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Meetings und Besprechungen – so gelingen sie besser!
Hatten Sie heute schon ein Meeting oder eine Besprechung? Wenn ja, dann sagen Sie bestimmt „wieder einmal reine Zeitverschwendung“. Studien belegen, dass ein Angestellter durchschnittlich an 65 Meetings im Monat teilnimmt und die Hälfte davon als langweilig bzw. überflüssig empfindet. Im Englischen sagt man dazu „Death by Meeting“. Das heißt aber nicht, dass es sinnvoll wäre, Meetings ganz abzuschaffen, da sie nach wie vor eine der wichtigsten Kommunikationsformen im Geschäftsleben sind. Die Lösung liegt in einer konkreten Zielsetzung, detaillierten Vorbereitung, klaren Strukturierung und einer guten Steuerung.
Meetings zielorientiert vorbereiten
„Ein Ziel, das man nicht sieht, kann man auch nicht erreichen…“. Getreu diesem Motto beginnt die effektive Vorbereitung eines erfolgreichen Meetings mit einer klar definierten Zielsetzung.
Hauptgründe für ein schlechtes Meeting sind: keine Agenda, zu lange Wortbeiträge, Nörgler, Selbstdarsteller, keine Zielsetzung und keine inhaltliche Leitung. Bei einer zielorientierten Vorbereitung muss daher feststehen, was mit einer Besprechung erreicht werden soll. Daher sollten folgende Fragen im Vorfeld geklärt werden:
Ein klares und realistisches Sitzungsziel stellt sicher, dass alle Teilnehmer wissen, warum sie da sind. Dieses Ziel bezeichnet den Zustand am Ende des Prozesses. Typische Sitzungsziele sind wie folgt ausgerichtet: