Steuererklärungen nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck (§ 150 Absatz 1 der Abgabenordnung - AO); Vorgaben für Erklärungen in Papierform
BStBl I S. 522
Bezug: BStBl 2012 I S. 522
Steuererklärungen sind dem Finanzamt in der Regel nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung elektronisch zu übermitteln. Sie dürfen auch in Papierform abgegeben werden, wenn
die elektronische Übermittlung gesetzlich nicht angeordnet ist (z. B. § 25 Absatz 4 Satz 1 in Verbindung mit § 46 Absatz 2 Nummer 2 bis 8 des Einkommensteuergesetzes – EStG) oder
ein durch das Finanzamt anerkannter Härtefall vorliegt (z. B. § 25 Absatz 4 Satz 2 EStG in Verbindung mit § 150 Absatz 8 – AO).
Anwendungsregelung
Dieses Schreiben ersetzt das BStBl 2012 I S. 522.
Nach Erörterung mit den obersten Finanzbehörden der Länder gilt für Steuererklärungen in Papierform Folgendes:
1. Amtlich vorgeschriebene Vordrucke
1Steuererklärungen in Papierform müssen nach „amtlich vorgeschriebenem Vordruck“ übermittelt werden (§ 150 Absatz 1 AO). Diese Anforderung erfüllen
Vordrucke, die mit den von der Steuerverwaltung freigegebenen Druckvorlagen hergestellt worden sind und z. B. in Finanzämtern zur Mitnahme ausliegen (amtliche Vordrucke);
Vordrucke, die auf den Internetseiten der Steuerverwaltung bereitgestellt und ausgedruckt werden (amtliche Internet-Vordrucke) und
Vordrucke, die nach dem Muster einer amtlich freigegebenen Druckvorlage – insbesondere durch Steuererklärungssoftware – erzeugt und ausgedruckt werden (nichtamtliche Vordrucke).
2. Herstellung nichtamtlicher Vordrucke
2Auch wer Steuererklärungssoftware oder Internetformulare herstellt, mit denen Steuererklärungen ausgedruckt und ggf. zuvor maschinell ausgefüllt werden können, stellt nichtamtliche Vordrucke her.
3Wer nichtamtliche Steuererklärungsvordrucke herstellt, muss insbesondere
die drucktechnische Ausgestaltung (Layout) und die Abmessung der amtlichen Vordrucke einhalten,
Wortlaut und Kennzahlenbeschriftung der amtlichen Druckvorlagen in vollem Umfang übernehmen,
die Zeilennummerierung sowie Seitenzahl und -folge der amtlichen Druckvorlagen in vollem Umfang übernehmen,
einen Gründruck im amtlichen Vordruck durch entsprechende Graustufen ersetzen und
in der Fußzeile den Herstellernamen angeben.
4Diese und weitere Anforderungen werden im anliegenden „Merkblatt zur Herstellung nichtamtlicher Vordrucke für Steuererklärungen“ näher erläutert (Anlage).
3. Druck amtlicher Internetvordrucke und nichtamtlicher Vordrucke
5Internet-Vordrucke und nichtamtliche Vordrucke müssen im DIN A4 Hochformat ausgedruckt werden. Die Ausdrucke müssen über einen Zeitraum von mindestens 15 Jahren haltbar und ebenso lange gut lesbar sein.
4. Eintragungen in Steuererklärungen
6Steuererklärungen in Papierform müssen wie folgt ausgefüllt sein:
Feldeinteilungen müssen eingehalten werden.
Die Zuordnung von Beträgen zu Kennzahlen muss eindeutig sein und die Kennzahlen dürfen nicht überschrieben werden.
Eintragungen müssen deutlich erkennbar sein (z. B. Druckschrift bei handschriftlichen Eintragungen oder Fettdruck bei maschinellen Eintragungen).
(Firmen-)Stempel, z. B. zur Eintragung von Adressen, sind nicht zu verwenden.
Felder, in denen kein Eintrag erforderlich ist, bleiben leer – sie sollen weder durchgestrichen noch ausgenullt noch mit sonstigen Vermerken ausgefüllt werden.
Bei negativen Beträgen ist das Minuszeichen vor den Betrag zu setzen.
5. Umgang mit mehrseitigen Vordrucken
7Steuerpflichtige müssen bei der Abgabe von Steuererklärungen in Papierform Folgendes beachten:
Mehrseitige Steuererklärungsvordrucke sind vollständig abzugeben. Dazu gehören auch Seiten ohne Eintragungen. Nicht abgegeben werden müssen Anlagen ohne jegliche Eintragung, z. B. eine leere Anlage N für den im Veranlagungszeitraum nicht berufstätigen Ehegatten.
