Bekanntmachung von Vordrucken;
Ausschreibung von Lohnsteuerbescheinigungen und Besonderen Lohnsteuerbescheinigungen durch den Arbeitgeber ohne maschinelle Lohnabrechnung für das Kalenderjahr 2005

Bezug: BMF-Schreiben vom 21.10.2003 - IV C 5 - S 2378 - 26/03

Im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder wird auf Folgendes hingewiesen:

Für die Ausschreibung von Lohnsteuerbescheinigungen und Besonderen Lohnsteuerbescheinigungen durch den Arbeitgeber ohne maschinelle Lohnabrechnung für das Kalenderjahr 2005 sind die Vorschriften des § 39d Abs. 3 und des § 41b des Einkommensteuergesetzes (EStG) sowie die Anordnungen in R 135 und 136 der Lohnsteuer-Richtlinien 2005 sowie in R 135 Abs. 2 bis 4 und 6 der Lohnsteuer-Richtlinien 2004 maßgebend. Zusätzlich zu den auf der Lohnsteuerkarte oder der Bescheinigung des Finanzamts eingetragenen Besteuerungsmerkmalen ist bei Vorlage einer Lohnsteuerkarte auch der amtliche Schlüssel (AGS) der Gemeinde, die die Lohnsteuerkarte ausgestellt hat, zu bescheinigen. Außerdem gilt Folgendes:

1. Unter der Nr. 2 der Vordrucke sind in dem dafür vorgesehenen Teilfeld die nachfolgenden gesetzlich vorgeschriebenen Großbuchstaben zu bescheinigen:

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   „S”	ist einzutragen, wenn die Lohnsteuer von einem sonstigen Bezug im ersten Dienstverhältnis berechnet wurde und dabei der Arbeitslohn aus früheren Dienstverhältnissen des Kalenderjahres außer Betracht geblieben ist.
   „B”	ist einzutragen, wenn das Dienstverhältnis vor Ablauf des Kalenderjahres endet und der Arbeitnehmer für einen abgelaufenen Lohnzahlungszeitraum oder Lohnabrechnungszeitraum des Kalenderjahres unter Berücksichtigung der Vorsorgepauschale nach § 10c Abs. 3 EStG zu besteuern war.
   „V”	ist einzutragen, wenn steuerfreie Beiträge nach § 3 Nr. 63 EStG geleistet wurden.
   „F”	ist einzutragen, wenn eine steuerfreie Sammelbeförderung gemäß § 3 Nr. 32 EStG erfolgte.

2. Die für den Arbeitnehmer einbehaltene Kirchensteuer ist stets unter Nr. 6 oder Nr. 13 der Vordrucke zu bescheinigen. Ebenso ist zu verfahren, wenn ein Arbeitnehmer (ggf. gemeinsam mit seinem Ehegatten) im Laufe des Kalenderjahres die Konfession gewechselt hat. Bei konfessionsverschiedenen Ehen (z. B. Ehemann ev, Ehefrau rk) ist der auf den Ehegatten entfallende Teil der Kirchensteuer unter Nr. 7 oder Nr. 14 anzugeben (Halbteilung der Lohnkirchensteuer). Diese Halbteilung der Lohnkirchensteuer kommt in Bayern, Bremen und Niedersachsen nicht in Betracht. Deshalb ist in diesen Ländern die einbehaltene Kirchensteuer immer unter Nr. 6 oder Nr. 13 einzutragen.

3. Im Lohnsteuerabzugsverfahren ermäßigt besteuerte Entschädigungen (z. B. steuerpflichtiger Teil von Abfindungen) und der ermäßigt besteuerte Arbeitslohn für mehrere Kalenderjahre (z. B. Jubiläumszuwendungen) sind in einer Summe unter Nr. 10 zu bescheinigen; die eingetragenen Beträge dürfen nicht in dem unter Nr. 3 bescheinigten Bruttoarbeitslohn enthalten sein.

   Entschädigungen und Arbeitslohn für mehrere Kalenderjahre, die nicht ermäßigt besteuert wurden, können unter Nr. 19 eingetragen werden; die eingetragenen Beträge müssen dann auch in dem unter Nr. 3 bescheinigten Bruttoarbeitslohn enthalten sein.

