Unzählige Geschäftsunterlagen sind zwischen sechs und zehn Jahren aufzubewahren, unabhängig davon, ob diese in Papierform oder elektronischer Form vorliegen. Die dadurch entstehenden Kosten sind nicht zu verachten. Bilanzierende Unternehmer können die künftigen Aufwendungen bereits heute durch die Bildung einer Aufbewahrungsrückstellung steuerlich als Betriebsausgabe geltend machen. Rückstellungen stellen grundsätzlich Prüfungsschwerpunkte im Rahmen von steuerlichen Außenprüfungen dar. Im Folgenden werden die konkreten Rahmenbedingungen erörtert und anhand von Beispielen erläutert, wie eine Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen sicher vor Beanstandungen bei etwaigen Betriebsprüfungen zu bilden ist.