Aufbewahrungsfristen von A bis Z
Neben den handels- und steuerrechtlichen Vorschriften des Handelsgesetzbuches und der Abgabenordnung schreiben zahlreiche Einzelgesetze und Verordnungen besondere Aufbewahrungsfristen vor. Neben denen zur Rechnungslegung für bestimmte Gewerbetreibende und Subventionsvorschriften betrifft dies in großem Umfang den Arbeits-, Umwelt- und Gesundheitsschutz. Die nachfolgende Übersicht ordnet dem jeweiligen aufzubewahrenden Dokument die vorgeschriebene Aufbewahrungsdauer und die gesetzliche Bestimmung zu.
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Unterlage/Dokument
Aufbewahrungsfrist Gesetz/Verordnung ------------------------------------------------------------------------ Abfallentsorgung 3 Jahre § 20 Abs. 1 AbfRest- (Nachweisbücher) ÜberwV Abfallverbringungs- 3 Jahre § 16 AbfVerbrV unterlagen Acetylenanlagenerlaubnis Für die Dauer der §§ 11 Abs. 3, 16 (Prüfbescheinigungen) Anlagennutzung AcetV arbeitsmedizinische 10 Jahre § 13 Abs. 2 Untersuchungen (Bergbau) KlimaBergV ärztliche Behandlungs- 10 Jahre § 5 Abs. 2 BMV-Ä unterlagen (Kassenärzte) ärztliche Behandlungs- 5 Jahre Ziff. 4 Krebsfrüh- unterlagen - Krebserkrankungen erkennungsrichtlinien ärztliche Unterlagen - 20 Jahre Ziff. 4.4. Unfallverletzte Verletztenarten- verfahren Altersversorgung, betriebliche 6 Jahre § 12 BetrAVG An-, Ab- und Ummeldungen 6 Jahre § 10 - 2. DEVO der Krankenkasse Arbeitnehmerüberlassungs- 3 Jahre § 19 - 2. DEVO; § 28a unterlagen (Entleiher) SGB IV Arbeitnehmerüberlassungs- 3 Jahre §§ 7 Abs. 2, 11 Abs. unterlagen (Verleiher) 1 AÜG Arbeitsanweisungen 10 Jahre § 257 HGB, § 147 AO Arbeitszeitbestimmungen 1 Jahr § 24 AZO i. V. mit (allgemein) Nr. 37 AVAZO Arbeitszeitnachweise 3 Jahre § 2 ArbZNachweisV-See (Schiffahrt) Arbeitszeitnachweise 1 Jahr Abschn. III Nr. 54 (Taxifahrer) AVAZO Arbeitszeitplan (Straßen- 1 Jahr Art. 14 Abs. 6 VO EWG verkehr) Nr. 3820/85 Arbeitszeitverzeichnisse 1 Jahr Art. 1 VO DV Gesetz über Arbeitszeit in Bäckereien und Konditoreien Arbeitszeitverzeichnisse 2 Jahre § 7 Abs. 2 VO über Eisen- und Stahlindustrie Ausnahmen vom Verbot der Beschäftigung von Arbeitnehmern an Sonn- und Feiertagen in der Eisen- und Stahlindustrie Arbeitszeitverzeichnisse 2 Jahre § 8 Abs. 2 VO über Papierindustrie Ausnahmen vom Verbot der Beschäftigung von Arbeitnehmern an Sonn- Feiertage in der Papierindustrie Arzneimittel (Apotheken ) 3 Jahre § 22 ApBetrO Arzneimittel (Pharma- 5 Jahre § 15 PharmaBetrV industrie) Aufnahme- und Aus- 5 Jahre § 8 BArtSchV lieferungsbuch (Tiere und Pflanzen) Aufzugsanlagen (Prüfbe- Für die Dauer der §§ 15 Abs. 3, 20 