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Tipps und Tricks in der ZV: Aktenablage – Was geschieht mit Titel und Vollstreckungsunterlagen?
Zu einer ordnungsgemäßen Büroorganisation gehört auch die korrekte Bearbeitung der Aktenablage. Mit im System auf „Akte ablegen klicken und die Akte in den Keller tragen“ ist es nicht getan. Was muss an den Mandanten herausgegeben werden und insbesondere was muss bei Vollstreckungsakten an den Gegner herausgegeben werden? Nachfolgend ein Überblick.
Herausgabe an den Mandanten
Dokumente
Unterlagen, die der Rechtsanwalt zur Bearbeitung der Sache vom Mandanten erhalten hat, sind an diesen bei Ablage der Akte zurückzugeben. Hierunter fallen nicht nur Original-Rechnungen und sonstige Belege, sondern insbesondere auch Ausweise, Geburts-, Heirats- oder Sterbeurkunden und das Familienstammbuch. Diese Unterlagen dürfen auf keinen Fall in der abgelegten Akte verbleiben, da nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen die abzulegenden Akten nicht mehr kontrolliert werden und solche Original-Urkunden somit vernichtet würden.
Vollstreckungsakten
Bei der Ablage von Vollstreckungsakten ist besondere Aufmerksamkeit geboten. Hier muss unterschieden werden, ob die Forderung eingezogen werden konnte oder nicht.
Häufig kommt es vor, dass Forderungen nicht oder nur teilweise eingezogen werden konnten. Gründe hierfür...