/OPH 323

Fundstelle(n):
SAAAE-93769