Abs. scheinigungen/Sachkunde- Anlagennutzung 2, 21 Abs. 1 AufzV nachweise S. 1712 S. 1713S. 1714S. 1715S. 1716 Außenwirtschafts- 5 Jahre § 3a AWV genehmigung Bauartenunterlagen 5 Jahre § 31 EO (Eichordnung) Baupreisermittlung 5 Jahre § 16 VO PR 1/72 Beförderungspapiere/ 5 Jahre § 29 GüKG Fahrtenbuch Bergmannsprämien 6 Jahre § 7 Abs. 3 BergPDV Berlinbezüge 6 Jahre §§ 28 Abs. 1, 29 Abs. 5 BerlinFG Berufsgenossenschafts- 3 Jahre §§ 742, 1581 Abs. 1 unterlagen RVO Betäubungsmittelabgabe 3 Jahre § 17 BtMG Betäubungsmittelverbleib 3 Jahre § 9 BtMGund -bestand Betriebsanlagenprüfung 3 Jahre § 40 Abs. 5 FlsBergV (Prüfergebnisse - Festland- sockel) Betriebsstörungen (Fest- 2 Jahre § 25 Abs. 1 FlsBergV landsockel - Bergverordnung) Betriebstagebuch 5 Jahre Ziff. 5.4.3.3. TA Abfall Bewachungsgewerbe 3 Jahre § 11 VO über das Be- wachungsgewerbe Bezüge für mehrere Jahre 6 Jahre § 4 Abs. 2 LStDVO i. V. mit § 41 EStG Bilanzen 10 Jahre § 257 HGB, § 147 AO Bohrberichte (Festland- 1 Jahr § 20 Abs. 4 FlsBergV sockel) Brandschutz (brennbare Für die Dauer der § 18 Abs. 3 VbF Flüssigkeiten) Anlagennutzung Buchführung Makler- und 5 Jahre § 14 MaBV Bauträger Buchungsbelege 6 Jahre § 257 HGB, § 147 AO Butterherstellung 1 Jahr § 15 ButterVO Chemikalienprüfnach- 5 Jahre § 20 ChemG weise Dampfkesselanlagen Für die Dauer der § 22 DampfkV (Prüfbescheinigungen) Anlagennutzung Denaturierungsprämien 7 Jahre § 12 VO Denaturierungs- prämie Getreide Destillationsunterlagen 7 Jahre § 9 VO über die Gewährung von Ver- günstigungen für Wein und die Durchführung der obligatorischen Destillation Doppelbesteuerungsunter- 6 Jahre § 39b Abs. 6 EStG lagen Druckbehälterunterlagen Für die Dauer der §§ 14, 16, 33 (Prüfnachweis/Bescheini- Anlagennutzung DruckbehV gungen) Druckluftschutzunterlagen Bis zum Ausschei- §§ 16, 19 DruckluftV (Gesundheitskartei/AN- den des Arbeitneh- Kartei) mers Eiproduktbehandlung 2 Jahre § 11 EiprodukteVO Elektrische Anlagen (Prüf- Für die Dauer der § 14 ElexV bescheinigungen) Anlagennutzung Erfindervergütungen 6 Jahre § 3 VO über die steuerliche Behandlung der Vergütung für Arbeit- nehmererfindungen Erste-Hilfe-Leistungen 5 Jahre § 14 VBG 109 Explosionsschutz- Für die Dauer der § 20 ElexV unterlagen Anlagennutzung Fahrlehrerausbildung 5 Jahre § 28 FahrlG Fahrschülerausbildung 2 Jahre § 18 FahrlG Fahrzeuge (Sicherheits- 1 Jahr § 26 Abs. 3 VBG 12 prüfung) Fertigpackungen Bis zur folgenden § 35 FertigpackungsVO Prüfung Feuerungsanlagen (Meß- 3 Jahre § 9d - 1. BImSchV ergebnisse) Fischeinfuhr- 3 Jahre § 7 Nr. 5 gesundheits- FischEinfuhrVO bescheinigung Fischseuchenschutznachweise 3 Jahre § 8 FischseuchenSchutz VO Flachs- und Hanf-Flächen- 6 Jahre § 7b VO über die Ge- und Lagerbeihilfen währung von Flächen- und Lagerbeihilfen bei Flachs und Hanf Fleischeinbringung 3 Jahre § 12 FlHV Frachtenprüfunterlagen 3 Jahre § 16 GüKG-GüKTV Frauenschutz auf Fahrzeugen Bis zur Beendigung § 6 VO über die Beschäf- (ärztl. Bescheinigungen) des Arbeitsver- tigung von Frauen auf hältnisses Fahrzeugen Gasölverwendung (Land- 3 Jahre § 7 Landwirtschafts-Gas- wirtschaft) ölverwendungsgesetz Gefahrstoffe (Messungen) 30 Jahre § 18 GefStoffV Geflügelfleischabgabe 3 Jahre § 3 GFlAusnV Geschlechtskrankheiten 5 Jahre § 10 GeschlKrG i. V. mit § 2 DVO zum GeschlKrG Gesundheitsdatei Bis zur Beendigung § 60 Abs. 3 VBG 1 der Beschäftigung Gesundheitskartei Bis zur Beendigung § 34 GefStoffV (GefStoffV) der Beschäftigung Gesundheitskartei (Lärm) Bis zum Ausscheiden § 14 VBG 121 des Arbeitnehmers Getränkeschankanlagen Für die Dauer der § 11 Getränkeschank- Anlagennutzung anlagenVO Getreide-Mitverantwor- 3 und 6 Jahre § 9f GetrMVAV tungsabgabe Güterkraftverkehr 5 Jahre §§ 41, 85 GüKG (Rechnungszweitschriften) Güterkraftverkehr (Tarif- 3 Jahre § 16 GüKG überwachung) Gutachten (Betriebsgut- 10 Jahre § 34b EStG i. V. mit achten) § 174 AO Handakten (Steuerberater) 7 Jahre § 66 StBerG Handelsbriefe 6 Jahre § 257 HGB, § 147 AO Handelsbücher 10 Jahre § 257 HGB, § 147 AO Handelsmaklertagebücher 10 Jahre § 100 HGB i. V. mit § 257 HGB Hartmaisverwendung 6 Jahre § 6 Abs. 4 Hartmais- überwachungsVO Heimarbeitsunterlagen 3 Jahre § 13 - 1. VO zum HAG (Entgeltbelege) Heimarbeitsunterlagen Bis zum Ablauf des § 9 Abs. 3 - 1. VO zum (Personenlisten) Kalenderjahres nach HAG Anlegung der Listen Hopfenanbauflächen 7 Jahre § 6 VO flächenbezogener Hopfenbeihilfe Immissionsschutz 5 Jahre § 31 BImSchG (allgemein) Immissionsschutz (Groß- 3 Jahre §§ 22, 26 - 13. BImSchV feuerungsanlagen) Immissionsschutz (Halogen- 3 Jahre § 8 - 2. BImSchV kohlenwasserstoffe) Immissionsschutz 6 Jahre § 6 - 3. BImSchG (Schwefelgehalt) Immissionsschutz (Tank- Für die Dauer der § 7 - 3. BImSchV belegbücher) Nutzung Inventare 10 Jahre § 257 HGB, § 147 AO Inseratensammlung/Werbe- 5 Jahre § 14 MaBV schriften Jahresbericht (Gefahr- 3 Jahre § 4 Abs. 4 GbV stoffbeauftragter) Jugendarbeitsschutzunter- Bis zur Beendigung § 41 Abs. 1 JArbSchG lagen (personenbezogene der Beschäftigung ärztliche Bescheinigungen) oder Vollendung des 18. Lebensjahres Jugendarbeitsschutzunter- 10 Jahre § 4 Abs. 2 VO zum JArbSchG lagen (Untersuchungsbogen) Jugendarbeitsschutzunter- 2 Jahre § 50 Abs. 2 JArbSchG lagen (personenbezogene Unterlagen) Kaseinbeihilfen 