Dokument Der Einsatz von Chatbots zur Automatisierung der Auftragsannahme - Professionalisiertes Kanzleimanagement von Anfang an

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NWB Nr. 14 vom Seite 992

Der Einsatz von Chatbots zur Automatisierung der Auftragsannahme

Professionalisiertes Kanzleimanagement von Anfang an

Hans-Günther Gilgan

Es ist doch erstaunlich, dass jede Kanzlei neue Mandate im „Freestyle“ bewältigen muss, weil kein Anbieter von Kanzleisoftware nennenswert unterstützt. Hier sollte ein professioneller anmutender Prozess verankert werden – im Interesse der Kanzlei und der Mandanten. Die Chatbot-Technologie liefert eine gute und passende Antwort auf Anforderungen modernen Kanzleimanagements.

I. Die Mandatsannahme heute

[i]Was am Anfang erledigt werden mussGerade zu Beginn des Mandats sind die Weichen sauber und geordnet zu stellen. Denn worauf kommt es letztlich an? Sicher, da ist der „Nasenfaktor“. Aber das ist nicht alles. Zunächst einmal benötigt die Kanzlei eine Reihe an Informationen – Grunddaten – über den Mandanten in spe. Dann muss [i]Zum GwG Rosner, NWB 4/2021 S. 297der Beratungsbedarf ermittelt, Steuerberatungsvertrag und Vergütungsvereinbarung vorbereitet und die Identifizierung nach dem Geldwäschegesetz (GwG) erledigt werden.

[i]Selbstgestrickte AuftragsannahmeBei all diesen Vorgängen behelfen sich viele Kanzleien mit Tools, wie selbstgestrickten Checklisten oder Vertragsmustern, die irgendwann schon mal in anderen Fällen eingesetzt wurden, und auch mit anderen „Büro-Hacks“. Und natürlich sind die verwendeten Unterlagen so gut wie möglich verknüpft. Aber trotzd...

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