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infoCenter (Stand: Januar 2019)

Auslagenersatz

Udo Vanheiden

I. Definition Auslagenersatz/durchlaufende Gelder

Geldbeträge, die der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber erhält, um sie für ihn auszugeben (durchlaufende Gelder) bzw. um die Auslagen des Arbeitnehmers zu ersetzen (Auslagenersatz), stellen steuerfreie Zuwendungen außerhalb des Arbeitslohns dar (§ 3 Abs. 1 Nr. 50 EStG). Während durchlaufende Gelder Erstattungen für zukünftige Ausgaben des Arbeitnehmers darstellen, werden mit dem Auslagenersatz bereits durch den Arbeitnehmer verauslagteBeträge abgerechnet. Der Arbeitnehmer erhält keine Zuwendungen zu seiner eigenen Verfügung, sondern erhält lediglich Beträge, die er für den Arbeitgeber verauslagt hat oder noch begleichen soll. Die Annahme von Auslagenersatz setzt voraus, dass kein eigenes Interesse des Arbeitnehmers an den Ausgaben bestanden hat. Kennzeichnend für den Auslagenersatz ist, dass der Arbeitgeber das Risiko der Ausgaben trägt. Da die Beträge nicht in den Verfügungsbereich des Arbeitnehmers gelangen, gehören sie nicht zum Arbeitslohn. Die Steuerbefreiung in § 3 Nr. 50 EStG hat insoweit nur klarstellende Bedeutung.

II. Voraussetzungen

Auslagenersatz bzw. durchlaufende Gelder liegen vor, wenn:

  • der Arbeitnehmer Ausgaben für Rechnung des Arbeitgebers tätigt

  • und über die Beträge im Einzelnen abgerechnet wird.

Nicht entscheidungserheblich ist, ob der Arbeitnehmer die Ausgaben im eigenen Namen oder im Namen des Arbeitgebers tätigt (R 3.50 LStR).

III. Besonderheiten

1. Veranlassung durch das Dienstverhältnis

Die Steuerfreiheit für den Auslagenersatz ist stets ausgeschlossen, wenn es sich um Ausgaben des Arbeitnehmers handelt, die durch das Dienstverhältnis veranlasst sind. Dem entsprechend ist auch die Anwendung des § 3 Nr. 50 EStG beim Ersatz von Werbungskosten oder Kosten der privaten Lebensführung ausgeschlossen (H 3.50 LStH). Die Steuerfreiheit von Werbungskostenersatz ergibt sich ggf. aus § 3 Nr. 13 EStG und § 3 Nr. 16 EStG (R 3.13 LStR, R 3.16 LStR).

Soweit der Arbeitgeber Zahlungen an seine Arbeitnehmer zur Unterbringung von Fahrzeugen tätigt, ist zu unterscheiden, ob es sich um firmeneigene oder arbeitnehmereigene Fahrzeuge handelt.


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