Informationen für Unternehmen des Taxi- und Mietwagengewerbes zum Thema »Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung«
Bezug: BStBl 2000 I S. 1532
Bezug: BStBl 2010 I S. 1342
Bezug: BStBl 2014 I S. 1450
Bezug: BStBl 2019 I S. 1269
Bezug:
Für Unternehmen der Taxi- und Mietwagenbranche sind neben den gewerbe- auch die steuerrechtlichen Vorschriften zu berücksichtigen. Um bei einer Kassen-Nachschau oder Außenprüfung nicht dem Vorwurf ausgesetzt zu sein, gegen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten verstoßen zu haben und in der Folge die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung versagt zu bekommen, sind insbesondere nachfolgend aufgeführte Gesetze und Verwaltungsvorschriften zu beachten:
§ 14, § 14b, § 22 Abs. 1 Nr. 1 und § 27b Umsatzsteuergesetz (UStG)
BStBl 2010 I S. 1342
Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) - BStBl 2014 I S. 1450 sowie BStBl 2019 I S. 1269 (anzuwenden auf Besteuerungszeiträume, die nach dem beginnen.)
1. Anforderungen aus der Abgabenordnung
Unabhängig von der Gewinnermittlungsart und somit unabhängig von der Betriebsgröße sind die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellten Einnahmeursprungsaufzeichnungen bereits seit dem nach § 147 Abs. 2 Nr. 2 AO während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar, unveränderbar, vollständig sowie maschinell auswertbar aufzubewahren.
Dass dies insbesondere auch für die mit Taxameter und Wegstreckenzähler erfassten Einzeldaten gilt, wurde vom geregelt.
2. (Besonderheiten Ihrer Branche)
Zur Erfüllung der Mindestanforderungen zur Einzelaufzeichnungs- und Belegpflicht genügen im Taxi- und Mietwagengewerbe grundsätzlich die sogenannten Schichtzettel in Verbindung mit den Angaben, die sich auf dem Kilometerzähler und dem Taxameter des einzelnen Taxis ablesen lassen (, BStBl 2004 II S. 599).
Im Einzelnen können dies demnach sein:
Angabe des jeweiligen Fahrers (Name und Vorname)
Kennzeichen des Fahrzeugs
Datum der Schicht, Uhrzeit Schichtbeginn und -ende
Total- und Besetztkilometer
Gefahrene Touren
Fahrpreise
Tachostände
Fahrten ohne Uhr
Gesamteinnahmen nach Zahlungsarten
Lohnabzüge und sonstige Abzüge
verbleibende Resteinnahmen
an den Unternehmer abgelieferte Beträge
Als Unternehmen der Taxi- und Mietwagenbranche sind Sie jedoch nach den §§ 47 und 49 Personenbeförderungsgesetz (PBefG) zur Nutzung von Fahrpreisanzeigern (Taxametern) bzw. zur buchmäßigen Erfassung der Beförderungsentgelte und Nutzung eines Wegstreckenzählers verpflichtet.
Wer nach anderen Gesetzen als den Steuergesetzen Bücher und Aufzeichnungen zu führen hat, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, hat die Verpflichtung, die ihm nach den anderen Gesetzen obliegen, auch für die Besteuerung zu erfüllen (§ 140 AO).
Sofern es sich bei den von Ihnen genutzten Geräten um elektronische Geräte handelt, erstellen Sie Ihre Einnahmeursprungsaufzeichnungen folglich mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems.
Ausgehend von der Möglichkeit, dass nicht alle bisher genutzten Systeme o. g. Vorrausetzungen erfüllen, und um die wirtschaftliche Belastung der Unternehmen zu minimieren, wurde in dem benannten BMF-Schreiben die nach den Abschreibungstabellen für allgemein verwendbare Anlagegüter (AfA-Tabellen) geltende Nutzungsdauer der Geräte als Übergangsfrist für nicht aufrüstbare und somit neu anzuschaffender Geräte bis zum gewährt. Ihnen als Unternehmer wurde durch diese Nichtbeanstandungsregelung somit eine mindestens sechsjährige Frist gewährt, in der die Umrüstung bzw. ein Einbau eines fiskalkonformen Gerätes möglich gewesen wäre.
