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Buchungen auf dem Waren-/Rechnungseingangs- Verrechnungskonto
Das [i]Endert/Sepetauz, Das Waren-/Rechnungseingangs-Verrechnungskonto, BBK 12/2010 S. 567 NWB LAAAD-44463 Waren-/Rechnungseingangs-Verrechnungskonto (WE-/RE-Konto) dient in der Praxis der Zuordnung von Eingangsrechnungen zu Bestellungen und vereinfacht sowohl die sachliche Rechnungsprüfung als auch die Kontierung von Wareneingängen. Trotzdem kommt es in der Praxis immer wieder zu Verwerfungen, die häufig im Zuge von Jahresabschlussarbeiten auffallen. Der Beitrag befasst sich mit typischen Problemen und möglichen Lösungsansätzen.
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I. Funktion des Waren-/Rechnungseingangs-Verrechnungskontos
1. Grundlegende Systematik
Das [i]Informationsfluss im ERP-SystemWE-/RE-Konto ist ein besonderes Verrechnungskonto, welches in ERP-Systemen dazu genutzt wird, die Kontierung von Waren- und den dazugehörigen Rechnungseingängen zu erleichtern oder zu automatisieren. Regelmäßig wird zunächst eine Bestellung im System ausgelöst, bei der die bestellte Ware in Typ, Menge und Preis ebenso angelegt wird wie auch der dazugehörige Lieferant; alternativ erfolgt eine Zuordnung zu einem bereits angelegten Lieferanten.
Bei physischem Wareneingang kann anschließend die Wareneingangskontrolle einen direkten Abgleich mit der tatsächlichen Bestellung vornehmen. Sofern die Wareneingangskontrolle keine Beanstandungen ergibt, kann der Wareneingang bestätigt werden, was eine Übertragung der Daten in die Finanzbuchhaltung sowie eine entsprechende Buchung auslöst.
Einer [i]Rechnungseingang und WE-/RE-KontoWarenlieferung wird i. d. R. keine Rechnung beigefügt sein: Diese folgt vielmehr kurze Zeit nach Wareneingang. Bei der Rechnungseingangsprüfung wird die S. 706Rechnung durch das ERP-System dann über die Bestellnummer der richtigen Bestellung zugeordnet und im WE-/RE-Konto entsprechend „gematcht“. Hierdurch kann die sachliche Prüfung der Rechnung erleichtert werden. Nach Freigabe der Rechnung wird dann die zweite Buchung im System ausgelöst und – sofern sich Waren- und Rechnungseingang entsprechen – das WE-/RE-Konto ausgeglichen. Dieser Zusammenhang ist in Abb. 1 dargestellt.
Obgleich [i]Dienstleistungen und WE-/RE-Konto die Verwendung des Wortes „Waren“ im Namen indiziert, dass lediglich physische Vermögenswerte bestellt und auf dem WE-/RE-Konto erfasst werden können, ist dies auch für Dienstleistungen möglich. Sofern allerdings Dienstleistungen auf dem WE-/RE-Konto erfasst werden sollen, ist darauf zu achten, dass diese – ähnlich wie Waren – in Typ, Menge und Preis erfassbar sind, da es sonst zu erheblichen Verwerfungen auf dem Konto kommen kann, die dann ggf. die Vorteile der direkten Zuordnung zur Bestellung wieder aufwiegen.
2. Pflege des WE-/RE-Kontos zum Jahresabschluss
Über [i]Grundfälle eines Saldosdie Totalperiode sollte das WE-/RE-Konto ausgeglichen sein. In der Praxis verhält es sich indes häufig so, dass zum Abschlussstichtag noch offene Posten auf dem Konto vorhanden sind. Die beiden Grundfälle sind:
der Wareneingang ohne Rechnung oder
ein Rechnungseingang ohne Ware.
Derartige [i]Wolf, Planung und Vorbereitung der Jahresabschluss-Erstellung, BBK 4/2020 S. 187 NWB SAAAH-42016 Fälle sind entsprechend durch manuelle Buchungen zum Jahresabschluss auszugleichen. Problematischer sind hingegen Fälle, in denen Abweichungen zwischen Waren- und Rechnungseingang bestehen, Reklamationen erfolgt sind oder Rundungsdifferenzen ein Ausgleich des Kontos verhindern. Derartige Differenzen können ggf. auch mehrere Jahre in Folge „unentdeckt“ bleiben, sofern das ERP-System das Konto je nach Saldo automatisch auf die Aktiv- oder Passivseite der Bilanz gliedert und dies nicht Gegenstand der Abschlussprüfung ist.
Eine spätere Kontenpflege ist dann häufig schwierig, da die Sachverhalte ggf. nicht mehr rekonstruiert werden können. In derartigen Fällen hat dann eine manuelle S. 707Bebuchung des Kontos zu erfolgen. Nachfolgend sollen anhand des SKR 04 mögliche Lösungsansätze für diese Probleme dargestellt werden.