Besitzen Sie diesen Inhalt bereits, melden Sie sich an.
Alternativ nutzen Sie Ihren Freischaltcode.

Dokumentvorschau
StBMag Nr. 3 vom Seite 24

Mehr Effizienz dank Nullen und Einsen

Mit Scans und elektronischer Buchstabenerkennung wird das Buchen revolutioniert

Autor: André Schmidt-Carré, Lesezeit: 8 Min.

Das Digitalisieren von Dokumenten kann die Arbeit von Steuerberatern deutlich verbessern – vorausgesetzt, Mitarbeiter und Mandanten spielen mit. Doch nicht für alle Mandate lohnt sich die Einführung: Kleinunternehmen buchen am besten weiter wie bislang auch.

Steuerberater Anton Sippl von der Sippl und Huber Steuerberatungsgesellschaft aus Ingolstadt zählt zu den Pionieren der Digitalisierung. Schon vor zwanzig Jahren hat seine Kanzlei damit begonnen, Dokumente zu scannen und digital zu archivieren. Beim letzten Umzug vor zehn Jahren hat Sippl das Papier-Archiv komplett abgeschafft, die Kanzlei funktioniert längst voll digital. Möglich macht das ein Dokumentenmanagementsystem (DMS): Nach dem Posteingang scannen die Mitarbeiter im Sekretariat jedes eingehende Schreiben, ordnen ihm Schlagwörter für die spätere Suche und einen Sachbearbeiter zu. Der bekommt auf seinem Monitor ähnlich wie bei eingehenden E-Mails angezeigt, dass er neue Post hat. Bei Schreiben wie Steuerbescheiden, Klagen und Einsprüchen trägt das Sekretariat die damit verbundenen Fristen in einen zentralen, digitalen Kalender ein, der obendrein bei der Berechnung der Frist hilft. Vor Ablauf ...