Liquiditätsengpässe frühzeitig erkennen – Teil 2: Das verrät die Bilanz

Checklistenreihe

I. Die Checklistenreihe im Überblick

Die Checklistenreihe besteht aus vier Teilen, die Ihnen in aufeinanderfolgenden Ausgaben vorgestellt werden:

II. Die Bilanz/Summen-Salden-Liste als Signalgeber

Die Bilanz als Signalgeber wird häufig unterschätzt. Dies liegt darin begründet, dass sie schließlich nur einmal im Jahr erstellt wird – und dann auch noch häufig sehr spät (und außerhalb der gesetzlich vorgesehenen Fristen des HGB). Aber: Jeden Monat liegt mit der BWA eine Summen-Salden-Liste vor, die für einen schnellen Überblick im Sinne einer Rohbilanz genutzt werden kann. Voraussetzung: Diese Summen-Salden-Liste muss „gut geführt” sein.

1. Die „gut geführte” Summen-Salden-Liste

Wodurch zeichnen sich Summen-Salden-Listen aus, die im Sinne einer Rohbilanz jeden Monat für die Früherkennung genutzt werden können?

• Alle Bilanzkonten werden direkt am Jahresanfang für das neue Jahr eröffnet – auch wenn noch keine Umsätze gebucht sind.

• Für alle Bilanzkonten wird direkt am Jahresanfang der Anfangssaldo eingebucht – auch wenn dieser noch vorläufigen Charakter hat und ggf. bei Erstellung des Jahresabschlusses noch eine Korrekturbuchung „im neuen Jahr” erfolgen muss.

Diese Voraussetzungen sind einfach darzustellen, werden aber oft nicht erfüllt. So kann monatlich ein kurzer Blick auf die entscheidenden Bilanzkonten im Sinne der Checkliste genügen, um evtl. Früherkennungssignale zu generieren.

2. Eigenkapital-Reduzierung bis hin zu Fehlkapital

Unter Ertrags- und Liquiditätsgesichtspunkten wurde dieses Thema schon im ersten Beitrag in NWB-BB 2/2011 unter Kap. III.2 NWB CAAAD-59886 angesprochen. Aus der Bilanzsicht kommen zwei weitere Aspekte hinzu:

2.1 Nicht nur das bilanzielle Eigenkapital im Blick haben

Das in der Bilanz des Einzelunternehmens oder der Kapitalgesellschaft stehende Eigenkapital ist die eine Betrachtungsperspektive. Die andere ist die Sicht auf weitere private Vermögenswerte, die ggf. schon als „Ersatz-Eigenkapital” dienen – nämlich in Form von Sicherheiten für die Kreditgeber – oder die als Sicherheiten oder Geldmittel noch in das Unternehmen eingebracht werden könnten. S. 78

2.2 Bei der Kapitalgesellschaft die Insolvenz-Perspektive auf jeden Fall beachten

Jeder Fehlkapital-Ausweis in der Bilanz einer Kapitalgesellschaft muss „zwangsläufig” die Frage auslösen, ob diese bilanzielle Überschuldung auch eine vermögensmäßige Überschuldung darstellt und somit eine Insolvenzantragspflicht auslösen kann. Auch hier leistet die „gut geführte” Summen-Salden-Liste einen guten Dienst, weil sie bereits unterjährig möglicherweise Warnsignale in dieser Richtung unmissverständlich aussendet – vorausgesetzt, man nimmt sie zur Hand und liest sie „richtig”.

3. Anlagevermögen: Investitionsstau vermeiden

Je nach Branche ist ein stets auf aktuellem technischen Niveau gehaltener Vermögensstock eine unabdingbare Voraussetzung für die weitere Sicherung der Marktstellung. Dieser kann im Maschinenbereich liegen, im EDV-Bereich bei Hard- und Software, aber auch in den Immobilien sowohl in der Grunderhaltung als auch in der Erweiterung, beispielsweise zur Sicherung produktiver Abläufe.

Veränderungen des Investitionsverhaltens und der Instandhaltungsaufwendungen könnten daher sehr deutliche Signale für eine sich anbahnende Engpass-Situation sein.

Krisenberater wissen ein Lied davon zu singen: Investitions- und Instandhaltungs-Staus sind die regelmäßigen Begleiter von Krisen-Unternehmen.

4. Anlagendeckung oder „Goldene Bilanzregel”: Finanzierungsgrundlage sichern

Die uralte Grundregel einer austarierten Finanzierungsstruktur wird immer wieder vernachlässigt – und dies führt aus zwei Gründen langfristig zu Liquiditätsproblemen:

• Kurzfristige Finanzierungsmittel sind im Anlagevermögen gebunden und fehlen bei der Finanzierung des laufenden Geschäfts (Bestände, Kundenforderungen).

• Die Zinslast ist unverhältnismäßig hoch, da i. d. R. langfristige Darlehen preiswerter sind als Kontokorrent-Inanspruchnahmen. Außerdem ist die Gefahr von Zinserhöhungen im variabel verzinsten KK-Kredit deutlich höher. Nicht zu vergessen ist die Möglichkeit, dass KK-Linien bei Fälligkeit nicht verlängert oder sogar gekürzt werden – was bei Darlehen erst bei Leistungsstörungen möglich ist.

