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infoCenter (Stand: Oktober 2022)

Lohn- und Gehaltsbuchhaltung (HGB)

Günther Krüger

1. Organisatorische Grundlagen

Arbeitnehmer (Mitarbeiter) in Unternehmen erhalten für ihre Arbeit eine Vergütung in Form von Lohn oder Gehalt. Die Vergütung setzt sich aus einer Vielzahl von einzelnen Beträgen zusammen, die dem Mitarbeiter in einer Lohn- und Gehaltsabrechnung nachgewiesen werden. Die von der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung aufbereiteten Daten aller Mitarbeiter müssen innerhalb des Rechnungswesens verbucht werden – sowohl in der Finanzbuchhaltung als auch in der Kostenrechnung, soweit diese im Unternehmen eingesetzt wird.

Die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung hat darüber hinaus eine Informationspflicht den Mitarbeitern und eine Nachweispflicht externen Stellen gegenüber (bspw. Finanzamt, Krankenkassen, Arbeitsamt, Berufsgenossenschaft).

Die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung hat zwei grundsätzliche Forderungen zu erfüllen:

  • Ermittlung des Lohn- und Gehaltsanspruchs der einzelnen Mitarbeiter und Erfüllung aller damit zusammenhängenden Arbeiten,

  • Ermittlung und Verteilung des Personalaufwands im Hinblick auf die Erfolgsrechnung und die Kosten- und Leistungsrechnung des Unternehmens.

2. Personenbezogene Abrechnung

Die personenbezogene Abrechnung richtet sich nach den persönlichen Merkmalen des Arbeitnehmers. Grundlage ist der Arbeits- oder Anstellungsvertrag. Die rechtlichen Grundlagen der personenbezogenen Abrechnung sind in folgender Reihenfolge zu berücksichtigen:

  • arbeitsrechtliche Grundlagen (Gesetze, Richtlinien, Verordnungen, etc.),

  • tarifvertragliche Grundlagen (Rahmen-, Vergütungs- und andere Tarifverträge),

  • Betriebsvereinbarungen mit dem Betriebsrat und

  • einzelvertragliche Grundlagen (Arbeits- oder Anstellungsverträge).

Daneben sind für die personenbezogene Abrechnung gesetzliche, steuer- und sozialversicherungsrechtliche Vorschriften zu beachten, die sich aus den persönlichen Merkmalen des Arbeitnehmers ergeben. Des Weiteren sind betriebliche Zusatzleistungen oftmals an persönliche Merkmale wie Betriebszugehörigkeit, Alter, Status etc. geknüpft.

Die personenbezogene Abrechnung läuft i. d. R. wie folgt ab:

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