3. Regelungen ab
Zum müssen nunmehr alle zur Einzelaufzeichnung von Bareinnahmen genutzten elektronischen Taxameter und Wegstreckenzähler den Voraussetzungen des genügen.
Gemäß § 147 Abs. 6 AO i. V. m. § 1 Abs. 1 Nr. 2 d) Berufszugangsverordnung für den Straßenpersonenverkehr (PBZugV) sind die elektronisch erzeugten Daten dem Finanzamt im Rahmen von Betriebsprüfungen auf Anforderung maschinell auswertbar zur Verfügung zu stellen.
Hierbei ist folgendes zu beachten:
Alle steuerlich relevanten Einzeldaten, die vom Taxameter/Wegstreckenzähler erfasst wurden, müssen, soweit sie Grundlage für die Eintragungen auf einem Schichtzettel im Sinne des sind, während der Dauer der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren
jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar
maschinell auswertbar
unveränderbar und vollständig
aufbewahrt werden (§ 147 Abs. 2 Nr. 2 AO).
Auf Verlangen der Finanzbehörde müssen diese Daten auf einem maschinell verwertbaren Datenträger (z.B. CD, DVD, USB-Stick) zur Verfügung gestellt werden (§ 147 Abs. 6 AO).
Eine Verdichtung dieser Daten oder die ausschließliche Speicherung der Endsummen ist nicht zulässig.
Neben den Einnahmeursprungsdaten als Einzeldaten müssen auch alle Auswertungs- Programmier- und Stammdaten während der Dauer der Aufbewahrungsfrist vorliegen. Die konkreten Einsatzorte und -zeiträume der Geräte (Vor- und Nebensysteme mit steuerlich relevanten Informationen, somit auch der Taxameter und Wegstreckenzähler) sind zu protokollieren und diese Protokolle sind aufzubewahren.
Des Weiteren sind die zum Verständnis der gespeicherten Daten erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen vorlagepflichtig, wie z. B. Bedienungs- und Programmieranleitungen.
Ist die Speicherung aller relevanten Daten innerhalb des Gerätes nicht möglich, müssen diese Daten unveränderbar und maschinell auswertbar auf einem externen Datenträger gespeichert werden.
Hierbei ist unerheblich, für welches System der Datenaufbewahrung Sie sich entscheiden (interne, externe Speicher, Provider oder Cloud). Sie müssen jedoch den Datenzugriff und die Unveränderbarkeit gewährleisten.
Alle weiteren auch bisher geltenden Nachweispflichten bleiben bestehen. Insbesondere ist die Plausibilität solcher Daten, die nicht zur Vereinnahmung von Barmitteln nach Taxitarif führten (z. B. Fahrten außerhalb des Pflichtfahrgebietes, Krankenkassenfahrten, Schülertransport u. a.) im Einzelfall durch geeignete weitere Unterlagen nachzuweisen.
Sofern Sie als Mietwagenunternehmer von der Nutzung eines Wegstreckenzählers nach § 43 der Verordnung über den Betrieb von Kraftfahrunternehmen im Personenverkehr (BOKraft) befreit sind, gelten weiterhin die bisherigen Aufzeichnungs- und Nachweispflichten über die Nutzung einer sog. offenen Ladenkasse und die Nachweispflicht der Einnahmeursprungsaufzeichnungen über Schichtzettel. Diese müssen in Verbindung mit den Angaben, die sich auf dem Kilometerzähler ablesen lassen und in Verbindung mit der nach § 49 PBefG geforderten buchmäßigen Erfassung der Beförderungsaufträge, sowie mit weiteren Belegen, die Plausibilität der Besteuerungsgrundlagen nachweisen.