Daher sollte die bekannte „Goldene Bilanzregel” beherzigt werden:

Dabei sollte der Divisor deutlich „größer 1” sein, da der so dargestellte langfristige Finanzierungsüberhang das „eiserne Warenlager” mit finanziert – also den Mindest-Warenbestand, der prinzipiell auch langfristigen Charakter hat. [i]Das Berechnungsprogramm Jahresabschlussanalyse und Bilanzplanung mit Kennzahlen (MS-Excel) NWB HAAAD-05612 berechnet nach Eingabe der Bilanz und der GuV automatisch diese und viele weitere Kennzahlen für bis zu sechs Jahre.

5. Halbfertige und fertige Arbeiten, Warenlager: Bestandsmanagement optimieren

Zwei Relationen können Hinweise auf negative Veränderungen geben:

5.1 Wachsende Bestände im Verhältnis zum Umsatz

Entscheidend ist die Frage, wie viel von einem Produkt verkauft werden kann und inwieweit die Produktion und der Einkauf zeitnah an diese Absatzmöglichkeiten angepasst werden können. Dies sollte nachhaltig hinterfragt werden.

Die Kennzahl, „Umschlagsgeschwindigkeit” bzw. „Lagerumschlag” kann helfen, das Thema zahlenmäßig prägnant deutlich zu machen:

Der durchschnittliche Lagerbestand wird ermittelt, indem die Summe aus Anfangs- und Endbestand halbiert wird. Alternativ ist folgende – etwas genauere – Berechnung möglich:

5.2 Wachsender Anteil an der Bilanzsumme

Diese Betrachtungsweise stellt auf mögliche Bewertungsrisiken in diesen Positionen ab: Sind alle Positionen mit den erforderlichen Einzelwertberichtigungen versehen worden, um die aktuelle Marktentwicklung abzubilden? Wenn nicht: Welches Potenzial an „stillen Lasten” beinhalten diese Positionen – und wie ist deren Höhe verglichen mit dem Eigenkapital als Verlustdeckungspotenzial zu beurteilen?

Speziell Kreditgeber schauen sich diese Beziehungen gründlich an. Wenn ein Unternehmen zu den Bewertungsmaßstäben undeutliche, widersprüchliche oder gar keine Aussagen macht, machen kann oder will, werden Kreditgeber hellhörig. Umgekehrt sollten durch konservative Bewertungen gebildete „stille Reserven” den Kreditgebern auch erläutert werden. [i]Leibenger, Kreditwürdigkeit im Bankengespräch überzeugend darstellen, NWB-BB 10/2008 S. 309 NWB IAAAC-91042; Klett, Bankgespräche optimal vorbereiten, NWB-BB 2/2005 S. 44 NWB XAAAB-65911. S. 79

6. Kundenforderungen: Werthaltigkeit beachten

Das Anwachsen der Forderungsposition allein muss noch kein Warnsignal sein, wenn dieses parallel zur Umsatzentwicklung läuft. Generell greifen hier aber die gleichen Überlegungen wie im vorigen Abschnitt dargestellt.

6.1 Wachsende Forderungen im Verhältnis zum Umsatz

Diese Relation wird durch die Kennzahl „Debitoren-Tage” ausgedrückt. Es wird errechnet, wie lange die Kunden im Durchschnitt benötigen, die Forderungen zu begleichen:

Die errechnete Tageszahl gewinnt Aussagekraft vor dem Hintergrund der üblichen Zahlungsmodalitäten in der Branche.

6.2 Wachsender Anteil an der Bilanzsumme

Auch hier stellt sich die Frage nach den ausreichend gebildeten Einzelwertberichtigungen. Ein zusätzlicher Blick in die Debitorenliste ergänzend zur Bilanz/Summen-Salden-Liste kann hilfreich sein. Eine besondere Brisanz bekommen diese Relationen in Unternehmen, die einen wesentlichen Teil ihres Umsatzes mit wenigen großen Kunden erarbeiten – und wenn diese an den steigenden Forderungsbeständen beteiligt sind, ohne dass dort der Umsatz steigt. [i]Das Berechnungsprogramm Kundenwertrechnung für KMU (MS-Excel) gibt Ihren Mandanten Aufschluss darüber, welchen Kunden aus Rentabilitätsgesichtspunkten mehr und welchen weniger Aufmerksamkeit und Zeit geschenkt werden sollte. Das Berechnungsprogramm steht Ihnen als Abonnent in der NWB Datenbank unter der NWB Dok-ID NWB NAAAD-33270 kostenlos zur Verfügung.

Außerdem sollte die Bonitätsprüfung bei Neukunden und die regelmäßige Bonitätsüberwachung bei den größeren Kunden klar geregelt sein.

