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Aufbewahrung von digitalen Belegen
Auf dem Weg zum papierlosen Büro
[i]Engelberth, NWB 29/2010 S. 2307; Härtl/Schieder, NWB 50/2010 S. 4067; Huschens, NWB 41/2011 S. 3438Die Bewältigung stetig steigender Datenmengen und die zunehmend papierlose Bearbeitung von Dokumenten stellen Unternehmen und Steuerberater gleichermaßen vor neue Herausforderungen. Im Rahmen dieses Beitrags werden die rechtlichen, organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen für die Bildung, Führung und Aufbewahrung elektronischer Belege zum Nachweis der ordnungsgemäßen Buchführung aufgezeigt und Empfehlungen für die [i]infoCenter „Aufbewahrungsfristen” NWB BAAAB-04768; „Digitaler Datenzugriff” NWB XAAAB-26807Praxis gegeben.
I. Gesetzliche Aufbewahrungspflicht
[i]Jedes Dokument ist gemäß den rechtlichen und ggf. internen Anforderungen aufzubewahrenDie Aufbewahrungspflichten beginnen mit dem Erwerb und enden mit dem Verlust der Kaufmannseigenschaft. Sie überdauern die Insolvenz ebenso wie die Auflösung oder Veräußerung des Handelsgeschäfts und den Tod des Kaufmanns. Der Umfang und der Kreis der nach steuerlichen Vorschriften Aufbewahrungspflichtigen geht über diejenigen des Handelsrechts hinaus. Die steuerlichen Aufbewahrungspflichten sind in § 147 AO geregelt. Grds. gilt, dass Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Lageberichte und die zu ihrem Verständnis zugehörigen Arbeitsanweisungen und Organi...