Hinweise:
Eine hohe Zuverlässigkeit im Hinblick auf die gesetzlich geforderte Unveränderbarkeit ist durch technische Verfahren, bei denen die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten durch eine elektronische Signatur nachgewiesen wird, z. B. INSIKA, gewährleistet.
Steuerlich obliegt Ihnen die Wahl des Systems. Im Rahmen von Betriebsprüfungen müssen Sie als Unternehmer jedoch nachweisen, dass bei der Auswertung der Daten durch technische und organisatorische Maßnahmen eine Veränderung der Einzeldaten nachprüfbar ausgeschlossen ist. Jede erfolgte erforderliche Bearbeitung muss aus den Daten ersichtlich und nachvollziehbar protokolliert sein. Eine Speicherung der Daten in einer Excel-Datei gewährleistet den Nachweis der Unveränderbarkeit grundsätzlich nicht.
Branchenspezifisch werden bereits mit der EU-Richtlinie 2004/22 EG bzw. 2014/32/EG und den im dazugehörigen Anhang MI-007 Konstruktionsanforderungen an Taxameter gestellt, die den steuerlichen Anforderungen entsprechen. Demnach durften nach dem nur noch Taxameter in Verkehr gebracht und in Betrieb genommen werden, die über eine oder mehrere geeignete Schnittstellen zur Übertragung von Daten, die den steuerlichen Erfordernissen entsprechen, verfügen. Insoweit ermöglicht es die derzeitige Marktlage auf fiskalkonforme Geräte umzustellen.
Die Übergangsvorschrift der Eichordnung zur Umsetzung der EU-Richtlinie vom , die die Nutzung von bereits vor dem in Verkehr gebrachter und in Betrieb genommener elektronischer Messgeräte, die nicht der MID-Richtlinie entsprechen, bis 2024 zulässt, ist steuerlich nicht relevant.
Ob ein DV-gestütztes Buchführungssystem einschließlich vorgeschalteter und nachgelagerter Systeme den GoBD entspricht, kann nur im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung zusammen mit der Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung beurteilt werden. Eine isolierte, von anderen zum Einsatz kommenden DV-Systemen und Programmen losgelöste Feststellung der Ordnungsmäßigkeit einer Buchführung kommt nicht in Betracht.
Positivtestate (GoBD Rz. 180) zur Ordnungsmäßigkeit der Buchführung - und damit zur Ordnungsmäßigkeit DV-gestützter Buchführungssysteme - werden weder im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung noch in Form einer Verbindlichen Auskunft erteilt.
4. Aufzeichnung der Arbeitszeit für Zwecke der Lohnbesteuerung und des Mindestlohngesetzes
Angestellte Fahrer müssen Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit (abzüglich der Pausen) zur Prüfung des Mindestlohns aufzeichnen. Es gibt nach dem Mindestlohngesetz nur wenige Ausnahmen von dieser Aufzeichnungspflicht. Ergänzend hierzu wird empfohlen, dass der angestellte Fahrer oder der selbstfahrende Unternehmer zusätzlich zur Einzelaufzeichnung Beginn- und Ende-Km sowie Beginn- und Endezeiten der jeweiligen Schicht dokumentieren.
Diese Aufzeichnung kann elektronisch oder händisch erfolgen. Sie müssen dem jeweils eingesetzten Fahrzeug (Kfz-Kennzeichen oder Taxameternummer) zuzuordnen sein.
5. Umsatzsteuerliche Aufbewahrungspflicht für Rechnungsdoppel
Durchschriften der tatsächlich ausgestellten Rechnungen sind aufzubewahren. Rechnungsvordrucke ohne Durchschlag oder ohne fortlaufende Nummer dürfen nicht verwendet werden (Nachweis der Vollständigkeit). Auf die Aufbewahrung eines Doppels kann nur verzichtet werden, wenn das Unternehmen ein elektronisches System einsetzt, aus welchem die Quittung reproduziert werden kann. Es wird beim Einsatz eines solchen Systems empfohlen, die Fahrzeuge mit einem stationären Drucker auszustatten.
