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NWB-BB Nr. 9 vom Seite 278

Excel für den Beratungsalltag – Teil 8: Daten umgestalten und weiterbearbeiten

Funktionen für schnelle statt komplexe Lösungen

Benjamin Schilling, M. A., CFM

Werden Daten oder Übersichten aus Vorsystemen oder anderen Excel-Modellen exportiert, sind die Daten meist nicht so, wie man sie benötigt oder möchte. Typisch ist, dass die Darstellung vertikal aufbereitet ist, jedoch die horizontale Umsetzung hilfreicher wäre, die Euro-Werte lieber in T€ aufgeführt werden oder das Sachkonto mit der Kontonummer in einer Zelle stehen und man zwei Zellen dafür vorsieht. Zu jedem dieser Anwenderhindernisse bietet Excel eine eigene Lösung.

Excel für den Beratungsalltag: Alle veröffentlichten Teile im Überblick, NWB ZAAAH-79571

Kernaussagen
  • Mit Transponieren, sei es über die Einfügeoption Inhalte einfügen oder mit der Funktion MTRANS, können Sie die Datendarstellung drehen, also die Spalten- und Zeilenansicht ändern.

  • Mit der Einfügeoption Inhalte einfügen gelingt es ohne großen Aufwand, Rechenschritte (Addieren, Subtrahieren, Multiplizieren, Dividieren) auf einen Datenbereich direkt anzuwenden.

  • Mit der Funktion Blitzvorschau erkennt Excel Vorgehensmuster und füllt diese für den restlichen Datenbereich aus.

Literatur-Tipp

Alle bereits veröffentlichten Teile der Beitragsreihe „Excel für den Beratungsalltag“ im Überblick finden Sie in der NWB Datenbank unter NWB ZAAAH-79571.

I. Transponieren von Daten

Werden Daten aus Vorsystemen in Excel übernommen, so kann man diese Struktur übernehmen oder anpassen. Die einfachste Form ist, die Daten per Drag and Drop zu verschieben, was bei wenigen Daten funktioniert. Liegt ein größerer Datenbereich vor, wird es schwierig.

Ausgangsbeispiel ist die Kreuztabelle in Übersicht 1. Die Umsätze sind je Monat und Umsatzgruppe abgebildet, wobei in den Spalten die Umsatzgruppen und in den Zeilen die Monate abgetragen sind. Möchte man nun die zeitliche Umsatzentwicklung horizontal abbilden – also drehen –, sind die Daten zu transponieren. Excel überführt dann die Umsatzgruppen in die Zeilen und die Monate in die Spalten. Ihnen stehen dafür zwei Möglichkeiten zur Verfügung.

1. Transponieren über Inhalte einfügen

Handelt es sich um einen einmaligen Vorgang, können Sie die Daten über Kopieren und Einfügen transponieren. Wählen Sie hierzu den entsprechenden zu transponierenden Datenbereich aus (im Beispiel A1:D15) und kopieren Sie diesen, beispielsweise mit Tastenkombination Strg + C. S. 279

Klicken Sie nun per Rechtsklick in die Zelle, in die der Datenbereich eingefügt werden soll. Die Zelle entspricht der oberen linken Zelle des neuen Datenbereichs. Excel öffnet einen Auswahlbereich, bei dem Sie über die Schnellauswahl die Einfügeoption Transponieren auswählen (siehe Übersicht 2, Nr. 1). Excel transponiert den Bereich inklusive Formatierung und Formel (siehe Übersicht 3).

Preis:
€10,00
Nutzungsdauer:
30 Tage
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