Die Personalarbeit wird zunehmend digitaler. Dies betrifft auch das Führen von Personalakten. Ist die digitale Personalakte in großen Unternehmen schon weit verbreitet, rückt sie zunehmend auch in den Fokus kleiner und mittelständischer Unternehmen. Die Vorteile insbesondere für die Mitarbeiter im Personalwesen (sog. Human Resources – HR-Mitarbeiter) liegen auf der Hand: Durch die Umstellung auf die digitale Personalaktenführung können Unternehmen Prozesse vereinfachen sowie Zeit und Kosten einsparen. Bei der Einführung der digitalen Personalakte sind jedoch auch einige arbeitsrechtliche Stolperfallen zu beachten, deren Nichtberücksichtigung für ein Unternehmen teuer werden kann, was eine Entscheidung des LAG Köln (Urteil v. 9.2.2023 - 6 Sa 607/22, NWB NAAAJ-67772) bestätigt: Das Gericht gab der Entfristungsklage eines Arbeitnehmers statt, weil die beklagte Arbeitgeberin die erforderliche Schriftform der Befristungsabrede nicht mehr beweisen konnte, da sie nur noch eine digitale Personalakte führte. Diese und andere aktuelle Rechtsentwicklungen geben Anlass, die bei der digitalen Personalaktenführung bestehenden arbeitsrechtlichen Aspekte näher zu beleuchten.