4. Das Kurzarbeitergeld, das Winterausfallgeld, der Zuschuss zum Mutterschaftsgeld, die Verdienstausfallentschädigung nach dem Infektionsschutzgesetz, Aufstockungsbeträge und Altersteilzeitzuschläge sind in einer Summe unter Nr. 15 zu bescheinigen.

5. Unter Nr. 17 der Vordrucke sind die steuerfreien Sachbezüge (§ 8 Abs. 2 Satz 9 EStG – Job-Ticket – oder § 8 Abs. 3 EStG – Verkehrsträger –) betragsmäßig zu bescheinigen. Im Einzelnen wird auf Textziffer II. 1 des BMF-Schreibens vom 27.01.2004 (BStBl 2004 I S. 173) hingewiesen.

   Bei steuerfreier Sammelbeförderung nach § 3 Nr. 32 EStG ist der Großbuchstabe „F” unter Nr. 2 im rechten Teilfeld einzutragen; vgl. Textziffer II. 2 des BMF-Schreibens vom 27.01.2004 (BStBl 2004 I S. 173).

6. Unter Nr. 18 der Vordrucke sind pauschalbesteuerte Arbeitgeberleistungen für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zu bescheinigen.

7. Unter Nr. 20 der Vordrucke sind die steuerfreien Verpflegungszuschüsse bei Auswärtstätigkeiten (Dienstreisen, Einsatzwechseltätigkeit, Fahrtätigkeit) zu bescheinigen; vgl. auch Textziffer III. 7 des BMF-Schreibens vom 27.01.2004 (BStBl 2004 I S. 173). Die unentgeltliche Gewährung von Mahlzeiten sowie die Zuzahlung des Arbeitnehmers zu gewährten Mahlzeiten haben auf die Höhe der zu bescheinigenden Beträge keinen Einfluss.

8. Bei der Bescheinigung von Zukunftssicherungsleistungen ist Folgendes zu beachten:

   1. Der Arbeitgeberanteil der Beiträge zu den gesetzlichen Rentenversicherungen und an berufsständische Versorgungseinrichtungen ist unter Nr. 22 einzutragen; der entsprechende Arbeitnehmeranteil ist unter Nr. 23 zu bescheinigen.

   2. Zuschüsse des Arbeitgebers zur Krankenversicherung und zur sozialen oder privaten Pflegeversicherung eines nicht krankenversicherungspflichtigen Arbeitnehmers, der in der gesetzlichen Krankenversicherung freiwillig versichert ist, soweit der Arbeitgeber zur Zuschussleistung gesetzlich verpflichtet ist, sind unter Nr. 24 einzutragen. Gleiches gilt für Zuschüsse des Arbeitgebers zu den Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträgen eines nicht krankenversicherungspflichtigen Arbeitnehmers, der eine private Kranken- und Pflegeversicherung abgeschlossen hat.

      Nicht einzutragen ist der Arbeitgeberanteil zur gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung.

   3. Der Arbeitnehmeranteil am Gesamtsozialversicherungsbeitrag – ohne den Arbeitnehmeranteil an den Beiträgen zu den gesetzlichen Rentenversicherungen und an berufsständische Versorgungseinrichtungen und die Zuschüsse, die unter Nr. 24 zu bescheinigen sind – ist unter Nr. 25 einzutragen.

   4. Unter Nr. 22 bis 25 dürfen keine Beiträge bescheinigt werden, die auf steuerfreien Arbeitslohn entfallen, z. B. auf Arbeitslohn, der nach dem Auslandstätigkeitserlass oder auf Grund eines Doppelbesteuerungsabkommens steuerfrei ist. Die nicht zu bescheinigenden Beiträge/Zuschüsse sind in den Fällen, in denen in einem Lohnzahlungszeitraum die für die Beitragsberechnung maßgebenden Beitragsbemessungsgrenzen überschritten werden, durch Aufteilung der Beiträge nach dem Verhältnis der Kalendertage, in denen der Arbeitnehmer steuerfreien Arbeitslohn bezogen hat, zur Gesamtzahl der Kalendertage des Lohnzahlungszeitraums zu ermitteln.

9. Unter Nr. 26 der Vordrucke ist die Summe des vom Arbeitgeber an Angehörige des öffentlichen Dienstes (§ 72 EStG) ausgezahlten Kindergeldes zu bescheinigen.