6. Trinkgelder
Umsatzsteuerlich dürfen angestellte Fahrer nur den laut Taxameter ausgewiesenen Betrag quittieren. Hilfsweise kann der höhere Betrag mit getrenntem Ausweis des Taxameter-Betrags zuzüglich des Trinkgeldes quittiert werden. Erhält der Unternehmer ein Trinkgeld auf den angezeigten Betrag laut Taxameter, ist dieser höhere Betrag zu quittieren. Dem Unternehmer zugewendete Trinkgelder sind bei der Ermittlung der Umsatzsteuer und für die Einkommensteuer zu berücksichtigen.
7. Weitere Unterlagen
Kassenbuch (täglich geführt)
Quittungen für Kreditkartenumsätze
ASU- und TÜV-Berichte
Unterlagen zur Änderung der Taxitarife
Inspektionshefte der Fahrzeuge sollten aufbewahrt werden. Bei Veräußerung ist eine Kopie zum Kaufvertrag zu nehmen.
Es ist dafür Sorge zu tragen, dass Kaufverträge (sowohl An- als auch Verkauf der Fahrzeuge) und Werkstattrechnungen Angaben zum Fahrzeug und dessen Km-Stand enthalten.
Abrechnungen mit Krankenkassen und anderen Kostenträgern
Verträge sowie Änderungen und Ergänzungen der Verträge über Rechnungsfahrten (z. B. Vereinbarungen mit den Krankenkassen oder Kommunen die Schülerbeförderung betreffend, Verträge mit Unternehmen über die Arbeitnehmerbeförderung).
8. Beförderungsauftrag beim Mietwagenunternehmer
Für Mietwagenunternehmer ist neben den vorgenannten Aufzeichnungspflichten zusätzlich gem. § 49 Abs. 4 PBefG ein buchmäßiger Nachweis für den Beförderungsauftrag zu führen. Hinweis: Die Funktion eines Buches kann nicht durch Führung der Beförderungsaufträge in einer EXCEL-Tabelle erfüllt werden. Das PBefG sieht lediglich eine einjährige Aufbewahrung vor. Da der Beförderungsauftrag ähnlich wie ein Bestellauftrag eine zum Verständnis des Geschäftsvorfalles erforderliche Unterlage darstellt, erhält er steuerliche Relevanz und darf keinesfalls nach einem Jahr vernichtet werden, sondern muss mindestens 6 Jahre aufbewahrt werden. Wichtiger Hinweis: Neben der Aufbewahrung des Beförderungsauftrags am Sitz des Unternehmens ist selbstverständlich der einzelne Geschäftsvorfall aufzuzeichnen (muss grundsätzlich vor Ort im Mietwagen geführt werden).
9. Die Kassen-Nachschau gem. § 146b AO
Auch Taxameter und Wegstreckenzähler unterliegen neben den elektronischen oder computergestützten Kassensystemen, Registrierkassen, offenen Ladenkassen u. a. der Kassen-Nachschau (siehe Anwendungserlass zu § 146b AO vom ).
10. Folgen von Mängeln
Die Nichterfüllung dieser Pflichten kann ohne erbringbaren Nachweis der Richtigkeit der Aufzeichnungen als schwerer Verstoß gegen die steuerlichen Pflichten gewertet werden.
Neben einer möglichen Schätzung der Besteuerungsgrundlagen gem. § 162 Abs. 2 Satz 2 Abgabenordnung (AO) kann durch Mitteilung an die Genehmigungsbehörde ggf. die Überprüfung der Zuverlässigkeit des Unternehmens erfolgen und der Betrieb eines Taxis durch die Genehmigungsbehörde beanstandet werden (§ 30 Abs. 4 Nr. 2 AO und § 25 PBefG).
OFD Karlsruhe v. - S 0315-St
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Auf diese Anweisung wird Bezug genommen in folgenden Verwaltungsanweisungen:
Fundstelle(n):
LAAAH-45355