Die Seiten mehrseitiger Vordrucke dürfen nicht miteinander verbunden werden (z. B. durch Heft- oder Büroklammern).
Schlussbestimmungen
Dieses Schreiben steht ab sofort für eine Übergangszeit auf den Internetseiten des Bundesministeriums der Finanzen (www.bundesfinanzministerium.de) zur Verfügung.
Anlage BMF-Schreiben
Merkblatt zur Herstellung nichtamtlicher Vordrucke für Steuererklärungen
Das Merkblatt richtet sich an Personen, die nichtamtliche Steuererklärungsvordrucke herstellen. Hierzu zählen auch diejenigen, die Steuererklärungssoftware oder Internetformulare herstellen, mit denen Steuererklärungen ausgedruckt und ggf. zuvor maschinell ausgefüllt werden können.
Zur maschinellen Bearbeitung scannt die Steuerverwaltung Steuererklärungen in Papierform. Um eine vollmaschinelle Beleglesung und damit die reibungslose Eingangs- und Weiterverarbeitung der auf nichtamtlichen Vordrucken abgegebenen Steuererklärungen zu gewährleisten, sind die nachfolgenden Anforderungen einzuhalten:
Merkmale zur Identifizierung und Unterscheidung der Vordrucke
Die vollmaschinelle Beleglesung erfordert, dass die verschiedenen Steuererklärungsvordrucke eindeutig identifiziert sowie amtliche und nichtamtliche Vordrucke unterschieden werden können.
Barcodes
Barcodes dienen der Identifizierung amtlicher Vordrucke. Sie dürfen deshalb nicht auf nichtamtlichen Vordrucken aufgebracht sein.
Formularschlüssel
Formularschlüssel identifizieren die verschiedenen Steuererklärungsvordrucke, z. B. identifiziert der Schlüssel „2020ESt1A011“ die Seite 1 des „Hauptvordrucks ESt 1 A“ der Einkommensteuererklärung 2020 für unbeschränkt einkommensteuerpflichtige Personen. Fehlende oder fehlerhafte Formularschlüssel verhindern die maschinelle Zuordnung des Vordrucks. Nichtamtliche Vordrucke und amtliche Vordrucke müssen daher dieselben Formularschlüssel verwenden. Der Zusatz 'NET' im Formularschlüssel ist für amtliche Internetvordrucke der Steuerverwaltung reserviert; er darf in nichtamtlichen Vordrucken nicht verwendet werden.
Herstellerbezeichnung
In der Fußzeile eines nichtamtlichen Vordrucks ist eindeutig anzugeben, wer diesen hergestellt hat. Aufgrund des begrenzten Platzes ist die vollständige Angabe des Namens und der Herstelleranschrift nicht erforderlich.
Allgemeine Layout-Vorgaben
Graurasterung
Die grüne Farbe der amtlichen Vordrucke wirkt bei der maschinellen Beleglesung als Blindfarbe. Ein Gründruck in nichtamtlichen Vordrucken, insbesondere bei Ausdrucken aus gängigen Bürodruckern, erfüllt nicht die Anforderungen einer Blindfarbe und verhindert eine effiziente maschinelle Beleglesung. Der Gründruck amtlicher Vordrucke muss daher bei nichtamtlichen Vordrucken durch Graustufen ersetzt werden:
Grüne Flächen der amtlichen Vordrucke sind als Graurasterung mit 15 % Deckung und 40er Auflösung wiederzugeben.
Grüne Schrift und grüne Linien der amtlichen Vordrucke sind schwarz wiederzugeben.
Für etwaige Hervorhebungen in den Einkommensteuererklärungen in dunklerer Farbe mit inverser Schrift (eDaten-Bereiche) ist eine Graurasterung von 40 % Deckung zu verwenden; die Schrift ist in diesen Bereichen/Zeilen ebenfalls invers darzustellen.
Ankerwinkel und Formularschlüssel
Die vier Ankerwinkel müssen auf jeder Seite vollständig und an den in den amtlichen Vordrucken vorgegebenen Positionen ausgegeben werden. Sie dürfen keine anderen Objekte des Vordrucks berühren. Ihr Abstand zur Umrandung des vorgedruckten Formulars (sog. Formular-Begrenzungslinie) und allen anderen Objekten muss mindestens 2 mm betragen. Andere Objekte außerhalb der Formularbegrenzungslinie sind die Jahreszahl, die Zeilennummern, die Formularschlüssel und die Herstellerangabe.