10. Nach § 19 Abs. 2 Satz 4 i. d. F. des Alterseinkünftegesetzes sind bestimmte Versorgungsbezüge Bemessungsgrundlage für den Versorgungsfreibetrag und den Zuschlag zum Versorgungsfreibetrag. Zusätzlich wird der Beginn des Versorgungsbezugs benötigt. Der Arbeitgeber hat nach § 4 Abs. 1 Nr. 4 LStDV i. d. F. des Alterseinkünftegesetzes entsprechende Aufzeichnungen im Lohnkonto zu führen. Die dort vorhandenen Angaben sind für die Bearbeitung der Einkommensteuererklärungen der Arbeitnehmer notwendig. Um Rückfragen zu vermeiden sind diese Angaben in einem nicht benötigten Feld einzutragen.

11. In der letzten Zeile der Vordrucke ist stets das Finanzamt, an das die Lohnsteuer abgeführt wurde, und dessen vierstellige Nummer einzutragen. Finanzamtsaußenstellen, die eine eigene Nummer haben, sind mit dieser Nummer einzutragen.

Ein Muster des Vordrucks „Besondere Lohnsteuerbescheinigung für das Kalenderjahr 2005” ist als Anlage beigefügt. Der Vordruck wird dem Arbeitgeber auf Anforderung kostenlos vom Finanzamt zur Verfügung gestellt.

Arbeitgeber mit maschineller Lohnabrechnung sind verpflichtet, der Finanzverwaltung bis zum 28.02. des Folgejahres eine elektronische Lohnsteuerbescheinigung zu übermitteln (§ 41b Abs. 1 EStG). Hierzu ergeht ein gesondertes BMF-Schreiben.

Dieses Schreiben nebst Anlage wird steht ab sofort für eine Übergangsfrist auf den Internetseiten des Bundesministeriums der Finanzen unter http://www.bundesfinanzministerium.de/Steuern/Lohnsteuer-.621.htm zur Verfügung.

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Zur Beachtung durch den Arbeitgeber

Der Arbeitgeber ohne maschinelle Lohnabrechnung, der die Lohnsteuerbescheinigung nicht im Rahmen des ElsterLohn-Verfahrens [1] an die Finanzverwaltung übermittelt, hat eine Besondere Lohnsteuerbescheinigung zu erteilen, wenn für einen Arbeitnehmer bei Abschluss des Lohnkontos keine Lohnsteuerkarte vorgelegen hat. Dies gilt

1. für Arbeitnehmer, die es unterlassen haben, ihre Lohnsteuerkarte dem Arbeitgeber auszuhändigen (§ 39c Abs. 1 EStG),

2. für im Ausland wohnhafte Bedienstete im Sinne der §§ 1 Abs. 2, 1a Abs. 2 EStG,

3. für Arbeitnehmer, die nach § 1 Abs. 3 EStG als unbeschränkt einkommensteuerpflichtig gelten,

4. in den Fällen, in denen der Arbeitgeber für einen vor Ablauf des Kalenderjahres ausgeschiedenen Arbeitnehmer die Lohnsteuerbescheinigung auf der Lohnsteuerkarte entgegen seiner Verpflichtung nicht ausgestellt hat.

Außerdem hat der Arbeitgeber bei Beendigung des Dienstverhältnisses oder am Ende des Kalenderjahres auf Verlangen des beschränkt einkommensteuerpflichtigen Arbeitnehmers eine Besondere Lohnsteuerbescheinigung zu erteilen (§ 39d Abs. 3 EStG). In diesen Fällen sind die Angaben zur Kirchensteuer (Zeilen 6, 7, 13 und 14) nicht auszufüllen.

Eine Besondere Lohnsteuerbescheinigung ist nach Ablauf des Kalenderjahres auch für solche Arbeitnehmer zu erstellen, bei denen mit Genehmigung des Finanzamts nach Beendigung des Dienstverhältnisses von der Ausschreibung der Lohnsteuerbescheinigung auf der Lohnsteuerkarte abzusehen war.

Die Besondere Lohnsteuerbescheinigung ist auf amtlich vorgeschriebenen Vordruck auszuschreiben; dieser Vordruck ist beim Finanzamt kostenlos erhältlich.

BMF v. 08.10.2004 - IV C 5 - S 2378 - 58/04