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Softwareauswahl im Credit- und Forderungsmanagement von KMU
Wie Sie Ihren Mandanten helfen können, häufige und kostspielige Fehler zu vermeiden
Der Prozess von der Kundenbestellung bis zum Eingang der Zahlung für die getätigte Lieferung oder die erbrachte Leistung (der sogenannte Order to Cash-Prozess bzw. O2C-Prozess) ist in vielen Unternehmen hochkomplex. Der O2C-Prozess ist in Teilprozesse gegliedert. Für viele davon sind gerade in KMU manuelle Tätigkeiten unentbehrlich. Manuelle Tätigkeiten und Medienbrüche verursachen jedoch einen hohen zeitlichen und finanziellen Mehraufwand. Außerdem sind diese manuellen Teilprozesse fehleranfällig. Es liegt auf der Hand, dass Ihre Mandanten daher über digitale Unterstützung nachdenken. Die öffentliche Diskussion um das Thema Digitalisierung oder Automation (z. B. mit Schlagworten wie Digitalisierungswüste Deutschland), die zunehmende Volatilität und Komplexität der Rahmenbedingungen und nicht zuletzt der anhaltende Fachkräftemangel setzen Ihre Mandanten zusätzlich zunehmend unter Druck und üben einen latenten Handlungszwang aus. Daraus resultierende Projekte sind jedoch oft fehlerträchtig: KMU investieren viel Geld, der erhoffte Nutzen bleibt aber (teilweise) aus. Lesen Sie im Folgenden, wie Sie Ihre Mandanten vor groben Fehlern im Prozess zur Softwareauswahl bewahren und die Digitalisierung und Automatisierung im Credit- und Forderungsmanagement (im Folgenden: CM & FM) zu einer Erfolgsstory machen können.
Manuelle Prozesse im CM & FM sind ein Liquiditätskiller erster Güte.
Die digitale Unterstützung und Automation im CM & FM sind aus vielen Gründen ein Muss, besonders in KMU.
Fehler bei der Auswahl der Software führen häufig jedoch dazu, dass Erfolge und gewünschte Entlastungseffekte ausbleiben.
Nur wer seine Bedarfe wirklich kennt, kann die richtige Software und den richtigen Anbieter finden.
Die Akzeptanz der Mitarbeitenden ist entscheidend für Erfolg oder Misserfolg der CM & FM-Software.
I. IT-Anwendungen im Credit- und Forderungsmanagement
1. Von Fehlanzeige über Flickenteppich bis Musterknabe ist alles anzutreffen
Wie stellt sich bei Ihren Mandanten die Landschaft der IT-Lösungen im CM & FM dar? Verfügt Ihr Mandant bereits über leistungsfähige hochintegrierte Systeme, die alle wesentlichen Teilprozesse auf effiziente Weise unterstützen? Wenn ja, dann haben Ihr Mandant und Sie alles richtig gemacht. Gratulation. Wenn nein, dann befindet sich Ihr Mandant in „guter Gesellschaft“ (zahlreicher Gesellschaft wäre wohl der treffendere Begriff).
Sehr viele KMU haben – das ERP-System einmal ausgenommen – außer der Nutzung von Excel keinerlei IT-Anwendungen im CM & FM vorzuweisen. Ein klein wenig mehr zu bieten hat eine zunehmende Zahl an Unternehmen, die darüber hinaus auch Applikationen einer Auskunftei, einer Kreditversicherung und/oder eines Inkassodienstleisters nutzt. Befinden sich Ihre Mandanten in der letztgenannten Gruppe, sind sie zwar einen Schritt weiter, weisen aber einen Flickenteppich an isolierten Anwendungen auf. Nicht nur, dass es oft keine automatisierten Verbindungen zwischen den vereinzelten Applikationen gibt, der Flickenteppich hat in der Regel auch einige Lücken (an durchaus wichtigen Stellen) in den Teilprozessen des CM & FM.
Diese Lücken müssen dann die Mitarbeitenden Ihrer Mandanten füllen. Das ist zeitaufwendig, kostenintensiv, fehleranfällig und für die betroffenen Personen sehr häufig frustrierend und ärgerlich.
2. Warum ERP- und CRM-Systeme nicht ausreichen
Sie können nun den Standpunkt vertreten, dass es doch ausreichen müsste, wenn Ihre Mandanten leistungsfähige ERP- und CRM-Systeme einsetzen. Ja, das könnte man meinen. Aber weder das ERP-System noch das CRM-System sind eine „eierlegende Wollmilchsau“. Kurz zur Erläuterung:S. 8
ERP-System steht für Enterprise Resource Planning. Es handelt sich dabei um integrierte Softwareanwendungen, die das Unternehmen bei der digitalen Bearbeitung ihrer zentralen Geschäftsprozesse im Bereich Finanzen, Personalwesen, Beschaffung, Fertigung, Logistik und Vertrieb unterstützen.
Customer Relationship Management Systeme (CRM-Systeme) sind IT-Anwendungen zur Unterstützung, Verwaltung, Analyse und Dokumentation aller Interaktionen des Unternehmens mit seinen gegenwärtigen und zukünftigen Kunden.