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Outsourcing: Selbsttest und Hinweise für eine erfolgreiche Umsetzung
Neues Tool in der NWB Datenbank
Die zunehmende Globalisierung, der technologische Fortschritt und der hohe Wettbewerbsdruck machen es für viele Unternehmen notwendig, sich stärker auf ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren und andere, bisher selbst erbrachte Arbeiten an Dritte auszulagern. Wir sprechen dann von Outsourcing. Im Prinzip lassen sich fast alle Arbeiten von Dritten erledigen, sei es in der Produktion, im Marketing, der EDV oder der Buchhaltung. Ein Grund, warum Unternehmen Leistungen von Dritten beziehen wollen, sind die Kosten: Spezialisierte Dienstleister arbeiten oft günstiger und können Leistungen sogar in einer besseren Qualität erbringen. Allerdings stehen dem gegenüber auch Nachteile, wie das Risiko, dass Betriebsgeheimnisse nicht gewahrt werden oder die Abhängigkeit von Dritten erhöht wird. Eine Entscheidung ist also in jedem Fall strategischer Natur und sollte daher genau überlegt und geplant werden. Der Beitrag zeigt, worauf Unternehmen vor allem achten sollten und stellt mit der Arbeitshilfe Outsourcing – Berechnungsprogramm, NWB XAAAJ-95971, eine Umsetzungshilfe bereit.
Outsourcing – Berechnungsprogramm, NWB XAAAJ-95971
Durch die Auslagerung bzw. das Outsourcen einzelner Tätigkeiten oder ganzer Bereiche können Unternehmen Vorteile wie Kostenersparnis oder höhere Flexibilität erreichen.
Die Auslagerung greift immer tief in bestehende Strukturen eines Unternehmens ein und sollte möglichst als Projekt unter Beteiligung möglichst vieler Mitarbeiter umgesetzt werden.
Die Umsetzung sollte in mehreren Schritten erfolgen, von der Zieldefinition über die Auswahl der Aufgaben bis zur Auswahl eines geeigneten Anbieters.
Der Beitrag und die Arbeitshilfe zeigen eine mögliche Vorgehensweise.
I. Outsourcing: Gründe, Vor- und Nachteile
Der Wertschöpfungsprozess zur Herstellung und zum Verkauf von Produkten oder Dienstleistungen (beide Begriffe werden im Folgenden synonym verwendet) besteht aus vielen Einzelaufgaben und erfordert den Einsatz knapper Ressourcen, etwa Personal, Kapital und Sachmittel. Unternehmer stehen permanent vor der Frage, wie sie ihre Leistungen günstiger anbieten können. Sie stellen sich auch die Frage, ob sie alle erforderlichen Leistungen selbst erbringen müssen oder ob es möglich ist, einen Teil durch Dritte erbringen zu lassen. Hierdurch lassen sich oft Kosten sparen und frei werdende Kapazitäten können besser und flexibler genutzt werden. Doch es gibt auch Nachteile, die man kennen sollte, bevor man eine Entscheidung trifft.
Wesentliche Vorteile:
Kostenreduktion, vor allem durch „Umwandlung“ von Fixkosten in variable Kosten, wenn man nur für bezogene Leistungen zahlt und z. B. keine eigenen Mitarbeiter beschäftigen muss.
Liquiditätsverbesserung in dem Umfang, in dem Kosten gespart werden können.
Bezug von weniger profitablen Produkten von Dritten statt eigener Fertigung und Möglichkeit, die frei werdenden Kapazitäten zur Herstellung ertragreicherer Artikel zu nutzen.
Verlagerung eines Teils der betrieblichen Risiken auf einen Dritten.
Trennung von administrativen Tätigkeiten und „Nebentätigkeiten“, z. B. Buchhaltung und Reinigung.
Bezug von Leistungen oft in besserer Qualität möglich, wenn sich der Anbieter spezialisiert hat.
Zugang zu neuem Know-how und moderneren Produktionsmitteln möglich.
Durch regelmäßige Abrechnungen mehr Kostentransparenz möglich.S. 304
Wesentliche Nachteile:
Gegenüber Kunden ist man auch verantwortlich, wenn Outsourcing-Partner schlechte Leistungen erbringen. Fehler sind teuer und können auch zu Kundenverlusten und Imageschäden führen.
Bei der Leistungserbringung hängt man von einem Anbieter ab, auch über mehrere Jahre.
Bei Verlagerung komplexer und/oder sensibler Aufgaben ist hoher Koordinationsaufwand und regelmäßige Kommunikation notwendig; häufig werden Einsparungen hierdurch aufgezehrt.
Durch Aufgabenabgabe geht Wissen verloren.
Es besteht das Risiko, dass Betriebsgeheimnisse preisgegeben werden.
Es geht ein Teil der unternehmerischen Freiheiten verloren.
Ggf. gibt es Probleme mit den Themen Datenschutz und Compliance, wenn Partner z. B. gegen die DSGVO verstoßen.
II. Selbsttest Outsourcing
Bevor man mit der Umsetzung beginnt, sollte klar sein, ob Outsourcing für den Betrieb grundsätzlich in Betracht kommt. Die Einschätzung bzw. Entscheidungsunterstützung kann z. B. mithilfe des nachstehenden Selbsttests erfolgen (vgl. Übersicht 1). Er lässt sich beliebig ergänzen oder anpassen. Je öfter man mit „Ja“ antwortet, desto eher ist Outsourcing im Betrieb möglich.