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Dilatorische Fakturierungen: „Chef, lass' Rechnungen schreiben!“
Betriebswirtschaftliche Konsequenzen verzögerter Rechnungserstellung
Lange Bearbeitungszeiten der Rechnungserstellung (dilatorische Fakturierungen) bleiben in der KMU-Realität häufig unerkannt. Sie verursachen höhere Kontokorrentzinsen, beeinträchtigen das Jahresergebnis und grenzen mit der damit verbundenen höheren Kapitalbindung den finanziellen Spielraum ein. Umsatzsteigerungen können dieses Defizit nur schwerlich kompensieren. Deshalb weisen unterjährige Bilanzanalysen, z. B. bei Kreditverhandlungen, einen negativen Trend im Umfang der dilatorischen Fakturierung aus. Der Beitrag erläutert die Konsequenzen dilatorischer Fakturierungen und zeigt Kriterien der Identifikation sowie Lösungsmöglichkeiten auf.
Dilatorische (verzögerte, spätere) Fakturierungen treten häufig bei kleinen und mittelständischen Unternehmen auf.
Die Identifikation der Verzögerungen bereitet Schwierigkeiten; teilweise datieren Unternehmen ihre Rechnungen zurück.
Dilatorische Fakturierungen verursachen Kontokorrentzinsen und beschränken den Kreditrahmen in Höhe der Bruttoforderungen.
Eine Kompensation der Zinsaufwendungen durch Mehrumsatz ist utopisch.
Zwischenabschlüsse (z. B. BWA) für Kreditunterlagen etc. weisen aufgrund der dilatorischen Fakturierung einen negativen Unternehmensverlauf aus.
Lösungen erfordern eine abteilungsübergreifende Analyse des Fakturierungsprozesses von der Auslieferung bis zur Rechnungsschreibung.
I. Weitreichende Folgen einer verzögerten Fakturierung
Illiquiditätsinsolvenzvermeidung fordert als oberstes und dauerhaftes existenzielles Ziel der Unternehmensführung die betrags- und zeitpunktgenaue Zahlungsfähigkeit (vgl. § 17 Abs. 2 InsO).
Zahlungsunfähigkeit liegt vor, wenn der Schuldner 10 % oder mehr seiner fälligen Verbindlichkeiten nicht innerhalb von drei Wochen begleichen kann (, NWB AAAAB-78851; zur Beurteilung der Zahlungsunfähigkeit vgl. auch IDW S 1 S. 5 ff.).
„Kunde zahlt nicht!“, löst daher im Geschäftsalltag ungute Gefühle aus; schließlich belastet ein Forderungs-(Zahlungs-)ausfall das Jahresergebnis, insbesondere aber die Liquidität. Deshalb irritiert die Aufforderung „Chef, lass' Rechnungen schreiben!“. Bemüht sich der technische Bereich Kundenaufträge effizient und effektiv auszuführen, offenbart der administrative ‚Nachgang' erhebliche Verzögerungen: Erst mehrere Tage nach der Lieferung erfolgt die Fakturierung (Rechnungserstellung).
Verzögerte, spätere (dilatorische) Fakturierung gewährt dem Kunden ein zusätzliches Zahlungsziel, denn er verfügt bereits über das Produkt, ohne eine Rechnung erhalten zu haben. Entsprechend verlängert sich die Umschlagsdauer des Vorratsvermögens. Dieses Inhouse-Problem konterkariert Bemühungen, durch engagiertes Forderungs-, Working-Capital-Management Liquidität zu heben, sprich die Debitorenlaufzeit zu verkürzen.
Tabelle in neuem Fenster öffnen
Umschlagsdauer des Vorratsvermögens | = | Ø Bestand in Vorratsvermögen | x 365 |
Umsatzerlöse |
Umschlagsdauer des Vorratsvermögens: Wie lange sind Vorräte und die zu ihrer Finanzierung notwendigen finanziellen Mittel im Unternehmen gebunden? Synonym: Lagerdauer in Tagen, Vorratsreichweite, Days Inventory Outstanding (DIO), Day Inventory Held (DIH).
Tabelle in neuem Fenster öffnen
Debitorenlaufzeit | = | Ø Forderungen aus Lieferung u. Leistungen | x 365 |
Umsatzerlöse |
Debitorenlaufzeit: Wie schnell werden Umsatzerlöse durch effektives Zahlungsverhalten der Kunden liquiditätswirksam, S. 336bzw. wie zuverlässig und pünktlich bezahlt der Kunde seine Rechnung? Synonyme: Kundenziel, Forderungsdauer, Forderungslaufzeit, Außenstandsdauer, Außenstandstage, Kreditgewährung in Tagen, Umschlagsdauer Debitoren, Days Sales Outstanding (DSO).
Rückdatierungen bilden einen weiteren Problembereich, denn das Datum der Rechnung entspricht nicht ihrer Erstellung. Das ist kein „Schönheitsfehler“, sondern verursacht interne und externe Probleme (vgl. dazu Abschnitt II.3).
Die genannten sowie weitere Kennzahlen finden Sie auch in folgenden Berechnungsprogrammen:
Forderungsmanagement mit Kennzahlen, NWB JAAAC-85999
Kennzahlen zur Liquiditätssteuerung, NWB NAAAD-89991
1. Grundlagen eines Auftrags
Hat der Verkäufer (Kaufvertrag [vgl. § 434 BGB]; analog Werk- [vgl. §§ 631 ff. BGB], Dienstleistungsvertrag [vgl. §§ 611 ff. BGB]) die Sache dem Käufer vollständig, frei von Rechten Dritter und ohne Sach- noch Rechtsmängel übergeben, also liegen keine juristischen Einwände einer Rechnungserstellung vor, erfüllt der Verkäufer sein Schuldverhältnis nur zum Teil. Denn die Fakturierung bildet den Abschluss des Verkaufsvorgangs, indem er die Lieferung oder Leistung abrechnet.