6 Jahre § 10 KaseinBV Kaseinverwendung 6 Jahre § 7 KaseinVV Kehrbücher 5 Jahre § 14 VO über das Schornsteinfegerwesen Klärschlammunterlagen 5 Jahre § 6 AbfKlärV Kontrollblätter 1 Jahr § 3 FPersV (persönliche) Kontrollbücher (Arbeits- 1 Jahr § 15a Abs. 8 StVZO zeitnachweise) Kontrollbücher 1 Jahr Art. 12 AETR (persönliche) Kontrollgeräte (Dokumente) 1 Jahr Art. 12a AETR Kontrollgeräte 1 Jahr § 99a GüKG Kraftstoffbeschaffenheit 6 Jahre § 4 BzBlG Krankenhaus-Buchführungs- 6 und 10 Jahre § 6 KHBV unterlagen Krankenkassen/Kassen- 2 Jahre § 304 SGB V ärztl. Vereinigung (Abrechnungsdaten) Krankenkassen/Kassen- 10 Jahre § 304 SGB V ärztl. Vereinigung (Leistungsvoraussetzungen) Kriegswaffen 10 Jahre § 11 - 2. DV zum Gesetz (Genehmigung/Kriegswaffen- über die Kontrolle von buch) Kriegswaffen Künstlersozialabgabe 4 Jahre § 28 KSVG Ladenschlußverzeichnis 1 Jahr § 24 Abs. 3 LadSchlG Liquidationsunterlagen AG 10 Jahre § 273 AktG Liquidationsunterlagen 10 Jahre § 93 GenG Genossenschaft Liquidationsunterlagen 10 Jahre § 74 GmbHG GmbH Lohn- und Beitragsab- Bis zum Ablauf des § 28f SGB IV rechnungsunterlagen auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres Lohn- und Gehaltskonto 6 Jahre § 41 Abs. 1 EStG; § 4 LStDVO Lohnsteuerkarte Für die Dauer des § 39b Abs. 1 EStG Dienstverhältnisses Lohnsteuerhilfeunterlagen 7 Jahre § 26 StBerG Lohnsteuerpauschalierung 6 Jahre § 7 Abs. 2 LStDV i. V. mit § 41 EStG Luftfahrtgeräteherstellung 5 Jahre §§ 23, 38 LuftGerPO Magermilchpulverabsatz 7 Jahre § 7 MagermilchpulverV Medizinische Geräte Für die Dauer der §§ 12, 13, 14 MedGV Nutzung Milchaufgabevergütung 7 Jahre § 8 EG-MAVV Milchfettgehaltsbe- 3 Jahre § 5 Milch-GüteVO stimmungen Milchfettverbilligungs- 7 Jahre § 7 Milchfett- nachweise verbilligungsVO Milchfutterzubereitung 6 Monate § 5 VO über Erhitzung von Milch zu Futter zwecken . . . Mineralölsteuer (Lager- 10 Jahre §§ 31, 42 MinöStDV buch/Verwendungsbuch) Mineralölsteuer 10 Jahre § 21 MinöStDV (Verwendungsbuch) Mischfuttermittelnachweise 5 Jahre § 34 FuttermittelVO Mutterschutz (Unterlagen) 2 Jahre § 19 Abs. 2 MuSchG Organisationsunterlagen 10 Jahre § 257 HGB, § 147 AO Papageieneinfuhrnachweise 2 Jahre § 7 PapageienEinfuhrVO Pfandleihgeschäftsunter- 3 Jahre § 3 VO über den Geschäfts- lagen betrieb der gew. Pfandleiher Psittakosebehandlung 2 Jahre § 4 PsittakoseVO Rennwett- und Lotterie- 3 Jahre §§ 11, 13 Ausführungs- unterlagen bestimmungen zum Rennwett- und Lotteriegesetz Saatguterzeugung 3 Jahre § 8 Saatgutverkehrsgesetz Saatgut (Handelssaatgut/ 3 Jahre §§ 12, 13 Saatgutverkehrs- Standardsaatgut) gesetz Saatgut (Vertrieb/Züchtung)6 Jahre §§ 27, 50 Saatgutverkehrs- gesetz Schadstoffuntersuchungen 60 Jahre § 4 Ziff. 6 VBG 113 (krebserregende Stoffe) Schaublätter (Fahrten- 1 Jahr § 29 GüKG schreiber) Schaumweinsteuer 10 Jahre §§ 18, 19 DV zum Schaumwein- steuergesetz Schifferdienstbücher Solange Schiffer- § 5 Gesetz über Schiffer- dienst ausgeübt dienstbücher wird Schlachtrindererzeuger- 7 Jahre § 11 VO Erzeugerprämie prämien Schlachtrinder Schlechtwettergeldunter- 3 Jahre § 88 Abs. 3 AFG lagen Schlußnote (BörsenUSt - 7 Jahre § 36 KapitalverkehrsteuerDVO gewerbsmäßig) Schlußnote (BörsenUSt - 5 Jahre § 36 KapitalverkehrsteuerDVO nicht gewerbsmäßig) Schulmilchbeihilfen 7 Jahre § 7 Schulmilch-BeihilfenVO Schweinehälften 6 Monate § 4 VO über gesetzliche Handelsklassen für Schweine- hälften Schwerbehindertenver- Solange Schwerbe- § 13 Abs. 1 SchwbG zeichnis hinderte beschäftigt werden Sicherheitstechnische 5 Jahre § 6 Abs. 2 - 12. BImSchV Anforderungen (StörfallVO) Sozialversicherung- 6 Jahre § 33 SRVwV Rechnungswesen (Belege) Sozialversicherung- 10 Jahre § 33 SRVwV Rechnungswesen (Bücher) Sozialversicherung- 30 Jahre § 33 SRVwV Rechnungswesen (Jahresrechnung) Sprengstoffverwendungs- 10 Jahre § 41 - 1. SprengV nachweise Stärke/Zucker (Pro- 7 Jahre § 6 Abs. 4 Stärke/Zucker- duktionserstattung) ProduktionserstattungsVO Steuerbefreiung (neben- 6 Jahre Ziff. 9 BMF-Schreiben IV B 4 berufliche Tätigkeit) - S 2121 - 53/81 v. Steuerdatenübermittlungs- 6 Jahre § 7 StADV unterlagen Störfallbericht und Maß- 5 Jahre § 58b BImSchG nahmenkatalog Strahlenschutz - ärzt- Bis zum Ende der § 68 StrlSchV liche Bescheinigung Beschäftigung (StrlSchV) Strahlenschutz - Behand- 30 Jahre § 43 StrlSchV lungen (StrlSchV) Strahlenschutz - Be- 5 Jahre § 39 StrlSchV lehrungen (Zutritt zu Sperrbereichen - StrlSchV) Strahlenschutz - Be- 1 Jahr § 39 StrlSchV lehrungen (Zutritt zu Kontrollbereichen - StrlSchV) Strahlenschutz - Buch- 30 Jahre § 78 StrlSchV führung (StrlSchV) Strahlenschutz - Unter- 10 Jahre § 45 StrlSchV suchungen (StrlSchV) Strahlenschutz - Zu- Für die Dauer der § 27 StrlSchV lassungsschein (StrlSchV)Nutzung Strahlenschutz - ärzt- Bis zum Ende der § 38 RöV liche Bescheinigung (RöV)Beschäftigung Strahlenschutz - Anwen- 30 Jahre § 28 RöV dungen (Röntgenbehandlung - RöV) Strahlenschutz - Anwen- 10 Jahre § 28 RöV dungen (Röntgenaufnahmen - RöV) Strahlenschutz - Be- 5 Jahre § 36 Abs. 3 RöV lehrungen (RöV) Strahlenschutz - Ge- Für die Dauer der § 18 RöV nehmigungen (RöV) Nutzung Strahlenschutz - Gesund- 30 Jahre § 41 Abs. 3 RöV heitsakte (RöV) Strahlenschutz - Meß- 30 Jahre § 34 RöV ergebnisse (RöV) Strahlenschutzmaßnahmen 30 Jahre Ziff. 5.1.2. Richtlinie (AtomG) für den Strahlenschutz des Personals bei der Durch- führung von Instandhaltungs- arbeiten in Kernkraftwerken mit Leichtwasserreaktor Temperaturmessungen 1 Jahr § 13 Abs. 2 KlimBergV (Bergbau) Tierhaltung (Versuchs- 3 Jahre § 11a Tierschutzgesetz tiere) Tierimpfstoffe (Buch- 5 Jahre § 11 TierimpfstoffVO führung) Tierimpfstoffe (Erwerb 3 Jahre § 31 TierimpfstoffVO und Abgabe) Tierimpfstoffe (Nieder- 5 Jahre §§ 12, 27 TierimpfstoffVO schriften) Tierkörperbeseitigung 5 Jahre § 12 Abs. 1 Tierkörperbe- (Mengennachweis) seitigungsanstaltenVO Tierkörperbeseitigung 6 Monate § 12 Abs. 2 Tierkörperbe- (Behandlungsnachweis) seitigungsanstaltenVO Tierseuchenerreger 5 Jahre § 9 TierseuchenerregerVO (Arbeit mit -) Tierversuche 3 Jahre § 9a Tierschutzgesetz Trinkwasseruntersuchungen 10 Jahre § 12 TrinkwV Überwachungsaufzeichnungen 3 Jahre § 3 Abs. 2 GbV (Gefahrgutbeauftragter) Vermögensbeteiligungen 6 Jahre § 6 Abs. 1 und 2 LStDV i. V. mit § 41 Abs. 1 EStG Vermögenswirksame 6 Jahre § 3 VermBDV Leistungen Versteigerungsunterlagen 3 Jahre § 21 VerstV Verwahrbücher (Wert- 10 Jahre § 14 DepotG papiere) Viehkontrollbücher 1 Jahr § 24 ViehverkehrsV Wägungsnachweise 2 Jahre § 8 Wägeverordnung Waffen- und Munitions- 10 Jahre §§ 14 ff. - 1. WaffV bücher Wahlakten Aufsichtsrats- Für die Dauer der §§ 47, 53 - 1. VO zur Durch- wahl (52er - BetrVG) Wahlperiode führung des BetrVG (1953) Wahlakten Aufsichtsrats- 5 Jahre §§ 54, 100, 109 WO Mitbe- wahl (Montanindustrie) stimmungsergänzungsgesetz Wahlakten Aufsichtsrats- 5 Jahre §§ 55, 99, 105, 108 wahl (76' Mitbestimmung) 1. WOMitbestG; §§ 60, 106, 112 2. WOMitbestG; §§ 61, 107, 113 3. WOMitbestG Wahlakten Betriebsrat Für die Dauer der § 20 - 1. VO zur Durch- Amtszeit führung des BetrVG Wahlakten Personalrat Bis zur nächsten §§ 24, 31, 32, 41, 42, 45, Wahl 46, 47 BPersVWO Wahlakten Seebetriebsrat Für die Dauer der §§ 19, 58 WOS Amtszeit Wahlakten Schwerbehin- Bis zum Ende der § 16 SchwbWO dertenvertretung Wahlperiode Wahlakten Sozialver- Für die Dauer der § 126 SVWO sicherung Amtszeit Wahlakten Sprecher- Für die Dauer der § 17 WOSprAuG ausschuß Amtszeit Wechselsteuer 5 Jahre § 15 WStG Weinüberwachung (Ana- 5 Jahre § 2 WeinüberwachungsVO lysebuchführung) Weinüberwachung (Ein- 5 Jahre § 1 WeinüberwachungsVO und Ausgangsbücher) Winterbauförderungs- 3 Jahre § 81 Abs. 4 AFG unterlagen Zucker-Mindestlager- 5 Jahre § 4 MindestabgabenVO Zucker abgaben Zucker-Produktionsabgaben 7 Jahre § 13 Zucker-ProduktabgabenVO |
Fundstelle(n):
NWB Fach 15 Seite 541 - 546
NWB1991 Seite 1712 - 1716
JAAAA-83315