Kaufleute für Büromanagement – Infoband 1 – Lernfelder 1-4
2. Aufl. 2017
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9. Rechnungseingang und Zahlungsfristen
9.1 Rechnungseingang und Überwachung offener Posten
Nachdem die Lieferung eingegangen ist, kommt in der Regel auch die Eingangsrechnung per Post oder digital, mit der die gelieferte Ware berechnet wird. Sowohl die in Papierform, als auch die elektronisch erhaltenen Rechnungen müssen geprüft und zehn Jahre aufbewahrt bzw. digital gespeichert werden.
Die Prüfung erstreckt sich auf die sachliche und rechnerische Richtigkeit und hilfreich ist hierfür der Abgleich der Rechnung mit dem Angebot, der Bestellung und dem Lieferschein. In der Regel wird ein Prüfungsstempel auf die Rechnung gesetzt.
Man unterscheidet nach der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit. Bei der sachlichen Prüfung wird untersucht, ob die Ware den Vereinbarungen aus dem Kaufvertrag in folgenden Punkten entspricht:
Ist die Anschrift des Rechnungsstellers korrekt?
Passt das Rechnungsdatum?
Ist der Wareneingang in richtiger Güte, Qualität und Menge am rechten Ort erfolgt?
Hat sich der Lieferant an die Lieferbedingungen gehalten?
Sind die Zahlungsbedingungen wie vereinbart?
Entsprechen die Preise, Nachlässe und Bezugskosten denen aus dem Angebot?
Wurde die Umsatzsteuer gesondert ausgewiesen...