Aufbewahrungspflichten können sich grundsätzlich aus dem Handels- und Steuerrecht, aber auch aus zivilrechtlichen Vereinbarungen mit Geschäftspartnern oder aus anzuwendendem Berufsrecht ergeben. Sofern es sich dabei um Außenverpflichtungen handelt und eine bilanzielle Gewinnermittlung erfolgt, ist die Passivierung einer Rückstellung erforderlich. Dies gilt gleichermaßen für die Handelsbilanz wie auch für die Steuerbilanz. Bei der Berechnung sind jedoch unterschiedliche Methoden anzuwenden, woraus wiederum temporäre Differenzen, mithin latente Steuern, resultieren. Werden hingegen Unterlagen ohne bestehende Verpflichtung aufbewahrt, ist eine Rückstellungsbildung nicht zulässig.