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Die Kassen-Nachschau 2025: Aus dem Dornröschenschlaf erwacht!
Dornröschen (= Kassen-Nachschau) wurde von ihrem Prinzen (= BRH) wachgeküsst
Lang [i]Teutemacher, Mandanten-Merkblatt „Checkliste zur Kassen-Nachschau“ NWB KAAAJ-94772 ist es her, dass die Kassen-Nachschau mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen neu in die Abgabenordnung aufgenommen (§ 146b AO) wurde. Das Entdeckungsrisiko für Steuerpflichtige, die meinen, sie könnten durch Veränderungen sowie Löschungen an und von Daten bzw. Nichterfassung von Umsätzen Steuern sparen, sollte dadurch erheblich erhöht werden. Seit dem kann diese Form der unangekündigten Kontrollen durchgeführt werden. Jahrelang jedoch haben die Ministerien der Finanzen der Länder diese Form der steuerlichen Prüfung eher stiefmütterlich behandelt. Dies stellte bereits der Bundesrechnungshof fest und forderte, die Anzahl der Kassen-Nachschauen zu erhöhen. Dies führte dazu, dass seit 2024 verstärkt Betriebsprüfer im Einsatz sind, um unangekündigt vor Ort in den Betrieben und Betriebsstätten der Steuerpflichtigen die Ordnungsmäßigkeit der Kasseneinnahmen und Kassenausgaben zu prüfen. Mit Einführung der Mitteilungsverpflichtung nach § 146a Abs. 4 AO wird in den einzelnen Bundesländern auch die Anzahl der Kassen-Nachschauen noch einmal erhöht. Der folgende Beitrag erläutert die wesentlichen Punkte der Kassen-Nachschau 2025 und zeigt, auf welche Besonderheiten Steuerpflichtige in der Praxis achten müssen.
Das Thema „Kassen-Nachschau“ ist aktuell von hoher Brisanz.
Betriebliche Prozesse müssen insbesondere bei Unternehmen der Bargeldbranchen angepasst werden.
Aktualisierung betrieblicher Verfahrensdokumentationen zwingend erforderlich.
Ein „weiter so wie bisher“ kann zu Ahndungen als Ordnungswidrigkeiten führen (§ 379 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1, Nr. 3 bis Nr. 6 AO).
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S. 639
I. Die aktuell gültige Rechtslage
Die Kassen-Nachschau gehört mit zu den Einzelmaßnahmen (Einführung der Einzelaufzeichnungspflicht, Verpflichtung zur Nutzung einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) zur Sicherung der Kassengrundaufzeichnungen, Einführung einer Belegausgabe- und Mitteilungsverpflichtung), die dazu dienen sollen, eine gleichmäßige Besteuerung zu gewährleisten.
[i]Kassen-Nachschau muss nicht angekündigt werdenAnders als eine steuerliche Außenprüfung, deren Ankündigung durch eine Prüfungsanordnung, als Verwaltungsakt gesetzlich vorgesehen ist, bedarf eine Kassen-Nachschau i. S. des § 146b AO regelmäßig keiner Ankündigung und auch keiner dem Steuerpflichtigen bekanntzugebenden Anordnung. Der Gesetzgeber hat nach der Legaldefinition des § 146b Abs. 1 Satz 1 AO eine Kassen-Nachschau so ausgestaltet, dass die Prüfer ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung Geschäftsgrundstücke oder Geschäftsräume von Steuerpflichtigen betreten können, um Sachverhalte festzustellen, die für die Besteuerung erheblich sein können.
Als speziell für Kassen geschaffenes abstraktes Aufsichtsverfahren stellt die Kassen-Nachschau selbst schlichtes Verwaltungshandeln dar.
Die Kassen-Nachschau erfolgt unabhängig von Außenprüfungen i. S. der §§ 193 ff. AO.
Der Kassen-Nachschau unterliegen:
die Kassenführung mittels offener Ladenkasse,
mit manuellen Einzelaufzeichnungen ohne Einsatz technischer Hilfsmittel,
ohne Einzelaufzeichnungen (summarische, retrograde Ermittlung der Tageseinnahmen),
Vertrauenskassen,
die Kassenführung mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme i. S. des § 146a Abs. 1 Satz 2 i. V. mit Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 AO i. V. mit § 1 Abs. 1 Satz 1 KassenSichV, wie:
elektronische und computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen, z. B. App-Systeme, Waagen mit Registrierkassenfunktion,
Warenwirtschaftssyteme mit Kassenmodul,
Hotelsoftware mit Kassenmodul,
Praxismanagementsysteme von Ärzten oder Tierärzten mit Kassenmodul etc.,
die Kassenführung mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme i. S. des § 146a Abs. 1 Satz 2 i. V. mit Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 AO i. V. mit § 1 Abs. 2 KassenSichV: Taxameter und Wegstreckenzähler,
die Kassenführung mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme i. S. des § 146a Abs. 1 Satz 2 i. V. mit Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 AO i. V. mit § 1 Abs. 1 Satz 2 KassenSichV, wie:
Waren- und Dienstleistungsautomaten,
Geld- und Warenspielgeräte.
Der Kassen-Nachschau unterliegt auch die Prüfung des ordnungsmäßigen Einsatzes des elektronischen Aufzeichnungssystems nach § 146a Abs. 1 Satz 1 AO (siehe § 146b Abs. 1 Satz 2 AO).
Die [i]Vorteile der Kassen-NachschauVorteile, die für eine Kassen-Nachschau sprechen, sind: die kurze Prüfung, ohne vorherige Anmeldung, während der normalen Geschäftszeiten, in den Geschäftsräumen (inklusive Fahrzeuge) und die Datenzugriffsmöglichkeit. S. 640
Die Kassen-Nachschau ist keine Außenprüfung i. S. der §§ 193 ff. AO. Deshalb finden die § 147 Abs. 6 AO (Datenzugriffsrecht), § 201 AO (Schlussbesprechung) und § 202 AO (Inhalt und Bekanntgabe des Prüfungsberichts) keine Anwendung.
II. Der Ablauf von Kassen-Nachschauen
1. Diese Fälle kommen auf den Prüfungsplan
[i]„Bargeldbranchen“ im Fokus Im Rahmen des Risikomanagements der jeweiligen Finanzbehörden wird entschieden, welche Unternehmen im Rahmen einer Kassen-Nachschau geprüft werden. Im Vordergrund stehen regelmäßig Betriebe der sogenannten „Bargeldbranchen“.