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Rückstellung für nicht genommene Urlaubstage finanzamtskonform bilden
Ermittlung, Berechnung und Praxishinweise
Nehmen Mitarbeiter ihre Urlaubstage im laufenden Jahr nicht vollständig in Anspruch, ist dies zunächst für den Unternehmer vorteilhaft. Denn es steht eine höhere Arbeitsleistung zur Verfügung, regelmäßig schlägt sich dies auch im Gewinn nieder. Doch im Folgejahr muss der Alturlaub regelmäßig genommen werden. Dies belastet den Gewinn. Um entsprechende Gewinnverschiebungen zu minimieren, ist für nicht genommene Urlaubstage eine Rückstellung zu bilden. Rückstellungen für nicht genommene Urlaubstage führen im Rahmen von Betriebsprüfungen regelmäßig zu Diskussionen. Im Folgenden werden die konkreten Rahmenbedingungen erläutert und anhand eines Beispiels aufgezeigt, wie eine derartige Rückstellung betriebsprüfungssicher gebildet werden kann.
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I. Ungewisse Verbindlichkeit dem Grunde nach
[i]Urlaubsrückstellung ist zu bildenSofern Arbeitnehmer ihren Jahresurlaub nicht oder nicht vollständig im laufenden Geschäftsjahr genommen haben, besteht für den Unternehmer ein Erfüllungsrückstand. Da der Unternehmer jedoch nicht weiß, ob und wann der Mitarbeiter den Resturlaub verbraucht, liegt eine ungewisse Verbindlichkeit vor. Daraus resultiert die Verpflichtung, zum Ende des Geschäftsjahres eine Urlaubsrückstellung zu bilden.
II. Zwei Ermittlungsmöglichkeiten für die Rückstellung
Für die Ermittlung der Rückstellung bestehen grundsätzlich zwei Ermittlungsmöglichkeiten. Es kann entweder die Individualberechnung oder die Durchschnittsberechnung verwendet werden.
[i]Wechsel nur in Ausnahmefällen möglichSofern der Unternehmer sich für eine der Methoden entschieden hat, muss die Rückstellung auch in den Folgejahren nach entsprechender Methode ermittelt werden. Ein Wechsel ist nur in begründeten Ausnahmefällen zulässig.
1. Individualberechnung
[i]Genaue Ermittlung möglichGrundsätzlich ist die Urlaubsrückstellung als Individualberechnung für jeden einzelnen Mitarbeiter zu ermitteln. Dabei müssen die auf den jeweiligen Mitarbeiter entfallenden Urlaubstage und anfallenden Aufwendungen konkret berechnet werden. Diese Variante ist insbesondere dann von Vorteil, wenn der Unternehmer die Rückstellung möglichst genau ermitteln möchte und im Idealfall über wenige Mitarbeiter verfügt. S. 314
2. Durchschnittsberechnung
[i]Aufteilung nach GruppenHandelt es sich jedoch um ein Arbeitgeberunternehmen mit vielen Mitarbeitern, bietet sich die wesentlich einfachere Methode der sogenannten Durchschnittsberechnung an. Dabei sind zunächst sämtliche Mitarbeiter in Gruppen aufzuteilen, z. B. nach
der Tätigkeit (sämtliche Bürokräfte, Außendienstmitarbeiter),
der beruflichen Stellung (sämtliche Mitunternehmer, Lohn- und Gehaltsempfänger, Minijobber),
dem Umfang der Arbeitszeit (sämtliche Vollzeitkräfte, Teilzeitkräfte).
Es bietet sich regelmäßig an, die Kriterien miteinander zu kombinieren. Im zweiten Schritt wird mit Durchschnittswerten weitergerechnet.
III. Maßgebende Berechnungspunkte für die Rückstellung
[i]Zu ermittelnde FaktorenFür die Höhe der Rückstellung sind unabhängig von der gewählten Berechnungsmethode zunächst folgende Faktoren zu ermitteln:
Maßgebliches Urlaubsentgelt (Jahresarbeitsentgelt),
Arbeitstage je Jahr,
Resturlaubstage.
Dabei ist die Berechnung für steuerliche und handelsrechtliche Zwecke unterschiedlich. Denn der festgelegt, dass es sich für steuerliche Zwecke bei der Urlaubsrückstellung um eine Geldleistungsverpflichtung handelt. Diese ist danach zu bewerten, was am Bilanzstichtag aufgewendet werden müsste, um die Verpflichtung zu begleichen. Für handelsrechtliche Zwecke ist nach h. M. die Rückstellung danach zu bewerten, was im folgenden Jahr aufgewendet werden muss, um die Verpflichtung zu begleichen (Gewährung bezahlter Freizeit im Folgejahr). Je nach Berechnung der Rückstellung für die Steuer- oder Handelsbilanz sind deshalb andere Ausgangswerte heranzuziehen. Es gilt Folgendes: