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Verfahrensdokumentation zur Kassenführung bei elektronischen Aufzeichnungssystemen
Leitfaden mit Musterformulierungen für kleine und mittlere Unternehmen
Die [i]Teutemacher, Checkliste zur Kassenführung mit elektronischen Aufzeichnungssystemen ab 2022, BBK 24/2021 S. 1180 NWB QAAAH-96276 Erstellung einer aussagekräftigen Verfahrensdokumentation zur Kassenführung stellt insbesondere für kleine und mittlere Betriebe in bargeldintensiven Wirtschaftszweigen eine große Herausforderung dar. Dieser Leitfaden unterstützt Unternehmer und ihre Berater dabei, unternehmensindividuell Infrastruktur, Datenflüsse und Verantwortungsbereiche der Kassenführung zu dokumentieren. Ein einfach gehaltener Grundaufbau, viele Eintragungshinweise und Formulierungsbeispiele für betriebliche Abläufe in der Gastronomie helfen bei der praktischen Umsetzung. Dieser Leitfaden ist angelehnt an die Muster-Verfahrensdokumentation des DFKA.
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I. Notwendigkeit einer Verfahrensdokumentation
Unter [i]Bestandteile einer Verfahrensdokumentation der Voraussetzung, dass Authentizität (= Rückführbarkeit auf den Urheber) und Integrität (= Verhinderung von Manipulationen) von buchungsrelevanten Belegen, Dokumenten und Daten gewahrt bleiben, dürfen diese digital gespeichert und unveränderbar archiviert werden. Die Daten müssen darüber hinaus den Finanzbehörden auf Anforderung, z. B. im Rahmen von Kassen-Nachschauen oder Betriebsprüfungen, digital bereitgestellt und ausgehändigt werden.
Die [i]Buba, Praxisbezogene Ansätze für die Verfahrensdokumentation, BBK 8/2019 S. 363 NWB JAAAH-10902 wesentlichen Bestandteile einer Verfahrensdokumentation sind aus Sicht der Finanzverwaltung:
Allgemeine Beschreibung,
Anwenderdokumentation,
Technische Systemdokumentation,
Betriebsdokumentation.S. 406
Sie als Unternehmer und gleichzeitig Steuerpflichtiger sind – aus Sicht der Finanzverwaltung – verpflichtet, detailliert zu beschreiben, wie Prozessdaten (hier im Besonderen die Daten der elektronischen Aufzeichnungssysteme i. S. des § 146a AO i. V. mit § 1 KassenSichV), Belege und Dokumente erfasst, empfangen, digitalisiert, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden, ohne dass die digitalen Grundaufzeichnungen einer Veränderung unterliegen (Grundsatz der Unveränderbarkeit, § 146 Abs. 4 AO, § 239 Abs. 3 HGB). Einen Teil davon können Sie selbst erledigen, geht es aber um die elektronischen Aufzeichnungssysteme, die TSE und andere DV-Systeme, sind Sie auf die Hilfe der Hersteller bzw. DV-Administratoren angewiesen.
[i]Mehrwert für UnternehmenEine Verfahrensdokumentation dient darüber hinaus auch zur Strukturierung und Optimierung von Betriebsabläufen und deren fortlaufende bzw. turnusmäßige Überwachung. Sie dient auch zur Dokumentation von steuerlich relevanten betrieblichen Besonderheiten. Somit sind die Erstellung und laufende Aktualisierung einer Verfahrensdokumentation nicht nur eine „Pflicht“, sondern stellen auch einen „Mehrwert“ für Ihr Unternehmen dar. Ferner kann so „Wissen“ erhalten und transferiert werden, z. B. bei Wechsel von Personal, IT-Verantwortlichen oder Systemkomponenten. Damit wird aber auch deutlich, dass die Erstellung einer Verfahrensdokumentation kein einmaliger Vorgang ist, sondern ein fortwährender, dynamischer Prozess.
Ihre Verfahrensdokumentation sollte somit den technischen Prozess des digitalen Datenverkehrs und der Archivierung sowie die Gewährleistung der maschinellen Auswertbarkeit wie auch die Absicherung gegen Verlust und Verfälschung der Datenbestände beschreiben.
Der folgende Leitfaden für eine Verfahrensdokumentation mit Formulierungshinweisen ist ausgerichtet auf die spezifische, technologische Systemstruktur der elektronischen Aufzeichnungssysteme mit Kassenfunktion, kann aber auch auf andere DV-Systeme übertragen werden. Er wurde aus der Praxis unter Berücksichtigung der aktuellen gesetzlichen Vorschriften erstellt.
Die [i]Eckert, Aufzeichnungspflichten, Kontierungslexikon NWB AAAAG-61326 Nutzung dieses Leitfadens entbindet Sie nicht davon, die handels- bzw. steuerrechtlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten zu beachten. Sie allein als Unternehmer oder gesetzlicher Vertreter sind gegenüber der Finanzverwaltung für die Einhaltung der o. g. Grundsätze verantwortlich. Bei Nutzung von elektronischen Aufzeichnungssystemen sind Sie verpflichtet, jeden Geschäftsvorfall (Eingangs- und Ausgangsumsätze) einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet zu dokumentieren. Jeder Geschäftsvorfall muss sich von der Entstehung bis zur Abwicklung in den von Ihnen revisionssicher gespeicherten Daten bzw. Datenexporten (nach GoBD, DSFinV-K oder in den TAR-Files) wiederfinden lassen (progressive und retrograde Prüfbarkeit).
II. Allgemeine Beschreibung
Die [i]Beschreibung der Unternehmensorganisation allgemeine Beschreibung gibt einen Überblick über die grundsätzliche Organisation des Unternehmens (z. B. Aufbauorganisation, Ablauforganisation, buchhaltungsrelevante Prozesse, unternehmerisches Umfeld). S. 407
1. Unternehmensdaten
S. 408
2. Externe Berater
2.1 Steuerberater
2.2 Rechtsanwalt (Notar, Verteidiger im Strafverfahren, etc.)
S. 409
2.3 DV-Systembetreuer
(Kassenaufsteller, externer DV-Administrator, Betreuer-Hardware, Betreuer-Software, etc.)
2.4 Datenschutzbeauftragter
3. Beschreibung des Unternehmens
Zunächst [i]Betriebliche Besonderheiten und Abgrenzung zu vergleichbaren Unternehmen sollten Sie beschreiben, wie Sie Ihre gesetzlich aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen und Daten – insbesondere im Zusammenhang mit der Kassenführung mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme (eAS) – organisieren und vor Verlust sowie Veränderungen schützen. Insbesondere sollten Sie sicherstellen, dass bei einer zulässigen Einsichtnahme in die steuerlich relevanten Unterlagen und Daten durch die Finanzverwaltung keine gesetzlich geschützten Bereiche tangiert werden können, wie etwa bei Ärzten, Apothekern, Rechtsanwälten, Steuerberatern, usw.
Auch kommt es an dieser Stelle darauf an, dass Sie die Besonderheiten Ihres Unternehmens detailliert darstellen und ausführen, die Einflüsse auf die Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben bzw. auf Gewinn und Verlust haben.
Was genau unterscheidet Ihren Betrieb von anderen Betrieben gleicher Art und gleicher Größe?