Formularschlüssel müssen auf jeder Seite und exakt an der gleichen Position erscheinen wie in den amtlichen Vordrucken. Ihr Abstand zur Formular-Begrenzungslinie und zu allen anderen Objekten des Vordrucks muss mindestens 2 mm betragen. Die Positionierung der Ankerwinkel und der Formularschlüssel sowie ihre Maße sind der folgenden Grafik zu entnehmen.
Die in Millimeter angegebenen Maße der Grafik entsprechen einer 100-%-Skalierung und beziehen sich auf den äußersten linken oberen Punkt einer Seite (x0-y0-Punkt).
Sofern das Formular skaliert werden muss, müssen die Ankerwinkel-Positionen entsprechend maßstabsgerecht angepasst werden.
Skalierung der Ausdrucke
Skalierungsabweichungen gegenüber dem Originallayout dürfen nur geringfügig (unter 5 %) ausfallen. Die Vergrößerung oder Verkleinerung muss in Längs- und Querrichtung gleichmäßig erfolgen. Abweichende Zeilenabstände oder die abweichende Positionierung von Eingabefeldern verhindern eine effiziente maschinelle Beleglesung. Sie sind daher nicht zulässig.
Zeilennummern und Kennzahlenbeschriftung
Die nichtamtlichen Vordrucke müssen im Wortlaut mit den amtlichen Vordrucken übereinstimmen. Fehlende/fehlerhafte Zeilennummerierungen oder Kennzahlenbeschriftungen in nichtamtlichen Vordrucken verursachen Fehler bei der maschinellen Beleglesung. Daher müssen auch Zeilennummerierung und Kennzahlenbeschriftung den Vorgaben der amtlichen Vordrucke entsprechen.
Layout-Vorgaben für Eingabefelder
Zur Erleichterung der maschinellen Lesbarkeit sind beim maschinellen Ausfüllen nichtamtlicher Vordrucke folgende Vorgaben zu berücksichtigen:
Feldeinteilung
Feldeinteilungen sind einzuhalten. In ein Eingabefeld darf nur ein nach der Anleitung zur Steuererklärung zulässiger Wert eingetragen werden.
Kammboxen und Feldseparatoren der amtlichen Vordrucke dürfen nicht in Eingabefelder eingedruckt werden. Nichtamtliche Vordrucke müssen auch dann durchgehende weiße Eingabefelder verwenden, wenn sie nicht maschinell ausgefüllt werden sollen.
Feldinhalte
Für das maschinelle Ausfüllen soll eine mindestens 10 Punkt große Schrift, aber keine Serifenschrift verwendet werden.
Die in den amtlichen Papiervordrucken vorgegebenen Datumsformate sind zu beachten. Die Punktion innerhalb der Datumsangabe ist zu ergänzen, z. B. .
Formatierung von Zahlen
Für eine optimale maschinelle Verarbeitung ist das Komma direkt in der Zahlenfolge zu drucken (z. B. 123,45). Ein Tausenderpunkt bringt für die maschinelle Verarbeitung keine Vorteile und begünstigt Lesefehler.
Beispiel für die Zahlendarstellung:
Vorgedruckte Kommata verhindern eine effiziente maschinelle Beleglesung, da sie u. U. keinem Wert zugeordnet werden können. Sie sind daher nicht zulässig.
Beispiele:
vorgedrucktes Komma unterhalb:
vorgedrucktes Komma ohne Betrag:
Keinesfalls darf auf das Komma verzichtet werden. Solche Eintragungen werden bei der maschinellen Verarbeitung als Ganzzahl ohne Nachkommastellen berücksichtigt.
Beispiel für Eintragungen ohne Komma:
Nutzerhinweise
Wer nichtamtliche Vordrucke herstellt, muss Nutzerinnen und Nutzer dieser Vordrucke auf folgende Anforderung der Steuerverwaltung hinweisen:
Vollständigkeit der Erklärung
Steuerpflichtige müssen Steuererklärungen in Papierform vollständig abgeben, d. h. einschließlich der Seiten, auf denen keine Eintragungen erfolgt sind. Nicht abgegeben werden müssen Anlagen ohne jegliche Eintragung, z. B. eine leere Anlage N für den im Veranlagungszeitraum nicht berufstätigen Ehegatten.
Ergänzende Angaben
Notwendige ergänzende Angaben zur Steuererklärung sind auf einem separaten Blatt zu machen. Leere Rückseiten der Steuererklärung sind hierfür nicht zu verwenden.
BMF v. - IV A 5 - O 1561/19/10001: 004
Auf diese Anweisung wird Bezug genommen in folgenden Verwaltungsanweisungen:
Fundstelle(n):
BStBl 2022 I Seite 1334
UAAAJ-20459