Sozialversicherungsrechtliche Betriebsprüfung | Elektronische Übermittlung der Daten aus der FiBu (DRV)

Die Deutsche Rentenversicherung Bund (DRV) informiert über die Pflicht zur elektronischen Übermittlung der Daten aus der Finanzbuchhaltung im Rahmen einer elektronisch unterstützten Betriebsprüfung an die DRV, die grundsätzlich seit dem 1.1.2025 gilt.

Hintergrund: Zur Durchführung einer Betriebsprüfung nach § 28p SGB IV sind die notwendigen Arbeitgeberdaten aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm zu übermitteln. Seit dem 1.1.2023 sind die für die Prüfung notwendigen Daten elektronisch aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm zu übermitteln. Die elektronische Übermittlung der Daten aus der Finanzbuchhaltung ist seit 1.1.2025 verpflichtend und war bis dahin freiwillig.

Hierzu führt die DRV weiter aus:

Die Übermittlung der relevanten Daten erfolgt über das eXTra-Verfahren (XMLbasiert). Die DRV stellt die dafür erforderlichen Formate und Schnittstellenbeschreibungen bereit. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass ihre Softwarelösung diese Anforderungen erfüllt.

Bis Ende 2026 ist auf Antrag noch ein Verzicht auf die elektronische Datenübertragung möglich (§ 126 SGB IV), danach ist sie für alle verpflichtend.

Ein besonders praxisrelevanter Aspekt betrifft den Wechsel der Lohnabrechnungssoftware oder des Dienstleisters, der für den Arbeitgeber die Abrechnungen durchführt. Seit dem 1.1.2025 sind Arbeitgeber in diesen Fällen verpflichtet, die für die nächste Betriebsprüfung relevanten Daten aus dem bisherigen System heraus noch vor dem Wechsel an die Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV) zu übermitteln (§ 28p Abs. 6b SGB IV).

In der Praxis kommt es immer wieder vor, dass beim Software- oder Dienstleisterwechsel Abrechnungsdaten nicht oder nur unvollständig übernommen werden. Diese Daten sind jedoch für die Betriebsprüfungen notwendig. Der Gesetzgeber reagiert darauf mit einer klaren Vorgabe: Die Daten müssen aus dem alten System im euBP-Verfahren an die DSRV übermittelt werden.

Konkret bedeutet das für Arbeitgeber:

• Zeitpunkt der Übermittlung: Die Daten müssen vor dem Wechsel des Programms oder Dienstleisters an die DSRV gesendet werden.

• Umfang der Daten: Es sind alle für die nächste Betriebsprüfung relevanten Entgeltabrechnungsdaten zu übermitteln. Die Übertragung erfolgt über das standardisierte euBP-Verfahren nach § 28p Abs. 6a SGB IV.

• Speicherung der Daten: Die DSRV speichert die übermittelten Informationen bis zur nächsten Betriebsprüfung. Es reicht daher nicht, sich auf Archivfunktionen des neuen Systems zu verlassen.

• Dienstleisterwechsel: Die Pflicht gilt gleichermaßen bei einem Wechsel des Steuerberaters, Lohnbüros oder Rechenzentrums – unabhängig davon, ob die Software dieselbe bleibt.

Werden die Daten vor dem Wechsel nicht oder nicht korrekt übermittelt, kann dies zu Verzögerungen oder erheblichen Problemen bei der Betriebsprüfung führen. So drohen Beanstandungen, Nachforderungen oder Aufwand durch nachträgliche Rekonstruktionen – das ist besonders ärgerlich, wenn Altdaten im alten System nicht mehr verfügbar sind.

Praxistipps für Steuerberater und Arbeitgeber

• Frühzeitige Planung: Wechsel des Systems oder Dienstleisters rechtzeitig abstimmen und die Übermittlung als festen Projektschritt einplanen.

• euBP-Fähigkeit: Die eingesetzte Software muss das euBP-Verfahren unterstützen und systemgeprüft sein.

• Dokumentation: Nachweise der erfolgreichen Übermittlung (Sendeprotokoll, DRV-Annahmequittung) sichern und revisionssicher archivieren.

Quelle: summa summarum 2/2025 S. 6 ff. sowie DRV online (il)