Grundsätzlich stellt sich die Frage nach den Handlungsmöglichkeiten im Bereich Zahlungsvereinbarungen, um den Geldzufluss zu beschleunigen, und natürlich im Bereich des in vielen Unternehmen stiefmütterlich behandelten Mahnwesens. Als externe Lösung könnte auch Factoring in die Überlegungen einfließen. [i]Mausbach/Simmert, Krisenvorsorge durch Factoring, NWB-BB 12/2010 S. 380 NWB OAAAD-55689.

7. Steigende Verschuldung: Wer gibt Geld wofür aus?!

Die Ausweitung der Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten und Kreditgebern alleine muss noch kein Warnsignal sein – dies ist nämlich dann unproblematisch, wenn damit der Anstieg werthaltiger und unternehmerisch sinnvoller Positionen auf der Aktivseite finanziert wird. Geachtet werden sollte aber auf die Herkunft neuer Kreditgeber:

• Weitere Bankverbindungen können ein positives Zeichen sein, wenn ein weiterer interessierter Kreditgeber als Zweit- oder Dritt-Bank-Verbindung an Bord kommt.

• Eine „Atomisierung” der Bankverbindungen mit Kleinstbeträgen sollte allerdings kritisch hinterfragt werden.

• Ein besonderer Blick sollte privaten Kreditgebern geschenkt werden. Solange dies Gesellschafter sind, die zur weiteren sinnvollen Finanzierung des Unternehmens beitragen, kann ein Haken gemacht werden. Allerdings sollte die in Kap. II.2 im Praxishinweis gestellte Frage, ob ein weiteres „Zubuttern” noch sinnvoll ist, nicht vergessen werden – z. B. wenn es darum geht, „nur” weitere Verluste zu finanzieren.

  Wenn allerdings die drei FFF (Family, Friends and Fools) zur Finanzierung antreten, ist i. d. R. Gefahr im Verzug – auf Deutsch: Familie, Freunde und die Dummen!

8. Bei Lieferantenverbindlichkeiten strategisch vorgehen

Die bei den Kundenforderungen genannten Maßstäbe gelten hier ebenso, nur dass die Kennzahl „Kreditorenlaufzeit” naturgemäß anders berechnet wird:

Die Kennzahl beantwortet die Frage, wie viele Tage das Unternehmen im Durchschnitt benötigt, um seine Lieferanten zu bezahlen. Die Bewertung erfolgt auch hier unter Berücksichtigung der üblichen Zahlungs-Gepflogenheiten, wobei z. B. auch Valutenstellungen eine Rolle spielen können.

9. Ausreichend vorsorgen mit Rückstellungen

Auch die ausreichende oder nicht-ausreichende Bildung von Rückstellungen spiegelt die Bilanzierungs-Politik eines Unternehmens wider:

• Sind die üblichen Rückstellungen in ausreichender Höhe gebildet? Zu denken ist hier einerseits an das Thema Ertragsteuern, andererseits an die Themen nicht genommener Jahresurlaub, Erstellung des Jahresabschlusses und Aufbewahrungspflichten. S. 80

• Wie werden die Anpassungen der evtl. vorhandenen Pensionsrückstellungen (BilMoG) vorgenommen?

• Gibt es weitere rückstellungsbedürftige Risiken, wie z. B. Prozesse oder Gewährleistungen, und wird für diese ausreichend Vorsorge getroffen? Werden diese auch unterjährig gebildet, wenn sie erkannt werden, oder wird dies auf die Jahresabschlusserstellung verschoben? [i]Haas, Die Pensionsrückstellung nach BilMoG als Ratingrisiko, NWB-BB 12/2009 S. 388 NWB SAAAD-32133.

10. Die Qualität der Buchhaltung: Die Basis sichern

Der unterjährige Blick in die Summen-Salden-Liste lässt schon viele Schlussfolgerungen zu. Der „richtig tiefe” Blick gelingt, wenn der Jahresabschluss mit der Summen-Salden-Liste des zwölften Geschäftsjahr-Monats verglichen wird.

Je häufiger und je betragsmäßig größer die Abweichungen in den Bilanzpositionen zwischen beiden sind, desto geringer ist die Qualität der laufenden Buchhaltung und damit auch die Aussagefähigkeit des „vorläufigen Ergebnisses” in der BWA.

Die zeitnahe Berücksichtigung der in diesem Beitrag aufgezeigten Themen in der Buchhaltung kann und sollte in der Folge zu einer immer aussagefähigeren unterjährigen Berichterstattung und Signal-Erkennung führen. [i]Aus einer Standard-BWA können Sie eine sog. qualifizierte BWA entwickeln, die diese unterjährigen Entwicklungen gleichmäßig auf die einzelnen Monate verteilt. Vgl. hierzu die 4-teilige Beitragsreihe von Wiechers, BWA-Analyse – der „Königsweg” für Ihren Einstieg in die betriebswirtschaftliche Beratung, Teil 1, NWB-BB 11/2007 S. 327 NWB IAAAC-61263.

III. Die Checkliste

Unten abgebildet ist ein Ausschnitt aus der zweiten Teil-Checkliste, die Sie in der NWB Datenbank herunterladen können.