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Das Bürokratieentlastungsgesetz und der digitale Arbeitsvertrag
Weniger Papier, mehr Bytes
Nachdem der Gesetzgeber im Jahr 2022 bei der Umsetzung der Nachweisrichtlinie die Gelegenheit verpasst hatte, das Schriftformerfordernis im Arbeitsrecht grundlegend zu vereinfachen, besann man sich zwei Jahre später mit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) eines Besseren und ebnete den Weg zum digitalen Arbeitsvertrag. Der folgende Beitrag zeigt anhand einer Übersicht der relevantesten Änderungen, dass bezüglich einzelner Vorschriften im HR-Arbeitsalltag allerdings noch immer Vorsicht geboten ist. Denn die Textform-Erleichterung gilt nicht uneingeschränkt und auch nicht für alle Bereiche. Wer jedoch die bestehenden Prozesse umstellen möchte, hat seit dem die Gelegenheit, auf den digitalen Arbeitsvertrag umzusteigen und auf diese Weise einen effizienteren Prozess im Umgang mit Personal zu gestalten.
Das BEG IV kann tatsächlich zu einer spürbaren Entlastung in der Personalverwaltung beitragen; jedoch sind die Ausnahmen und Voraussetzungen zu beachten.
Das „digitale Arbeitszeugnis“ wird aufgrund des Erfordernisses einer qualifizierten elektronischen Signatur und der damit einhergehenden Problematik des Ausstellungsdatums voraussichtlich keine allzu große Rolle im HR-Alltag spielen.
Befristete Arbeitsverträge unterliegen weiterhin der strengen Schriftform und können nicht durch den digitalen Arbeitsvertrag ersetzt werden.
Wünschen Arbeitnehmer weiterhin die Aushändigung der Arbeitsbedingungen in Schriftform, müssen Arbeitgeber diesem Wunsch nachkommen.
Die Herausnahme bestimmter Wirtschaftsbereiche/Wirtschaftszweige nach § 2a Abs. 1 SchwArbG schließt einen erheblichen Anteil von Arbeitnehmern von der Digitalisierungsmöglichkeit aus.
I. Die Änderungen im Überblick
1. Nachweisgesetz (NachwG)
Durch die Regelung in Art. 50 BEG IV wurden umfassende Änderungen in das Nachweisgesetz eingearbeitet.
Auszug aus § 2 Abs. 1 NachwG:
„Der Arbeitgeber hat die wesentlichen Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses innerhalb der Fristen des Satzes 9 schriftlich niederzulegen, die Niederschrift zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen. Die Niederschrift nach Satz 1 kann in Textform (§ 126b des Bürgerlichen Gesetzbuchs) abgefasst und elektronisch übermittelt werden, sofern das Dokument für den Arbeitnehmer zugänglich ist, gespeichert und ausgedruckt werden kann und der Arbeitgeber den Arbeitnehmer mit der Übermittlung auffordert, einen Empfangsnachweis zu erteilen. [...]“.
1.1 Bisherige Rechtslage
Bislang sah das NachwG in § 2 Abs. 1 Satz 1 NachwG ausschließlich die schriftliche Niederlegung der wesentlichen Arbeitsbedingungen inklusive aller geänderten Arbeitsbedingungen vor. Damit mussten alle vertraglichen Bedingungen eigenhändig unterzeichnet werden. Die alternativ eingeräumte Form des notariell beglaubigten Handzeichens dürfte in der Praxis höchstens als Anekdote am Stammtisch eine Rolle gespielt haben. Somit erfüllte z. B. eine eingescannte Unterschrift diese strengen Formvorgaben nicht.
1.2 Neue Rechtslage
Nach aktueller Rechtslage darf die Niederschrift der Arbeitsvertragsbedingungen gemäß § 2 Abs. 1 Satz 2 NachwG seit dem auch in Textform gemäß § 126b BGB erfolgen. Allerdings sind dabei einige Voraussetzungen zu beachten, wie man dem obigen Auszug aus § 2 Abs. 1 NachwG entnehmen kann.
Elektronische Übermittlung in Textform: