Elektronische Rechnungen als Treiber der Digitalisierung in KMU?

Die Geschäftsprozesse digital abzubilden, ist vor allem für kleine, aber auch für mittlere Unternehmen eine Herkulesaufgabe. Während Großunternehmen ohne eine weitgehende Digitalisierung nicht mehr denkbar sind und dementsprechend viel Zeit, Geld und Know-how aufwenden für eine automatisierte Verarbeitung von Belegen, tun sich die KMU schwer. Den Initialaufwand auf sich zu nehmen, ist schon organisatorisch oft nur schlecht möglich. Das Totschlagargument „Was bringt das denn? Die paar Rechnungen im Jahr ...“ ist sachlich in vielen Fällen nicht falsch, führt aber nicht weiter. Denn die Unternehmenslandschaft insgesamt verändert sich weiter rasant hin zu einer digitalen Geschäftskommunikation, für alle Größenklassen. Die öffentlichen Auftraggeber diverser Bundesländer akzeptieren nur noch elektronische Rechnungen, auch von KMU. Wer als Zulieferer oder Dienstleister mit öffentlichen oder Großunternehmen Geschäfte abwickelt, bekommt meist eine recht deutliche Ansage: Geld gibt's nur mit einer eRechnung. Ohne einen äußeren Druck wird sich die Digitalisierung bei vielen etablierten kleinen Unternehmen also noch weiter hinziehen, so dass die Spreizung in der Unternehmenslandschaft zwischen Unternehmen mit reinen Papierabläufen einerseits und durchdigitalisierten Unternehmen andererseits erhöht.

Wenig [i]Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V., Die elektronische Rechnung – Hinweise für kleine und mittlere Unternehmen, https://go.nwb.de/m66xshilfreich ist bei diesem Thema neben den bekannten föderalen Digitalisierungswidrigkeiten durch uneinheitliche Rechtsgrundlagen auch die Sprachverwirrung. Denn es findet sich vielfach noch die Auffassung, dass der Versand einer einfachen PDF-Rechnung per E-Mail bereits Digitalisierung sei. Letztlich ist das aber nur einer von mehreren Kommunikationskanälen, dessen Abbildung weitere Ressourcen beim Empfänger durch Scannen oder manuelle Nachbearbeitung frisst. Um von einer elektronischen Rechnung sprechen zu können, sind daher strukturierte Daten erforderlich, die dann tatsächlich automatisiert weiterverarbeitet werden können. Wie weit das gehen kann, hat Dirk Broska in BBK 16/2020 S. 792 am Beispiel des Dynamic Discounting beschrieben, das ohne eRechnung nicht abzubilden ist.

Nach seinem Status-quo-Beitrag zur elektronischen Rechnung in Deutschland in BBK 22/2020 S. 1075 hat Christian Brestrich in dieser Ausgabe einen Blick ins benachbarte Ausland geworfen und zeigt, dass etwa Italien durch den Aufbau einer elektronischen Meldeplattform für Rechnungen deutlich weiter geht. Ziel ist aber nicht, die Unternehmensprozesse zu verschlanken, sondern die Hinterziehung der Umsatzsteuer zu bekämpfen, indem jede Rechnung an die Finanzverwaltung übermittelt werden muss. Christian Brestrich skizziert in seinem Beitrag ab Seite 81 den Stand in Europa, der in ähnlicher Form nach dem Koalitionsvertrag auch in Deutschland kommen soll und so geeignet ist, den Druck auf die KMU zu erhöhen, digitale Prozesse aufzusetzen.

Beste Grüße

Christoph Linkemann